机まわりとモノの整理をしよう
机上のモノの配置はこうすべき
ビジネスパーソンは年間150時間近くを「探し物」に使っているといわれている。つまり、探し物をやめられれば、1カ月近くの業務時間を捻出できるということです。
机上のモノの配置が決まっておらず、不必要なモノが多い
探し物が多い人の共通点は、机上のモノの配置が決まっておらず、不必要なモノが多いことである。この点を改善すれば、探し物は驚くほど減り、膨大な時間を生み出せます。
よく使うモノだけを机上に置きましょう
机上のモノを(1)よく使うモノ、(2)たまに使うモノ、(3)使うかもしれないモノに分け、(1)よく使うモノだけを机上に置きましょう。
メモ帳やペン類は右側に、マグカップなどは左側に配置する(右利きの場合)。こうすることで、飲み物を不注意で倒してしまう可能性が減ります。
目指すべきは、今やっている仕事に必要なモノのみが机上に置いてある環境
目指すべきは、今やっている仕事に必要なモノのみが机上に置いてある環境です。
最近はリモートワークも一般的になってきているが、いつでもどこでも同じ環境を維持するという意識が大切であります。
書類管理の2つの鉄則
机上のモノの中で探しづらいもの、それが書類である。忙しくなると、いつの間にか書類は山積みになってしまいます。
(A)書類はすべて立てる・(B)3つのレーンに分けて保管する
しかし、(A)書類はすべて立てる・(B)3つのレーンに分けて保管する、という2つのルールにしたがって管理すれば、どんな忙しいときでも散らからないようになります。
ブックエンドなどを使用して管理することは鉄則
(A)書類は全て立てる理由は、書類を寝かせて置いた場合、2番目以降の書類にアクセスできなくなる為です。
ゆえに、ブックエンドなどを使用して管理することは鉄則です。
(B)3つのレーンに分けるとは、読もうと思っているものをまとめる「リーディングレーン」、優先的に処理すべき案件を置く「ファストパスレーン」、進行中のプロジェクトに関する書類を入れる「プロジェクトレーン」に分けることを指します。
それぞれの置き場所はディスプレイの右横が良いでしょう。
3つに入らない書類は、その場で廃棄してしましょう
この3つに入らない書類は、その場で廃棄してしましょう。このように書類の優先度を「見える化」して整理すれば、探し物にかかる時間を驚くほど削減できる。
引き出しの賢い使い方
引き出しも机上と同様、収納するモノを決めるべきです。
標準的な3段の引き出しがついている机の場合、一番下の引き出しにはボックスファイルをいくつか置きましょう。
ここは前述の(2)「たまに使うモノ」に分類された書類を保管するのに適しています。