【事例①】オンラインイベントのタイムスケジュールの作り方
イベント主催をしたことのない方は、「主催って難しそう…」と一歩引いてしまいがちですが、意外と簡単です。（まじで）
とはいえ初回は苦労するでしょうし、間違いなく「これで大丈夫かな？」と不安に襲われますが、回を重ねるごとにどんどん楽になっていきます。（まじで）
今回はどうやってイベント当日に滞りなく運営できるか、まぁ要はどんな感じでタイムスケジュールを作るかというところを中心に綴っていきます。
具体的であった方がわかりやすいと思うので、僕が所属するオンラインサロン「議論メシ」でオンラインイベントを主催したときの事例をお話しします。
▼議論メシURL
【もくじ】
①イベントを立てる
②イベント前日
③イベント本番
④イベント後
①イベントを立てる
まず最初に、「オンライン上でメンバー同士が親しくなれるような議論イベントをやりたいな」という思いがあってイベントを主催することにしました。
議論メシは仕事をしていたり育児をしているメンバーが多いので、スタートは遅めでサクッと終わるようにしようと思いました。
スタートの時間はメンバーの希望をヒアリングしたら20:30以降とか21時とか意見が色々あったので、試しに20:45にしてみました。
コンテンツとしては議論メシらしく、①自己紹介ののち、②みんなで問い（議題）を出し合って、③みんなでどれについて話すか決めて、④それについて議論して、⑤感想をシェアする感じにしようと。
大体の時間配分が【①：15分・②：5分・③15分・④15分・⑤10分＝計60分】、とまぁこれくらいかなぁと思ったので、少し時間調整用に15分くらいバッファを持たせようということで所要時間75分のイベントにしました。
そうしてこのようなイベントを立てました。
②イベント前日くらい
大枠は事前に考えてイベントページも立てていましたが、直前になったら本番でどうファシリテーションしていくかをイメージしながらタイムスケジュール表を作ります。
※ ※ ※
オンラインイベントは大体みんなオンタイムかやや遅刻してくるので、開始時間から5分はアイドリングタイム。
20:50から開始して、イベントの趣旨説明を5分くらい。（これも時間調整できるくらいに設定）
20:55、3,4人1組の小グループに分けて自己紹介タイム。1人2分×4人=8分として、その後のちょっとした雑談も含めで計12分でいいなと。（ブレークアウトルームから帰ってくるのを加味して+1分）
21:08、温まったところで問い出しタイム。内省の時間はやや多めに取りたくて5分。
21:13、問いが頭に浮かんだところでさっきのグループで発表し合って誰かの一つの問いに決めてもらう。どうしてその問いなのかとかが結構盛り上がるポイントだから、ここは長めに15分。（帰還に＋1分）
21:29、それぞれのグループでどんな問いに決まったか軽く発表してもらう。3分。
21:32、また同じグループに分かれてもらって議論を15分。（帰還に＋1分）
21:48、一旦クロージングをして、今後議論メシで予定されているイベント告知。5分。
21:53、集合写真。1分。
21:54、またまた同じグループに分かれて今日の感想をシェアしてもらいつつ流れ解散。
※ ※ ※
とまぁこんな感じで考えて、それをこのように表にまとめます。
備考にはアナウンスしておくこととか、注意点などを書いておきます。
③イベント本番
当日は、基本的には作ったタイムスケジュールにのっとって進めていくだけです。
僕はそこそこ慣れているので台本は用意しませんでしたが、不慣れな方は台本を用意してもいいかもですね。（ただ、セリフをなぞる感じになると場が固くなるので要注意ですが）
でもやっぱ予定外のことはいろいろ起こり、まず人の集まりが思ったより遅くスタートが想定より数分遅れました。
他にも、久々にブレークアウトルームの機能を使ったらランダム生成機能が見当たらずグループの作成にちょっともたつきました。
あとは、この議論スタイルがはじめてだったので、丁寧に説明をしていたら意外とそれに時間が取られてしまいました。
そんな時間のズレも、《時間調整》となっている部分を削ったりすればよかったので、ちゃんと時間通りにイベントを終わらせることができました。
④イベント後
イベントが終わったら、参加者みんなに感謝のメッセージを送るとともにアンケートフォームを送ってイベントのアップデートを図ります。
ここで大事なのは、アンケートは開催したイベントの良し悪しを評価するものではなく、次に開催するイベントをより良いものにするためのものだという意識です。
もちろん前者についても意味がないとはいいませんが、後者の意識を大事にしないとあまりアンケートをとっても効果的でなかったりします。
なお、僕は今回はこのようなアンケートフォームを作りました。
そうしたら、いろいろ感想やアイデアを頂きました。
・イベント全体に安心感があった
・もっと議論の時間が長く欲しかった
・他のグループの議論内容を知りたかった
・自己紹介時に「呼ばれたい名前」を言うようにしたらベターかも etc…
なるほどなーと気づきがあったり、うーん時間的にそれを組み込もうか悩むなーとかあれこれと次の開催について生かすタネになります。
でもマジで参加者さんの意見って参考になるものが多いので、効果的なアンケート集計こそより良いイベント作りを継続する有効手段だと思います。（けっこう出来てない運営さん多いですが）
なお、今回は議論メシという割とつながりの強い参加者を対象にしたイベントだったので翌日にアンケートのお願いをしましたが、つながりの薄い参加者を対象にしたイベントならイベント中に書いてもらうとか、イベント参加後でも書きたくなる仕掛けが必要になると思います。
おわりに
とまぁ、具体的なイベントについておっぴろげで企画におけるタイムスケジュールに関する部分を公開してみました。
僕はわざわざ参加者さんに来ていただくことに報いるためにはこれくらいするのが礼儀だろうと思って準備しています。
とはいえ久々のオンラインイベント主催で勘も鈍っていたりしたので、計画や当日の進行に粗を探そうと思ったらいくらでも見つかるくらい穴ぼこだらけですが。
今回は無料イベントだったので「まぁ実験に付き合ってもらうか」という気持ちもあったりガチガチに下準備はしませんでしたが、有料のイベントだったらもっと突き詰めて推敲して細部までこだわると思います。
それでも実際いろんな思惑をちりばめて意図のある実験をしてみたり、従来の方法を踏襲したりしています。そういう頭の中について機会があればまた書いてみます。
※ ※ ※
今回のものがちょっとでもイベント主催の後押しになったり、よりよいイベント作りのための参考材料になったら幸いです。
（おわり）
もしめちゃめちゃ満足して頂けるようなことがあれば！