【現在進行中】そのデータ蓄積は適切か？データ基準で考えてみる
今、私の頭は沸騰してオーバーヒート気味であります。
今後のシステム対応を考えると、どうもデータ蓄積の在り方を根本から見直す必要がありそうだ、という結論に至りました。
どのようにうまく見直せば良いのか・・・。
具体策はこれからですが、今考えていることを書いて整理しながら、次への一歩を考えたいと思います。
私は本業の傍ら社内で使用する業務システムの開発を約２０年間続けてきました。
現在、2021年6月に完全施行となった「賃貸住宅の管理業務等の適正化に関する法律（令和2年法律第60号）」や2023年10月1日から始まる、消費税の仕入税額控除の方式としてインボイス制度などへの対応を進めるため、社内の業務システム改良を進めています。
弊社業務システムはこれまでnoteの記事でも取り上げたのですが、約２０年ほど前に賃貸管理業務の効率化、ミスの低減を目的として構築を始めました。今では賃貸管理業務レベルを超えて、業務全般にまで範囲を広げています。
そんな業務システムですが、業法や税制などが変わるなどして業務の在り方が変わってくると、当然ながらシステムにおけるデータ蓄積の在り方も今のままで良いのか問われてきます。
具体的に挙げてみましょう。
弊社賃貸管理システムをスタートさせた時、賃貸契約書や重要事項説明書が作成できれば良かったので、
・建物に関するデータ
・建物所有者に関するデータ
・入居者に関するデータ
大まかにはこれら3種類のデータが情報が蓄積されていればOKでした。
ところが、先に挙げた業法や税制改正への対応を含めて考えるとなると、こうなります。
●入居者、建物所有者に限らず、あらゆるお客様・取引先について、適格請求書発行事業者であるかどうか、課税事業者か非課税事業者かを把握しておいた方が経理処理がラクであり、間違いが少なくなる
●あらゆるお客様・取引先の情報を一元化する必要がある。
●一元化された情報の上で、入居者であるか、建物所有者であるかなど属性が分かったほうが良い
●これらの情報は時系列で把握できることが必要である。
●そのためには、賃貸借契約や管理委託契約といった契約内容が時系列で処理できるようなカタチでデータ入力されていることが必要
●関連する取引情報はPDFやDocuworks文書など電子文書データと共に蓄積されていることが必要
まとめます。
データ蓄積について、「ヒト（人・会社）」、「モノ（物件・設備等）」、「カネ（経理データ）」、「コト（活動記録）」の４パートに分けて、うまく蓄積できたほうが良いという結論に至りました。
うまくデータ蓄積できていれば、業法や税制に対応できるようになるだけでなく、賃貸物件ごとに損益を確認したり、顧客ごとのLTVを算出したり、物件毎の管理状態をチェックして次のアクションを起こしたりすることも容易にできるようになるでしょう。
つまり、どういうシステムを導入して業務を効率化するかではなく、どういうカタチのデータを蓄積していくかが大事なのです。
言うは簡単なのですが、既に走っているシステムを活かしながら軌道修正する必要があるわけで、手腕が問われます。
さて、どうしたもんかなぁ・・・。
改善は道半ば。
これからも挑戦が続きます。