【Accessとは？】ExcelをAccessに取り込んで仕事を楽にしませんか？
初めまして、Accessを日常的に活用する吉田noriと申します。
30代で初めてAccessと出会い、その使い方をマスターする過程で、これまでExcelで過ごした時間がどれほど無駄だったのかと気づかされました。
私はこのコンテンツを通じて、皆さんにAccessの素晴らしさをお伝えしたいと考えています。
しかし、Accessが何に使えるのか、会社のPCにAccessがあるけれど、具体的に何に役立つのか疑問に思っている方もいるのではないでしょうか？
オフィスで働いている多くの方が、日々Excelを使用していることでしょう。一方、Accessを使っている人は一握り、とても少ないかもしれません。
しかし、Accessを習得すれば、仕事の効率向上や成果の向上に繋がることは間違いありません。
ただ、Accessの実際の活用方法や、どのように仕事に役立てるかについて疑問が生じることもあるでしょう。私は、Excelユーザーの多くがAccessに移行し、あるいは併用することで多くの利益を享受できると考えています。
1. Accessってどんなものなの？
Microsoft社によるAccessの説明は
Microsoft Access は、SQL を利用可能なセキュリティの高いデータベース ソフトウェアです。. カスタマイズ可能なデータベース アプリをすばやく作成することができます。
はい、何言ってんのかさっぱり分かりません…
Wikipediaによると、
マイクロソフトがMicrosoft Windows 向けに販売している、データベース管理システムのソフトウェアである。
Microsoft Officeの上位版に同梱され、同社の関係データベース管理システムであるMicrosoft SQL Serverに似たソフトウェアである。
なんとなくデータベースを使えるソフトなんだなぁというのがぼんやり分かります。
でもデータベースソフトがExcelとどんな関係があって、どんな活用ができるか見当もつきませんよね。
2.Accessの大まかな説明
Accessは、単純に言えばデータのかたまりをいろいろと扱えるデータベースソフトです。
想像してみてください。薄暗い部屋に背の高いコンピューター群がぎっしりと並び、LEDが絶え間なくチカチカ光り、何億もの個人情報が厳重に保護されている…
これがデータベースのイメージでしょうか？
もちろん、それもデータベースの一形態ですが、たった数行のExcelデータも立派なデータベースなのです。
Accessは、データをデータベースとして整理し、必要な情報を引き出し、計算し、まとめ、データを入力し、たとえばワンクリックで請求書を印刷するなど、多彩なことができる優れたツールです。
そのため、「Accessって何ができるの？」と尋ねられても、簡単に説明するのは難しいのです。
一方、Excelはスプレッドシート、つまり表計算ソフトウェアです。
数字を計算し、集計し、グラフを作成するためのソフトウェアです。データの計算には非常に便利ですが、データの整理と活用には限界があります。
データベースソフトウェアと表計算ソフトウェア、似ているようで異なり、異なるようで似ている、そんな存在です。
３.Accessの主な機能・・出来ることは何？
Accessの主な機能は4つ、テーブル・クエリ・フォーム・レポートです。
a.テーブル
たくさんのデータを格納している表になります。ここがデータベースになります。
Excelから取り込んだデータもテーブルにできますし、Accessで1からデータを入力してテーブルにすることもできます。
Excel表≒テーブル、と思ってください。
b.クエリ
テーブルをブレンドさせたり、必要な情報だけをピックアップしたり、数式を駆使してデータを操作したり、情報を要約・まとめたり、データ内の要素をカスタマイズしたり、不要な情報を簡単に取り除いたり、置き換えたりすることができます。
このnoteではクエリのみに焦点をあてて解説します。
c.フォーム
フォームは、データを入力したり抽出したりするときの画面です。
自分好みのボタンや入力ボックスを配置することができます。
データベースに新しい情報を追加したり、ボタンをクリックして決まった条件で抽出したりします。
d.レポート
レポート機能は、印刷に関するツールです。
これを使えば、帳票をデザインし、必要な情報をきれいに配置して、印刷できます。
オプション機能を使えば、バーコードやQRコードを自動的に印刷することも可能です。
4.私がなぜクエリを推すのか
Accessのクエリは、データの解決策を提供するオールラウンドなツールと考えています。
つまり、Accessの４つの機能の中で、業務の効率向上に最も貢献するのはクエリだと私は信じています。
Accessクエリとは、
・データから必要な情報をピックアップ
・複数の視点からデータを分析
・大量のデータを軽やかに操作
・分散したデータを一つの美しいデータベースに統合
・数千、数万のデータを簡単に更新
・部署ごとに異なる資料を簡単まとめる
・Excelにはない特別な機能を利用
・視覚的かつ直感的な操作が可能
etc…
次回から、実際にクエリの操作を体験してみましょう。
Excelユーザーの皆さんにとって、おなじみの表を使って説明していきます。