オンラインミーティングにおいて個人的に気にしてるマナー・相手への配慮
普段ZOOMやTeamsをはじめとしたオンラインでのミーティング機会が多いです。(オンラインで面識あるけどリアルではお会いしたことがない、というオンラインミーティングあるあるも多いです)
お互いの場所を気にせず、PCやスマホで気軽にできるオンラインミーティングですが、その分マナー、相手に対しての配慮はリアルでお会いするときと同じ、それ以上に気を使うべきだと思ってます。
気を付けてる点は色々ありますが、特に個人的に気にしてるマナーを3つ紹介したいと思います。
※あくまで個人的な考えです。
カメラに映る範囲・位置
オンラインミーティングをする際には自分は必ず「バストショット(頭のから胸の途中くらいまで)で、正面を向いて」映るようにしてます。
バストショットだと顔の表情と服装(身だしなみ)をある程度相手に伝えられるためです。
このバストショットで映るため、また、ある程度の画質を確保するために普段は外付けのオンラインミーティング専用のカメラを使ってます。外出時などでそのカメラがなくノートPCのカメラの場合はバストショットが難しい場合もありますが、最低限、顔は全て映るようにしてます。
これについてたまに見かけるのが、
①顔の半分、一部しか映ってないケース
②著しく画面が暗くて表情が分からないケース
③カメラが横や斜めについてて片方からは面と向かってるように見えないケース
①顔の半分、一部しか映ってないケース
②著しく画面が暗くて表情が分からないケース
この2つは個人的には正しいマナーとは言えないかと思います。①の場合、相手の頭上から目までしか映ってない場合をよく見かけます。その範囲だと相手がどう思ってるか、どう考えてるか、こちらの意見に対しポジティブに受け取ってくれてるのかどうかが分からないです。②も同様。
オンラインミーティングはリアルで対面して行う会議が単にオンラインになったもの、という理解をしています。リアルでお会いする際に顔の一部を隠したり、伏せて会議することは恐らくないと思います。そう考えると正しいマナーとは個人的には言えない部分があります。
ただ、その人の環境、状況によって仕方ないケースももちろんあると思います。その場合は、「環境がよくないので画面が暗いです、すいません」や「環境がよくないので画面オフで失礼します」といった配慮があってもいいかと思います。自分がその立場だったらそうします。
③カメラが横や斜めについてて片方からは面と向かってるように見えないケース
これは正しいマナーかそうでないかは人によると思いますが、カメラが正面ではなく、横についてる場合、そのカメラに映る方は相手と面と向かって話してる状態ですが、相手は横向きの人と話をしている状態が続く、ことになります。
何度か経験ありますが、相手が横向きの場合もこちらの意図がしっかり伝わってるかが正直掴みにくいです(終始目が合わないので・・)。
こちらもリアルで横向いて会話することはないと思うので、個人的にはやらないです(どうしてもそういう状況になってしまった場合は画面オフにするかもしれません)。
録画の事前許諾
オンラインミーティングはボタン1つで録画が行えます。
また、ミーティングの録画動画を議事録代わりにするというケースも多いので、「オンラインミーティングは録画するもの」というのが当たり前になってるケースもあるかと思います。
ただ、録画される側からすると、個人情報が録画され相手の手元にデジタルデータとして残る形になります。
そのため、「あらかじめ録画されることを関係者全員が共通認識を持ってるミーティング」以外は一言許諾をとるのがマナーかと個人的に思います。
自分がもし録画させていただく場合は
・録画の目的:会議後に振り返りで使用します。など
・録画の公開範囲:閲覧するのは会議参加者のみです。など
・録画の保管期間:振り返りが終わったら削除します。など
この3点を伝えています。
あ、、でも最後の保管期間はきちんと伝えられてないときもあります。。反省。
1つの画面に映る人数
こちらのケースもたまに見かけます。
会議室に数名集まり、1つの画面に複数名が入って参加しているケースです(ちょうど上記のイメージ画像のように)。
これはマナー違反とかでは全くありませんが、よほどクリアに映ってないと、
・顔と名前が一致できない
・誰が発言しているか分かりづらいことが多い
ということが起こります(議事録で参加者の情報を記録するときも苦労したり、、)。
この場合、同じ会議室に複数名いてもそれぞれ個別のPC、スマホでオンラインミーティングに参加できると上記のことが起きずに済みます(音声がハウリングしないように工夫が必要ですが)。
自分も同様に他のメンバーと同じ会議室にいて、参加する場合はそれぞれの端末から入室します。
ただ、これも自身の端末がないなど、環境的に難しい場合があり、その場合はどうすることもできないのでなかなか難しいところではあります。
以上、自身がオンラインミーティングにおいて個人的に気にしてるマナー・相手への配慮3点でした(挙げたものを全く気にしない、という方もいるかと思いますが)。
せっかくの場ですので相手に不快な思いとかさせずに気持ちよく打ち合わせをしたいなと思います。