グループチャットを形骸化させないルール

今回は、新刊「テレワークで人を動か
すリーダーのメール術」の一部をご紹
介していきます。

グループチャットはお手軽に作成する
ことができる分、乱立してしまう場合
があります。

ほぼ同じメンバーでグループが複数あ
ると、どちらに書き込んでいいかわか
りにくくなりかねません。

グループチャットをつくる際は、テー
マを抽象的にするのではなく、範囲や
目的を明確にしましょう。

それでも、進めていくうちに「大雑把
に分けすぎてまとまらない」「細かく
分けすぎて煩雑である」などの問題点
が出てくるかもしれません。

ただ、運用しないと気づかないことも
多いですから、まずは運用して、その
都度修正していくのがいいでしょう。

また、運用を始めるときに、ある程度
ルールを決めておくことも大事です。

ルールは一度制定したものをそのまま
使い続けることは避け、気づきがあれ
ば段階的に変更していきましょう。

ここでは私がクライアント様とお話し
して好評だったグループチャットの
運用方法をご紹介していきます。

大きく分けて３種類のチャットグルー
プを作成します。

１．日報・報告グループ

朝のあいさつを兼ねた今日の行動予定、
夕方の行動結果を報告していくグルー
プです。

基本的にはチームの全員が参加し、リ
ーダーあるいはサブリーダーが管理者
になります。

ただし、形骸化しないように、リーダ
ーは必ずチェックして返信するように
してください。

「見てくれている」というプラスの感
情と、「行動承認」によるモチベーシ
ョンアップが期待できます。

見える化することで、チーム内で「各
々のメンバーがどんな仕事を抱えてい
るか」「各仕事の進捗状況」をチーム
内で共有することができるでしょう。

うまくいった経験を可視化することで、
スキルを共有でき、チーム力もアップ
します。

毎日報告するだけでは部下が能動的に
なりにくいので、夕方の報告には「今
日のよかったこと、役に立ちそうなこ
となどを書く」とルール化していると
ころもあります。

２．報告・相談グループ

テレワークが導入されたものの「以前
の通勤スタイルのほうがよかった」と
いう声も多く出ています。

会社にいれば、ちょっとした時間にデ
スクに立ち寄って誰かに相談できます
し、エレベーター前や最寄り駅で出く
わした人と雑談したりして気分転換も
できます。

それによって、ほかのメンバーが抱え
ている仕事の内容や進行ペースなども
つかめました。

しかし、テレワークでは簡単に把握で
きず、自分の行動が適切なのかなど、
不安を感じる人も多くいます。

そこで、ちょっとした雑談や相談でき
るグループを作成します。

このグループもチーム全員参加としま
す。

直接仕事に関係しなくても「お昼すぎ
の眠くなったときの対策」「集中力が
落ちてきたときに取る行動」などで盛
り上がることもあります。

あるいは他部署の情報なども織り交ぜ
ていきましょう。

「孤独に耐えるための雑談の場」「他
部署などの情報のネットワークの整備
の場」と考えます。

メンバーのコミュニケーションのため
のグループです。

なお、グループを形骸化させないため
に、3つのルールを作成しておきます。

１つ目は、雑談チャットの内容に関し
て否定しない、少しゆるめの投稿でも
とがめないことです。

堅いグループにならないように注意が
必要です。

２つ目は、口論が起きたらリーダーが
ストップすること。

建設的な意見交換はいいことですが、
投稿に対する不用な批判を許してはな
りません。

３つ目は、メンバーが知りたがる情報
を得たら、リーダーがこのグループに
投稿することです。

そうすれば、このグループの投稿を見
ないとリーダーの情報を得られなくな
るので、メンバーは定期的にチェック
をしに訪れます。

管理者をメンバーに持ち回りでさせる
のもいいでしょう。

３．案件ごとのグループ

最初のうちは、報告グループや相談グ
ループで出てくるケースもありますが、
各案件が進むことでやり取りの回数が
増えた場合は、案件ごとにグループを
作成します。

メンバーも関連する人のみで組みます。

ただし、案件が多くなりすぎないよう
に、スクラップアンドビルドはしてい
きます。

大切なポイントは、案件が終了するな
りしてやり取りがなくなったものは、
次のようにグループ名の前の終了と入
れ、その後は使用禁止とすることです。

【終了】１月26日名古屋○○会場産業
展出展メンバー

【終了】2020年度10月入社新人研修の
テキスト作成グループ

【終了】2021年度ＡＢＣエージェンシ
ーコンペ企画案

SNSのグループチャットは活発に使っ
ていれば上に表示されるものの、使用
しなければ、どんどん下に下がってい
きます。

ですから使用するときに、スクロール
して手間をかけながら探すということ
もありません。

（「テレワークで人を動かすリーダーのメール術」より抜粋）

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