ChatGPTでタスクを細分化したら、仕事を抱え込まなくなった受講生の話
変化は1日で訪れた
タスク管理トレーニング2日目の朝に、受講生からこんな感想をいただきました。
「今まで自分でタスクを抱え込みがちだった。でも、細分化すると、別人かのように周囲に仕事を任せられるようになった！」
まだトレーニングは最初の1日だけ、しかも朝15分だけ。
それなのに別人のように振る舞えるなんて・・・本当にそんなすごい変化起きるのでしょうか？！でも、これは事実なんです。
2025年1月15日から5名限定で始めた、毎朝15分、ChatGPTでタスクを細分化する習慣に取り組むトレーニング。
たった1日、15分のトレーニングでも、これだけの変化を感じる方が出ています。
トレーニングを始めたきっかけ
私はZenmetry（ゼンメトリー）という秒速タスク管理アプリを開発・検証しています。利用し始めたユーザー様の中から「1日2時間業務が短縮した！」という方が現れたため、その方法をみんなで実践したら効果あるのでは？と思い立ったことがきっかけです。
実際に私自身もChatGPTアプリ（GPTs）を使ってタスクを細分化してみたところ、先延ばしにしていた仕事が驚くほど前に進むようになり、かなりの効果を実感しました。その1週間の試行錯誤については、前回のnoteにまとめてありますので、よかったらご覧ください。
今回のnoteでお伝えしたいこと
このnoteではトレーニングの内容の一部を簡単にご紹介しながら、受講生に起きた変化をお伝えします。特に、
なぜ、私たちは仕事を抱え込んでしまいがちなのか？
AIの活用は、その抱え込みを軽減できるのか？
というポイントに触れていきます。もし「いつも仕事を抱えすぎて辛い…」「ついつい先延ばししがち…」と悩んでいる方がいれば、ぜひお読みください。
そのタスク、塊肉のままじゃ食べられないでしょ
タスクの細分化トレーニング初日では、15分お互いの自己紹介となぜタスク細分化が大切なのか？について解説しました。
私たちは（つい最近まで私も）往々にして、「資料の修正」や「稟議の準備」など、ざっくりとした大きさで仕事を管理していることが多いです。
ただ、この仕事の大きさは、お肉に例えるなら「塊肉」と同じ。見ただけでどこから切り分けるかイメージは湧くはず。でも、実際にナイフを入れてみなければ、お肉の柔らかさも分からず、どの程度のサイズまで切れば口に運べるのか？まだわからない状態です。
塊肉のままだと、人にパスできない、自分も取りかかれない
私たちはこの塊肉のままだと、人に何らか依頼することもできず抱え込んでしまったり、自分でやるにしても着手も面倒だなと先延ばしにしがちです。
タスクを抱え込みがちな方は、責任感が強い方が多い印象です。
中途半端な状態（もしくは丸投げ）で、誰かに依頼するなんて無責任すぎる！と思っていらっしゃる方も多いのではないかと思います。だからこそ抱え込んでしまいますよね。「ちゃんとまずは考えてから」「自分で調べてから・・・」と思うからこそ、後にまわさざるを得ない。
でも、こういう「後でやろう」と思っている重要なタスクが積み重なっていくと、不安な気持ちやストレスが高まりることが知られています。思い当たることあるある、という方も多いのではないでしょうか？
「やるべきことがあるのにやっていないのではないか」という漠然とした不安にいつも苦しめられている。これが出口のないストレスを生み、私たちの心は休まることがないのだ。
タスクは塊肉のままだと、人には渡せないし、溜め込んでしまう。これはメンタルにも良くないし、仕事の進捗にも悪影響。それはわかってる。
だけど、どうすればいいの？とグルグルしてしまう・・・。
そんなしんどい状況は、AIの力を使って乗り切りましょうよ！というのが私からのご提案です。
今まで面倒だったタスクの細分化をAIを活用して提案してもらい、タスクを一口大のサイズに切り分けることを1日の始まりにやりましょう！というのを朝15分のトレーニングで行っています。
AIが塊肉を”一口大”に切り分けてくれる
具体的にタスクの細分化の例を挙げます。
たとえば、「ピッチ資料の修正」を細分化お願いすると、次に起こす行動は、「今の資料を見返して、修正する箇所を特定する」という5分ぐらいのタスクを提案してくれたりします。
今朝はこのnoteをあと2000字書いて仕上げたい！というタスクを細分化してもらいました。作業時間も提案してもらえます。
こうやってタスクを細分化してもらうと、不思議なことが起きます。
「5分ぐらいならこの作業ならまず取りかかれそう！」と着手してみようと思える
「このタスク、あの人に協力してもらおう！」と他の人に依頼できるイメージが湧く
細分化された具体的な行動に落とし込みやすいタスクを見ることで、私たちはタスクが完了できるビジョンが一気に湧いてきます。
これならやれそう！実行できそう！と思えます。
その実行できそうだ！というビジョンをもてると、「あとは実行するだけ！」という状態になり、すばやく行動に移せたり、人に依頼もしやすくなっていくのです。
これが、2日目の朝に、早速受講生の方に起きた変化の背景だと考えています。タスクの細分化の効果は、とてもパワフルです！他にも受講生の方から寄せていただいた声をご紹介します。
「細分化することで仕事に着手しやすくなった！」
「朝にやることが決まっているので、焦りや悩みがなくなった！効率的に仕事ができるようになり、精神的に安定した！」
「細分化することで、事前に準備する時間が増やせた。より会議などの生産性があがりそう！」
ぜひChatGPTアプリお試しください。無料です！
リンクを押してもらえれば、ChatGPTがあればすぐに使えます！
でも、私たちは、新しい習慣を取り入れるのが下手だよね
上記を読んで「やってみよう！」と思っても、着手しきれないのが私たち人間というもの。
たとえば、みなさんの中にも、新年は新しいことをしよう！と決意された方もいるかもしれません。でも、どうですか？3週間経って続いていますか？新年の決意は、92%が失敗するという話があります。それだけ、新しいことに取り組むことは、意志の力だけでは難しいという証拠です。
新しい習慣を取り入れるときに、よく知られているコツは、「短い時間で」「仲間と一緒に」やると続けやすいということです。
AIで細分化するという小さな習慣も、意外に1人で取り入れることが難しいものです。私たちは２回目のトレーニングプログラムを開始します。もし取り入れてみたいな！という方、忙しくても朝15分なら何とかできそう！という方、ぜひ参加してみてください。
＜開催概要＞
期間：2025年1月29日(水)~31日(金）、2月3日(月)〜4日(火) ＜平日開催＞
開始時間：8:30-8:45 （※初回・最終日のみ 8:15−8:45の30分間を予定）
開催場所：オンライン
参加方法：Zoom
費用：4500円（税込）
※参加URLは、株式会社Zenmetryよりメールでご案内をお送りいたします
＜プログラムスケジュール＞
＜初日 (1/29) 8:15-8:45＞
初回レクチャーとタスク生成
＜2日目~4日目（1/30−2/3）8:30-8:45＞
前日の振り返りとタスク生成
＜最終日(2/4) 8:15-8:45＞
全体の振り返りとタスク生成
お申し込みはPeatixよりお願いします。今回は前回のトレーニングと異なり、個別サポート30分の時間もつけました。ぜひご活用ください！
私たちはまだ、最適な働き方がわかってないだけ
カル・ニューポートの「超没入」にこう書かれています。
この新しい産業に従事する私たちはまだ、最善の働き方とはどのようなものか、模索する道に足を踏み出してさえいないのだ 。
私たちは、ナレッジワークにとっての働き方の最善な方法の解がない状態だと信じています。まだそれぞれの特性や能力を無理のない形で引き出すような働き方がまだ見つかってないだけ。
仕事を抱え込みがちな方、先延ばしにしがちな方は、自分を責めたりする必要は全くない！と私は信じています。あなたにとって最適な方法や、補助する方法がまだなかっただけです。従来、細分化は非常に面倒くさく、分かっていてもなかなか着手できなかったり、徹底できなかっただけ。
ぜひAIを味方にしていきましょう。
GPTsのご感想などもあればコメントください！
今後も、タスク管理に役立つ情報をどんどん発信していきますので、よろしければX（@yoshienagatomo)、noteのフォローお待ちしています。
株式会社Zenmetryの長友でした。ご一読いただきありがとうございました！
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