注意力散漫な社会人も生きやすい時代〜テクノロジーありがとう〜 008
私は昔からケアレスミスの多い、注意力散漫な人間です。この性質、人や企業の秘密を扱う弁護士という職業とは大変相性が悪いです。
誤字脱字や忘れものくらいなら、まだかわいいですが、うっかり訴訟資料を他人に誤送信したとか、大事な資料を紛失したとかがあると、かなり大変。ミスで資格が飛ぶ危険もあります。
しかし、今の世の中本当に便利なものです。スマホやITツールのおかげで、私のような人間も、ミスを恐れず仕事に集中できるようになりました。
注意力散漫な人間が数々の失敗を経て身につけた、社会人として生き抜くためのテクニック（という程でもない）を3つ書きます。
①予定はスマホに即入力
かつては紙の手帳を使っていた時期もありました。しかし、そもそも手帳を持ち歩くのが面倒、書くのも途中から面倒、ということで使いこなせた試しがありません。
前職ではOutlookで所内のスケジュールを管理していたこともあり、今ではスケジュール管理はOutlookでやっています。
とはいえ、以前は予定が入ったらその場ではメモを取り、後からOutlookに反映、ということをしていました。この方法では、転記忘れがたびたび発生してしまいました。すっぽかしやダブルブッキングもたびたび発生…
そこで、今では予定が決まった瞬間Outlookを開いてスマホに入れる、本決まりする前でも（仮）で入れる、を徹底してやっています。前職では、最初の何年かは事務所携帯が今は懐かしのBlackBerryだったのと、iPhoneに切り替わった後もOutlookのアプリの使い勝手が今ほど良くなかった気がするのでこの方法が使えませんでしたが、今ではアプリもだいぶ使いやすくなったので大変助かってます。
こんな感じ。懐かしい…
②メールの遅延送信
確か友達から教えてもらって真似をした記憶がありますが、私はOutlookの「遅延送信」機能を使っています。送信日時を指定する予約送信は使ったことがある人も多いと思いますが、日時指定だけでなく「送信ボタンを押して◯分後に送信」という設定もできるのです。私は、2分後に送信される設定にしています。「遅延送信 Outlook」で調べると設定方法の解説記事がいろいろ出てきます。
さらに、自分が送ったメールが自動的に受信トレイに届くような設定もしています。これも簡単な設定でできます。受信トレイがすぐ一杯になるのは煩わしいのですが、これをやると、特段のアクションを挟まず自分が送ったメールをチェックすることができるので、ミス防止には欠かせない機能です。
チェックの結果、宛先違いやファイル添付漏れ・添付間違いに気づいたときに、送信取り消しができるようになります。
この機能に何度となく救われております…！
③情報は全部スマホで見れるようにする
弊事務所は基本的に書類はスキャンして保管してOneDriveに保管しています。また、弁護士はまだまだFAXを使わなければならない場面がありますが、届いたFAXもメール受信できるようにしています。
このやり方は、ペーパーレスという点でもメリットが大きいのですが、それだけでなく、出先でもPCやパソコンから簡単に書類を閲覧できるのが非常に便利です。最近は検索機能もだいぶ進化して、PDF上の文字もかなりの制度で読み取ってしてくれます。
忘れもの、無くしものがめちゃくちゃ多い私ですが、外出時に書類を忘れても、また、所内でなかなか紙が見つからなくても、スマホでさっと書類を確認できるので、困ることが格段に減りました。
現代は、紙ベースだった時代と比べると、注意力散漫な人間でも社会人として格段に生きやすい時代だと思います。
ミスを防ぐことができる、多少ミスしてもリカバーできる、ということで、テクノロジーが進歩し、かつ一般にも開放されたことによる恩恵は計り知れません。