AIを味方にしたタスクの片付け方が身につくと、人生の質も変わる
長期的な目標を立てられるのは、1日がうまくいってからだよ
「長期的な目標や価値観を明確にして、そのうえで、日々の仕事にその長期的な目標に基づいた行動を落とし込もう！」ってよく言われますね。
いわゆるトップダウンのアプローチ。
これ、みなさんうまくいっていますか？
実際のところ、うまくいかないと感じていませんか？
そんな方は、ぜひアプローチを変えてみるのはどうでしょうか。
順番を逆にするのです。
1つのタスクが期日通りに終えられること、1日がうまくいく仕組みをつくることといった、非常に小さく思えるようなことがまず何より大事。
その土台があってこそ、徐々に中期的・長期的なことができるようになる。
タスク管理は、このボトムアップのアプローチが絶対に必要！と考えるようになりました。きっかけは、私が提供しているタスク管理トレーニングの受講生の変化を目の当たりにしたことです。
今日はその考えに至った背景についてnoteにまとめます。
ボトムアップのアプローチが大事！という主張は20年前からあった
さかのぼること20年前。
当時仕事の生産性を考える人たちの間で大流行したのは「Getting Things Done（通称GTD）」という仕事のアプローチでした。
GTDを開発したデビッド・アレンは、彼の長年の研究から、「長期的な目標や価値観自体を考えることは大切だけど、タスク管理のアプローチとしてはうまくいかないことが多い、ボトムアップのアプローチが必要だ！」と主張していました。
長期的な目標や自分の価値観についてじっくり考える事はもちろん重要だ。何をやって何をやめるべきか、無数の選択肢の中でどれに注意を向けるべきかなど、難しい判断を下さねばならないときの基準になるからである。
だがそれで日々の仕事やストレスが減るとは限らない。むしろ、毎日の生活や仕事において考えるべきことが増える可能性さえある。
「やるべきこと」をうまく片付けるための仕組みが必要
アレンがこの考えに至った背景は、多くのビジネスパーソンのストレスの原因の大半は「やるべきこと」がうまく片付けられてないことから生じている、と気づいたからです。うまく片付けられていない、やるべきだけど終わっていないことに意識がどうしても持っていかれてしまうのが人間の性質です。
GTDの仕組みは本家のサイトをご参照いただけたらと思います。
ただ、私自身、このGTDを何度か実践しましたが、挫折していきました。
ズボラなので、週ごとに見直すべきレビューのプロセスをサボってしまったり、タスクを追加することを徹底できず、リスト自体が陳腐化してしまいます。
他の方法ならいいのかな？とあれこれ本も読んで、手帳やツールを試しても、結局はうまくいかないタスク管理挫折勢でした。
やるべきことをうまく片付けるための仕組みの構築ができたら理想的だけど、簡単じゃない。でもその構築を諦めきれない。
そして色々な出来事を経て、誰もが無理なく仕事がうまくいくための仕組みを作りたいと思い、起業してZenmetry（ゼンメトリー）のソフトウェアを開発しています。
やるべきことを先延ばしにしないためのお手伝いを始めた
まだMVPの段階のソフトウェアを10月にリリースして検証しています。
そのユーザーの方の中で「Zenmetryで仕事が2時間早く終わるようになりました！」という猛者が現れたのが昨年の11月末。
このユーザーの方が仕事が早く終わるようになったAIを利用したタスクを細分化する方法を、トレーニングとしてみんなに提供できたら、受講生の方も仕事が早く終わるようになるかもしれない！！ということで始まったのが、3期目開講中のタスク管理トレーニングです。
このトレーニングでは毎朝15分という短い時間ながら、タスクをAIを利用して細分化する習慣の定着と、1日をどのようにデザインして過ごせば仕事が早く終わるのか？ということに焦点をあてた講座になっています。
そうです。先ほどのボトムアップのアプローチに徹底的にこだわっています。
1期についてレポートがありますので、ご興味あれば会社のnoteをご覧ください。
厄介なタスクの片付け方がわかると、悩みの質が変わる
先送りしてきたタスクもChatGPTのアプリで細分化に取り組み、「あ！これならできそう！」というサイズにできます。対処法がわかっているから、そのことで悩まなくなり、着手が早くなっていく。仕事にも集中できる方法が段々と身についてきて、期日内にタスクが完了できるようになり、成功体験が積み重なります。
3期の方も、Day1から早速「ずっと溜め込んでいたタスクを徹底的に細分化してみたら、30分で終わりました！」という体験をシェアしていただきました。仕事が進まない理由ってメンタルブロックの部分も大きいんですよね。
ある受講生の方は、「自分はこれだけのタスクができる！と分かっているので自信をもって面接で交渉し、過去最高の年棒で転職のオファーをいただくことに成功しました！」と報告してくださいました。
タスクの片付け方が身につき、毎日の成功体験が積み重なると、「自分もできるんだ！」という自己効力感を高めるようです。
別の受講生の方も「日々の仕事に時間と気持ちの余裕が出てきて、中長期のことが考えられるようになってきた」と報告いただいています。日々のタスクをどうこなすか？に悩まなくなると、中長期のことにどう取り組むか？に目が向きます。
タスクの片付け方がわかることで、業務時間に余白が生まれる。
その余白があることで、中長期に目を向ける余裕が生まれる。
ボトムアップのアプローチが非常に大切なこと、タスクを終わらせる技術を身につけるという小さな変化が、最終的に大きな変化を生み出すこと、悩みの質が変わっていくことを受講生の変化から感じています。
3月にトレーニング募集開始予定！フォローしてお待ちください！
タスク管理トレーニングは2025年3月にリニューアルしお届け予定です。
8時台、9時台の他に、昼休みにやりたい！という声もいただいております。
もしこの時間帯にやってほしい、という方がいましたら、ぜひコメントください。
また、「自分の会社の研修として取り組んでみたい！」という会社様はぜひ以下の問い合わせからご相談いただけたらと思います。
今後のタスク管理トレーニングの情報や、タスク管理に関わる情報を今後もX（@yoshienagatomo)、noteで発信していきます。
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株式会社Zenmetryの長友でした。ご一読いただきありがとうございました！
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