RFP（提案依頼書）ってなぜ必要？作成時のポイントをご紹介
日本とフィリピンの2拠点で活動しているソフトウェア開発会社のYNSです。
本日はRFPについて、その必要性や作成時のポイントをご紹介します。
RFPとは？
RFPはRequest for Proposalの頭文字を取った用語で、「提案依頼書」の意味です。システムを発注したい企業が、システム開発会社へ提案を依頼するために提出する資料です。
RFPにはどんなことを記載するの？
代表的な記載項目をご紹介しますが、資料のデータ形式や中身に決まりはありません。目的はあくまで開発会社に提案を依頼することにあるため、自社の要求が伝わればOKです。
▼RFPに記載する代表的な項目
・作成者
・提案書の受け取り期限
・提案書の提出方法
・提案の概要（システムが必要になった背景／現状の課題／導入で達成したいこと／求める品質／予算／納期／プロジェクトの社内体制）
・各種要望（システムに盛り込んでほしい機能／求める品質レベル／現行システムから移行する際の要望／新システムに関する教育の依頼／提案に含めてほしい事柄）
・その他制限事項など
RFPってなぜ必要なの？
本記事を読んでいる方の中には、「作成までの準備が大変」「社内調整がめんどくさい」と感じている方もいらっしゃるかと思います。なぜ、わざわざ労力と時間をかけてRFPを作成する必要があるのでしょうか。それは、RFPで自社の要求を「言語化」し、社内外で「共通認識化」しておくことで、後々の選考過程やプロジェクト進行中の円滑さに大きく差をつけることができるためです。
▼RFPがある場合のメリット
・自社が求める要件をシステム開発会社に適切に伝えることができる。
・システム開発会社を選定する時に、比較すべき項目・基準が明確になる。
・自社システムの現状を見直すことができ、又は課題を確認できる。
・自社システムが将来ありたい姿を明確化することができ、社内およびシステム開発会社と共有できる。
RFPの作成過程で、社内の課題や各部署の要求を整理でき、統一見解を持つことができます。そのため、プロジェクト進行中に「この機能が無い」「やっぱりこの機能はいらない」といった声があがるリスクや、納品後に「数年で使われなくなった」という事態を防ぐことができます。
システム開発会社からすると、ご依頼いただいた提案には最大限のパフォーマンスで応えたいものです。依頼内容にあいまいな部分がある場合、依頼元の企業に追加のヒアリングを行います。依頼元が複数の開発会社に声をかけている場合、かなりの時間ロスになりそうです。
RFPで自社の要求を明確にすることで、このような追加の対応が無くなり、的外れな提案を受けるリスクも減ります。また選考基準も明確にできるので、最終的に1社を選んだ際の社内説明も、説得力を持って行えるでしょう。
RFP作成時のポイント
自社の要求を抜け漏れ無く、かつ明確に伝えることを念頭に置けば、しっかりしたRFPを作成できます。
▼RFPを作成する際のポイント
・システム導入の目的を明確にする
・予算とスケジュールを明確にする
・プロジェクト執行責任者を明確にする
・要求事項を全て網羅する
・誤解を与えかねない曖昧な表現は避ける
ここでは、「自社の事情を赤裸々に書く」ことをおすすめします。
例えばプロジェクトの人員体制です。開発会社としては円滑なコミュニケーションのために、クライアントの社内体制が整っているか気になるところではありますが、整っていなくてもプロジェクトを成功に導くことが我々の使命です。「こういうところはできてないから、サポートしてほしい」「相談しながらでないと決めにくい」などと率直な事情を伺えれば、無理のないスケジュールで進めることができます。
予算に関しても、「(見積額が)だいたいこのくらいに収まればいいけど、最悪ここまでならなんとか出せそう」といった見通しを共有いただければ、予算計画に応じた提案ができます。
まとめ：RFPをしっかり準備して、プロジェクトを成功させよう
システム開発には決して安くないコストが発生する中、慣れない業務に不安を感じる方もいらっしゃるでしょう。RFP作成には時間も労力もかかりますが、トラブルを未然に防ぎ、プロジェクトを円滑に進めれるという大きなメリットがあります。RFPをしっかり準備して、プロジェクトを成功させましょう。
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