#14 Access仕事改革 不要なワードは除外! Notをつけて「～以外」を抽出
Excelユーザー必見！Accessクエリで業務効率を飛躍的に向上させる方法を、図解入りでわかりやすく解説中。
必ずチェックして、業務を効率化しよう！
今回は、"Not"を抽出条件に加えて、指定したワード”以外”を抽出します。
Excelのフィルタよりも直感的で使いやすいですよ。
サンプルは#1でインポートしたテーブル「Accessクエリサンプル」を引き続き用います。
1.抽出条件の前にNotを付けて抽出
設問1:東京以外の住所を抽出してください。「住所」項目のみ表示します。
完成イメージ
それでは実践してみましょう。
最初にデザインビューを用意します。
抽出条件に「not 東京*」を入力します。
notの後のスペースは半角です
「東京*」で「東京」で始まるあいまい検索にします。
notの書き方は、NOTでもNotでもnotでもOKです。
半角英文字でさえあれば抽出可能です。
カーソルを移すと「Not Like "東京*"」に自動変換されます。
気にしないでOKですよ。
画面左上の「表示」または「実行！」をクリック
「東京」以外の住所が抽出されました。
「東京以外」なので空欄行も抽出されています。
なお、「Like "東京*"」のようにアスタリスク(*)であいまい検索する方法については↓を参照ください。
2.NotとOR/ANDの組み合わせ
例題2:東京と大阪を除外した住所を抽出してください。
完成イメージ
東京と大阪が含まれない26行が抽出されました。
この例題では２つの地域を除外する、という条件式について学べます。
それではデザインビューに戻って抽出してみましょう！
さきほどと同様、「東京*」にNotをつけます。
「東京」を含む住所が対象外ですね。
ANDでつなげて、「大阪*」にNotをつけます。
「and not 大阪*」
東京でない。そして（=AND)大阪でもない、の抽出条件となります。
実行または表示で抽出されます。
東京・大阪でない住所が抽出されました。
東京と大阪以外の条件を表現する場合、「東京でない、または(OR)大阪でもない」と解釈されるかもしれませんが、Accessでは「東京でなく、かつ（AND）大阪でもない」を正とします。
Notを用いる際にはANDを使うというポイントを覚えておくと良いですよ。
3.Notが多い場合、簡潔に記述する（括弧とORを使う）
例題3:東京、大阪、北海道、千葉、愛知の５件を含まない住所を抽出してください。
完成イメージ
東京、大阪、北海道、千葉、愛知以外のレコードが抽出されました
それでは実際に抽出してみましょう。
さきほどの例に従えば、
東京でない AND 大阪でない AND 北海道でない….
となりますね
AND NOTでつなぎました。
これで東京、大阪、北海道、千葉、愛知以外は抽出されますが、いちいちAND NOTを書くのは面倒ですね。
そこで括弧を使ってシンプルに書き直してみましょう。
Not()を使って、括弧の中に抽出条件を書きます。
「東京または大阪または北海道または千葉または愛知」これら以外を抽出してください、という構文です。
Not(東京* or 大阪* or 北海道* or 千葉* or 愛知*)
短くすっきりしましたでしょ。
でも納得いかない人もいらっしゃるでしょう。ANDじゃだめなのかと思いますよね。
Not()は括弧の中の条件に該当しないものを抽出します。
また、Notの場合でも括弧内ではORを使って複数の条件を列挙することができるのです。
さきほど説明した通り、Notは条件を反転させるため、括弧の中の条件以外を抽出対象とします。
次回は複雑な抽出にチャレンジします。
お楽しみに！
Notの抽出「<>」でもできます
今回の説明を含む、現場で使えるAccess基本クエリ22選をまとめました。Excelでは難しいデータ抽出の基本になります。
ぜひともご活用ください。