【回顧録】社内の「面倒くさい」を解消する Step.3

「もしもし、○○さんですか？フロンティアです。先月のお家賃、まだお支払いになっていないようですが・・・」

この原稿を書いている時点において、弊社では約1,930戸の賃貸物件を管理しています。

毎月の家賃をお支払いいただいていればいいのですが、支払が滞ると催促しなくてはなりません。

一件、一件、催促の電話をいれたり、お便りを郵送したりすることになるのですが、管理戸数が増えていくと手間暇がかかります。スタッフのストレスも増えていきます。

また、家賃を振り込んでいただくことにしていると、一件一件バラバラなタイミングで入金されることとなり、入金消込処理に手間がかかります。

今でこそ、銀行のバーチャル口座を使った入金消込サービスや賃貸管理システムで家賃の入金確認できるものもありますが、私が入社した頃は便利なものはありませんでした。

そこで我々は、貸金業者と賃貸管理システム開発元が共同開発した「家賃入金サービス」を活用することにしました。

毎月、振込手数料ほどの手数料を支払えば、家賃の支払いを口座引落にでき、しかも引落日の2週間程前に家賃が立替払いされます。家賃が滞納した場合、6ヶ月分は滞納保証してくれます。

家賃入金催促から解放されるだけでなく、滞納の有無にかかわらず一括して家賃が入金されるため、経理処理も大変楽になりました。電気、水道、ガスといった変動費を我々が検針して徴収することもないため、一括処理用の会計仕訳データを一度作っておけば、入退去の変更がない限り、データの使い回しが可能となりました。

この家賃入金サービスについては残念ながら貸金業者側の都合で終了となってしまいましたが、信販会社や家賃保証会社が更にパワーアップしたサービスを提供されるようになってきたので、お客様の状況・ご希望に応じて使い分けるようにしています。

現在、家賃を振り込みでお支払いいただいているのは、一部の古い入居者様や、法人のお客様の一部のみになりました。まだまだ振込入金が無くなった訳ではないので、さらに円滑に経理処理が行えるよう、家賃入金サービスへの移行をお願いしたり、お客様専用の銀行口座（バーチャル口座）へのお振込みをお願いしたりするなど対応を行っているところです。

このように、社内の「面倒くさい」を解消するのは、何もシステムを開発するだけでなく、業務のアウトソーシングを図るなど、業務の在り方そのものを見直すのも手です。

一歩一歩、改善は続きます。