メールで届いた請求書を会計システムに自動でアップロードして地味作業を自動化する
こんにちは。
株式会社Zenmetryの長友です。
今年4月に会社を創業して、8月に最初の資金調達を行い、主に業務委託の方々（現在8名）に関わっていただきながら、プロダクトの検証をすべく日々取り組んでいます。
最近地味に手間がかかるな、と思っていたのが、請求書周りの作業です。少しでも楽するために、ちょっとした手間（15分ぐらい)で簡単に自動化できる話を書きます。
請求書を１件１件アップロードするのがつらくなってきた
弊社は月末締めで業務委託の方から請求書を送付いただいていたのですが、今までは以下のようなプロセスでした。
業務委託の方々からメールやSlackのDMで請求書送ってもらう
ダウンロードして freeeにアップロードする
1件1件は大したことないのに、これを人数分やっていくと地味に面倒臭く、送られてくる方法もバラバラで、後続作業（仕訳の計上）にも影響するので後回しにすると厄介。Google Workspaceなどクラウドサービスの利用料のメールで届く請求書類もさっさと自動でアップロードしてしまいたい。
そこで、以下の手順で取り入れました。
1. Google Workspaceで支払処理専用のメールアドレスを作る
将来的な経理処理のことを考え、支払処理専用のメールアドレスを用意します。私の場合はGoogle Workspaceを利用しているので、Googleで作成しました。グループはバックオフィスを担当してくれている業務委託のメンバー＋自分にしておきます。（将来的には自分が外れることになるはず）
参照（英語記事）一支払処理専用のメールアドレスを作ろう、という話。
Googleでのグループメールの作成方法の参考
（外部から受信できるようにしておくことが大切）
2. Zapierを利用して自動的にfreeeにファイルアップロードできるようにする
弊社で利用しているfreeeにはメールで領収書などのファイルをアップロードする機能が用意されています。（他の会計システムにもあるはず）
このメールアドレスに先ほどの支払処理用メールに届いたファイルを自動的に転送することができれば、地味な作業の自動化が実現できます。
添付ファイルを転送するだけなので、Gmailでもフィルター機能と外部へのメール転送機能を利用すればfreeeへの自動転送を実現できます。（先ほど作った支払処理用のメールアドレス宛かつ添付ファイルがついているものを、freeeのメールアドレスに転送する設定を組む）
ただ、いつか自分が外れるときに引き継ぎしていただく方に同じ設定をしてもらうのも手間をおかけするので、転送設定を共有しやすいZapierで設定しました。無料で始めることが可能です。（英語だけど解説記事はたくさんある）
Zapierでは、Gmailを連携できるので、支払処理用のメールアドレスに新しい添付ファイルがついていたら、freeeの支払処理用のメールに転送する、という設定を組みました。（注意：Google Workspaceのメールのみで、無料のGmailではZapierは設定できません）
上記以外にも自動的にできることは山ほどあり、「自動的に添付ファイルをGoogle Driveに保存してほしい」とかも簡単に実現できます。（電子契約書を自動的にGoogle Driveに保存する、といった使い方も可能になりますね）こういう地味で繰り返す作業をもっと自動化できたらと考えてます。
システムでもっと人を楽にする
私はこの15年以上業務システムの仕事をしてきました。システムで自動的にできることはもっと任せていこうよ、と考えてます。そして、もっと人間が考えることや創り出すことに時間が使えるようにして、人を楽にしたい。Zenmetry（ゼンメトリー）では現在SlackやTeamsなどのメッセージが増えすぎていて、考えることに時間が使えなくなっているのでは？という危機感から創業し、来年に向けてベータ版の準備を進めています。
製品に興味のある方、副業をお考えの方がもしいれば、ぜひTwitterのDM(@yoshienagatomo)にご連絡ください。
お読みいただきありがとうございました！