兼務社員、どう管理する？組織兼務の課題と対策！
こんにちは。株式会社イエソドでカスタマーサクセスを担当している馬野です。
イエソドの提供サービスに関する特徴や活用事例等をご紹介しています。
前回は「YESODの人・組織データにまつわる帳票出力」についてお話ししました。今回は「兼務社員、どう管理する？組織兼務の課題と対策」というテーマでお送りします。最後までお付き合いいただければ幸いです。
前回の投稿は下記をご覧ください。
1. メンバーの組織兼務とは？
メンバーが複数組織やプロジェクトを兼務するケースがありますが、どのように管理しているでしょうか。例えば、同じ部内で複数チームのリーダーを兼務する場合や、新部門の立ち上げ段階で他部門と兼務するというケースもあります。
組織を兼務している場合、各組織での役職や担当業務等が異なり、組織別のメンバー情報の管理に課題を抱えている方もいらっしゃるのではないでしょうか。
まとめると下記の課題があります。
・組織の透明性とコミュニケーションの課題
兼務の場合、どの部門に属しているのか、どのような役割を果たしているのかが他のメンバーに見えにくくなり、連携が難しくなることがあります。
情報が一元管理されていないと、どの業務や部門でどれだけの時間を費やしているかを他部門が把握しづらく、連携の円滑さに影響する場合があります。
・データの整合性と重複の管理
兼務している従業員のデータを異なる組織で管理する場合、データの重複や更新漏れが発生しやすくなります。
部門ごとのデータがリアルタイムに統合されないと、異なる部門で異なる情報が扱われることがあり、整合性が保たれないリスクがあります。
・アクセス権限とセキュリティの複雑化
複数の組織やプロジェクトを兼務する従業員には、通常より多くのシステムやデータへのアクセス権が必要です。しかし、必要な情報へのアクセスだけを許可し、余分なアクセスを防ぐための細かな権限管理は複雑です。例えば、A部門での役割とB部門での役割が異なるために、それぞれの権限を個別に付与しなければならないケースがあります。権限が適切でない場合、情報漏洩リスクも高まります。
このような課題を解決するための手段として、人・組織マスタの活用があります。次項で詳しく説明します。
2. メンバーの兼務管理をスムーズにする方法
人・組織マスタの活用によって、どのようにメンバーの兼務情報の管理ができるのかYESODが提供しているサービスを例にご説明します。
YESODでは、「メンバーと組織」、「メンバーとプロジェクト」のように人とグループ単位で情報を管理することができます。
例）
Aさんが組織A、組織Bに所属しています。下記のようにデータを持つことができます。
・組織A
役職：リーダー 担当： PM 関与度合：1
・組織B
役職：メンバー 担当： ネットワーク保守 関与度合：0
組織ごとに役職や担当が異なっても、上記のようにメンバーが所属している組織ごとに情報を管理することができます。
また、関与度合の数字の大きさによって主務と兼務の判定が可能です。YESODでは下記のように組織図上に兼務先を表す「兼」マークを表示し、人目で兼務を判別することが可能です。
メンバー詳細画面では、各所属組織ごとにタブを分けて、人と組織の情報を表示します。
・システムアカウント及びアクセス権限の管理について
また、上記のような人・組織マスタをベースに、YESODでは所属グループごとに各システムのアカウント作成、権限付与までルールを定義し、細かな権限管理を実現することができます。
例）
ルールを下記のように定義。
・組織Aに所属している場合
Slackアカウント、グループA、チャンネルAを付与
・組織Bに所属している場合
Slackアカウント、グループB、チャンネルBを付与
メンバーがすでに組織Aに所属しており、組織変更で組織Bに兼務で所属するケースで説明します。
組織Bへの兼務情報をYESODに登録すると、ルールに基づき必要な権限付与が行われます。組織BのルールにあるSlackアカウントは組織A所属時点ですでに保持しているため、組織Bに該当するグループB及びチャンネルBの権限付与が行われます。組織Aにも所属し続けているためグループAとチャンネルAは保持されます。このようにして、過不足なくシステムアカウントおよびアクセス権限の付与が行われます。
これまでご説明したとおり、兼務社員の情報管理施策として人・組織マスタを活用することで、情報を一元管理、見える化し、アクセス権限の管理までを行うことができます。ぜひご検討ください。
プロダクト紹介ページは下記をご参照ください。
・ディレクトリサービス
・アカウントコントロール
3. イベントのご紹介
12月5日（木）にマジセミにて、下記の通りウェブセミナーを開催いたします。
弊社コンサルタントの楠橋とカスタマーサクセスの馬野が登壇いたします。
日時：2024年12月5日（火）15:00～16:00
テーマ：人・組織データのサイロ化、分散課題解決とIDガバナンス（IGA）の両立 ～ 時系列な人・組織マスタを起点とするアカウント・権限管理の自動化を実現する統合ID管理クラウド～
参加登録および詳細については下記URLよりご確認ください。
YESODサービスについての資料はこちらからダウンロードください。
最後までお読みいただきありがとうございました。
次回はYESODの特徴である「組織とは異なる仕事のグループで人を管理する」についてご紹介する予定ですので、そちらもぜひご覧ください。
#イエソド #人事マスタ #人・組織マスタ #SaaSアカウント管理 #兼務管理