【ちょっと一工夫】会計システムの摘要欄に業務システムの顧客IDを入れてみる。

会計システムと業務システム、キチンと連携できますか？

自動的に連動できていなくても、CSVファイルでやり取りができるようになっていると、会計処理が楽になるだけなく、会計システムと業務システムのデータを結合させて、経営に必要な情報分析を行いやすくすることもできるのです。

ここでは我々の場合で考えてみましょう。

我々は賃貸管理業を行っております。入居者の皆様から頂く家賃などを会計システムに入力しようとすると、こんな感じの記述になります。

例1：ABC銀行普通口座　家賃ーなんとかハイツ101号室　55,000円　テスト太郎　2021ｰ06家賃　非課税売上

例2：ABC銀行普通口座　駐車料ーなんとかハイツ駐車場7番　5,000円　テスト太郎　2021-06駐車料　課税売上　10%

（注）実際は各項目に科目コードが付いてきます

後でテスト太郎さんの入金状況を確認しようとした場合、会計システムに直接名前を入れて検索しても良いのですが、同姓同名の方がおられる可能性もありますし、法人顧客で長い名称だったような場合、会計システムに入りきらず短縮させた場合、表記のゆらぎが起こる可能性もあります。

ここは会計システム内の摘要欄に顧客名だけでなく、顧客IDを入れたいものです。

業務システム内で付番されている顧客IDを入れておくと、会計システムのデータと業務システムのデータが顧客IDで紐付きますので、これらのデータを組み合わせて情報分析させることが可能となります。

改善例：ABC銀行普通口座　家賃ーなんとかハイツ101号室　55,000円　AAABJKテスト太郎　2021-06家賃　非課税売上

なお、会計システムへの入力ですが、基本的には業務システムからのデータをCSVファイルなどで流し込むことを前提としています。

人が入力するとなると、間違いも発生するため、基本的におすすめしません。

ちょっとした工夫で、会計システムのデータも単なる納税のためのデータではなく、今後の経営に活かせるデータとなります。

業務の実情に合わせて一工夫してみませんか？