プロジェクト進行管理は計画●割、実行●割？

2021年7月12日 20:01

こんにちは。
シンギの新米広報担当のちゃんやまです。

先週、会社でやらかしまして…。
ちょいちょいやらかしてはいるんですが…。
これは反省文も兼ねて、次に活かすぞと決意のために書きます！

新入社員の方や新人の方の参考になったらいいなと思います。

どのようにして、どんな問題が起きたの？

まず何が起きたかをお話します。

現在、わたしはシンギの企業ブログを始動させようと動いています。まずは、コーポーレートサイトに企業ブログのページを作ることになりました。そこで、デザイナーのOさんと新人のフロントエンジニアのSくんと共に新規ページを制作することにしました。
制作といっても、わたしはweb知識皆無のため、なぜブログを始めるのか、内容はどのようなものを載せたいのか、ブログにどんな機能が欲しいかを伝え、あとは二人に丸投げしてしまったのです。

「3週間後には公開できるかね！」くらいの気持ちで双方できることを進めました。フロントエンジニアのSくんは自身のスキルアップも兼ねて、熱い気持ちで新たな「マイクロCMS」の導入を考え動いていてくれました。

公開予定日当日…ディレクターOさんに動作チェックしてもらうと不備発覚…そもそも何故ブログ始めることになったの？どうゆこと？Why?…と公開にストップがかかりました。

何がいけなかった…。なぜストップになったのか…自分なりに分析しました。

改善ポイント1：社内プロジェクトはまるっと共有すべし！

通常の業務とは別に動く社内プロジェクト。それぞれの部署や担当で進んでいくことですが、通常の案件業務と同様の扱いをし、社内全体で共有することが重要です。社内のことですし、もし誰かが動けない状況になった時、誰も助け舟を出すことができません。これは一大事です！

特に広報のプロジェクトはそもそも何してる部署なのか他の社員さんからしたらわかりづらいので、積極的に共有しなくてはいけないことを学びました！広報の目的は会社をより深く知ってもらい、社内外問わず友達・ファンを作ることです。社内にも積極的に情報を流し知ってもらうことがそもそもの目的。
にも関わらず、わたしは恥ずかしがって個人ブログ、ツイッターをやっていたことを隠してました。
ダメ！これはいけません！かまととぶってはいけません！
これからは、ぐいぐいアピールしてきます！

改善ポイント2：社内の制作プロジェクトでも必ずディレクターも絡めるべし！

今回は勉強も兼ねてということもあり、新人のSくんとタッグを組みました。自社サイトとはいえオフィシャルとして公開する、ましては、広報として社外にブログ記事を出すならば尚のことディレクターチェックはマスト！
ディレクターに動作チェックや新しい機能を入れるにあたり不備がないか。きちんとチェックしてもらい、その後、上司の許可を取る。
当たり前のことなんですが、なぜか我々だけで「いける！」と思っていた先週までの自分が怖い。

改善ポイント3：社内の制作プロジェクトも課題を立て、管理表をつくるべし！

シンギではWebサイト制作の案件、やってもらいたい業務を「Backlog」で課題を立て一つ一つ管理し共有しています。わたしは何をどう思っていたのか「いける！」と思っていたので、課題も作らずに、口頭ベースで話を進め「よしよし順調」なんて恐ろしい考えを持っていました。
これも、よくありません！
社内の制作プロジェクトであろうと、きちんと課題を立て、それに付随して出てくる問題も子課題として共有して共に解決する！
代表の野口は
「みんな一人ですべてはできない。自分のできること、相手のできることを織り交ぜて進めていくことができる。そのためには、悩みすぎずに相談することが大事。」
とよく言います。その通りで、そのためにも情報の共有が大切ということですね。

そして期限を決めて、いつまでに誰のチェックが必要かを逆算する。スケジュールが管理できれば、あとは手を動かすのみです。