Yoom活用企業インタビュー#10【医療法人 敬愛会様】
こんにちは!Yoom編集部です。
今回は「Yoom」を使いこなして、業務効率改善を行ったユーザーさんの声をご紹介するYoom活用企業インタビューです。
インタビュー第10回目は、リハビリテーション病院や介護老人保健施設、訪問看護ステーション、居宅介護支援事業所などを運営する医療法人敬愛会様。Yoom導入前の課題から導入後の変化、導入の決め手について、医療法人 敬愛会事務局・事務次長の戸辺良一様にお伺いしました。
会社名: 医療法人 敬愛会 法人事務局
業種: 医療保険によるリハビリテーション医療および介護保険施設等の運営 従業員数: 約500名(2023年7月現在)
医療法人のDX化をYoomで実現
──Yoomを導入した理由を教えて下さい
私は医療法人敬愛会の事務全般を担っています。数年前まで、従来のパッケージシステムを用いてローカル環境下で事務作業を一人で行っていました。
当法人の職員数は500名以上いるのですが、業務は多岐に渡ります。
まず、職員の情報管理や勤怠管理、給与計算、その他の身上異動などの労務業務にはじまり、さらに採用人事、それだけでなく医療法人の経理や財務、税務申告などがあります。これらが紙ベースで手書き管理であったのですから、常に頭の中では管理業務のことでいっぱいでした。これらの連絡や情報共有は、主に電話や書類などを用いて行われていました。
その後、従来の情報管理をクラウド上に移行し始めました。人事・勤怠・給与計算はすべてジョブカンで管理し、一部従業員への情報開示が必要な部分でkintoneを利用するなどし、オンライン化を段階的に進めました。しかし、次第に不便な点があることがわかってきました。使うシステムが異なるとそれだけ情報が分散してしまいます。そうした課題をRPAを導入することで解消しようとしましたが、他の有名なソフトはUIが難しく長続きしませんでした 。
なんとか分散した情報をひとつにまとめられないか、そんなことを思っていたときにYoomの広告がSNSで表示され、「このプラットフォームなら情報を一元化できる!」と思いました。
膨大なタスクを自動化+リマインド機能で管理業務の工数が3分の1に軽減
──具体的にどのようにYoomを活用されているのでしょうか?
繰り返される社内の対応をデータベース化し、自動化させています。
例えば、医師や職員の入退職に伴う個人情報の登録が一例に上げられます。職員の住所変更があった場合、これまでは、職員から変更依頼が入ると手作業でのデータ変更登録や職員に対する通知・リマインド、その後の処理に関しての問い合わせ対応や紙の回収などが毎回生じていました。 それが、Yoomの利活用によって、ほぼ自動化されました。
まず、職員がジョブカン内の住所変更フォームに入力すると、その情報がkintone上の職員データベースに反映されます。kintone経由でYoomやLINE WORKSに繋がるなど、一連の業務フローが自動化され、大変助かりました。
このように、Yoomがトリガー(窓口)になれば、こうした人事労務の管理もスムーズです。住所変更以外にも、繰り返し生じる業務は数多くありますが、これらもYoomを活用すれば、自動化できるようになります。おかげで現在は、社内対応に費やす工数が3分の1ほどに減ったと感じています。
例えば、その日の業務のリマインドです。まず、毎月一定の期日に職員の勤怠データを取得する予定であれば、予めスケジュール設定し、自動的に通知 したりしています。このほか、職員への案内をリマインド設定したりしています。一年先の予定まで自動でリマインドを行っているので、案内通知も抜け漏れがなく助かります。
これであれば、繰り返される管理業務も無く楽です。
Yoomの直感的GUIに手ごたえ。変わる病院関係職員の反応に期待大!
──Yoomを導入してみていかがですか?
そうですね、オンプレミス型から、クラウドの導入をはじめた時、現場で戸惑うことがあったと思います。すべて手動で行う体制でしたから。
そこから、段階的にYoomを導入しました。 利用が進むと、ある職員から「転職先で仕事をした際、われわれの職場の効率性の高さに気が付いた」と言われました。
管理をする私としては、業務の自動化のみならず、職員のリマインド機能もあるので現場のマネージメントにも一役かってくれています。
最近では、YoomがChatGPTとAPI連携をしたこともあり、職員がLINE WORKSから質問すれば、ChatGPTが回答をするような仕組みも実験的に導入したりしています。Yoomは常に新しいサービスと連携されていますから、Yoomを使うことで、自然と職員もChatGPTや、新しいシステムに触れるきっかけにもなっています。
医療法人のDX化は過渡期へ
──今後どのようにYoomを活用していきたいですか?
恐らく多くの医療法人の事務は、書類と電子データが混在し、ひとつにまとめられない状態にあると思われます。DX化の過渡期といえますね。このようなケースで既存のデータを活用して行政庁に届け出る書面を作成するのにもYoomが大いに役立っています。敬愛会の業務全般においては、ほぼYoomで課題解決できたことが大きいと感じています。
先日も、インボイスの導入の準備をしていましたが、これもYoomによって、自動的に適格事業者番号の検索ができるようになることが分かりましたので、Yoomを利用して番号の入手作業を5分で行ってしまいました。日々、業務が格段と整理され驚いています。Yoomに触れることが、新しいサービスを知るきっかけや、業務の効率化を学ぶきっかけにもなっています。
医療現場は、情報の大半がローカル化されています。今後は、こうした現場と事務の連携が図れるようになるなど、今後は医療の現場との情報連携にも期待しています。
──Yoomはどういった方におすすめですか?
一言でいうならば、面倒くさがりな方ほどYoomを利用してみてほしいです。 毎日コツコツ繰り返される業務をこなすことが苦でない方は、業務効率化を問題視しないかもしれません。しかし、膨大な情報管理や、十分な人材がいない職場では、やはり少しでも楽に働けるようになれば良いのではないか、と思います。
医療事務というこの職種でみれば、緩やかなDX化対策にはじまり、書類を読み込むだけで、すべてAIが処理する未来もくるだろうと思います。まずは医療の現場でも、人力から自動化が進んでいることを皆さんに知っていただけたら嬉しいです。
医療法人敬愛会の戸辺様、インタビューへご協力をいただきありがとうございました!
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