シェアドリーダーシップ★MTG進行についてのぼやき

突然ですが、会議の進行役についてぼやきたいと思います。

昨年から社会活動として『司法書士による対話促進ネットワークhoahoa』というものを仲間と始めておりまして

そこで私は一応代表をつとめております。

なので、大体MTGになると暗黙の了解で

「あっみなさん集まりましたね。じゃあ始めましょうか。」

などと口火を切って進行を始める役割を負っているわけです。

しかし、noteでついぼやきたくなるくらいに
進行役というものはとにかく面倒くさいので

ちょっとでも気力が落ちてるな、とか元気ないな、という状態だと

すぐ他のメンバーに「今日は進行役変わってほしい～」と甘えてしまいます。

でもさ・・

ふと思ったんですけど

会議の進行役ってそんなに毎回代表（リーダー的な人）がやらなきゃいけないものなの・・？

とふと疑問が湧いたところから、今日のnoteは生まれたのであります。

何で進行役がイヤなのか？

まずは私が、進行役の何をそんなに面倒くさいと思っているのか、ここで説明してみたいと思います。

わたしが前述の団体、hoahoaのMTGにおいてやっていることは、

「最初の議題はコレです」とまずは議題を提示することです。

・・・・・・

いや、違うな。その前にMTGを迎えるにあたって今日の議題はコレとコレとコレだなと洗い出すところからやってるな。

（つまり議題の持ち込み役もやっているわけですね。）

そして議題を持ち込むためには前回の議事録を見直して、前回から今回までの継続議題をチェックしたり、宿題をチェックしたり、進捗状況をチェックしたりするわけです。

（これはつまり、事務局もやっているわけですね。）

なんだか先が見えなくなってきたな・・・

でもとりあえず続けてみましょう。

いざ議題についての話し合いがスタートすると、

進行役としての私は一旦お休みすることができて、いち参加者に戻ることができます。

そこでアレコレと議論が始まり、だんだん煮詰まってきますね。

たぶん、問題はここからです。

合意形成を働きかけるのは進行役なのか？

議論が煮詰まってくるのを察知すると
それまではいち参加者として自由に発言していた進行役は

ハッと我に帰り、進行役としての自分を取り戻す必要性に駆られます。

発言していない人に発言を促したり

参加者の雰囲気（非言語領域）を読んで、誰がどちらの方向にいきたいのか見極めたり

参加者の意見がまとまりそうであれば決を取るのか、持ち越すのか

「今までのところだと、こっちになりますかね・・？」とクロージングしはじめる。

・・・・・・

そうなんです！

進行役の本当に面倒くさいところは、一つ一つの議題についてクロージングの役割を負ってしまっているところなんです！

だからMTGの議題があればあるほど進行役の心労は重くなる。

「ああ、今日はあと3つもどうにかしてクロージングしないといけないんだ・・」

とどんどん気が重くなる。

ですが、

はたして「議題をクロージングする＝合意形成に持っていく」のは本当に進行役の役割なのでしょうか・・？

合意形成に導く役目を負う人とは

そもそも『進行役』って何でしたっけ？

話し合いの進行をする役目を負った人、ですよね。

その進行役が、合意形成にまで持っていくことまで自分の責任範囲として行っている・・・

もし進行役の役目が、話し合いの進行をしながら合意形成にまで持っていくことだとしたら

その話し合いって、進行役の役割が多すぎませんか？

混乱してきたので言葉の定義を調べてみました。

残念ながら「進行役」という言葉は辞書に載っていなかったので、MTGを進める人つながりで「議長」と「ファシリテーター」を調べてみました。

議長：会議の席で、議事を進行させ採決を行う人。また、機関としての会議を代表し、その活動の中心となる人。（weblio辞書より）

ファシリテーター：会議やミーティングなど議論や意見交換の行われる場で、参加者たちの話の内容を整理したり、意見が活発に出るように発言を促進したりする進行役のことをいう。議論の決定権は持たず、中立的な立場で討論が円滑に行われるようにする世話役を担う。（weblio辞書より）

この定義を見ると、私の言っている進行役は、ほぼ議長と同じ意味で使っているのだなということがわかります。

会議の席で、議事を進行させ採決を行う人。です。

ここで、私の中にふと、以前所属していた団体や会社などのMTGの様子が思い浮かんできました。

議長が開会宣言し、議題を提示し、皆に意見を聴き、一通り話し合ったなと思ったところで採決を取る。みなさんもお馴染みの光景かと思います。

しかし、私にはここである疑問が湧いてきます。

「議長がしゃべってる割合、断トツで多くない・・・？」

おそらく、議長と他の参加者の発言の配分に差がありすぎるんです。

そもそもMTGの準備にかける時間も、議長（まあ組織の場合はMTG事務局かもしれませんけど）と他の参加者の間に差がありすぎるんです。

参加者ってみんな、アレでしょ？

直前まで他の用事とか他の会議とかしてて、時間ちょうどに来て、

「で、今日なにやるんだっけ？」って感じなんでしょ？

キー！！！！！

進行役の負荷対策とMTG参加者のあるべき態度とは

というわけで少し取り乱しましたが

議長または進行役（以下また「進行役」に統一します）が、MTGにおいて、とても負担が重い役割だということを改めて感じました。

だからわたしが毎度毎度ぼやきたくなるんだと。笑

そして改めて疑問に思います。

そもそも合意形成って本当に進行役がするべきことなの？

最後に決を取るのは役割上進行役がやるとしても、それまでに合意形成のプロセスを重ねるのは参加者がやってもいいんじゃないの？

参加者の態度で言うと

「私はこう思いましたー」で言い切って終わりなんて、そんな小学生みたいな参加態度はナシよりのナシだよね？？

と、感じております。

「私とあなたの意見、こんなところが共通してるね。」

「これまでの議論、まとめるとこんな感じじゃないの？」

「どうしてその意見になったか背景を教えてくれたら、もっと理解できるかもしれないんだけど。」

今ここで書いてみた発言は、

議論の中身（コンテンツ）ではなく議論の仕方（プロセス）に注目した発言です。

こんな発言が参加者から出るようになると、進行役の負荷がどれだけ軽くなるか、それは計り知れません。

思うに、私たちのMTGにおいては、進行役や議長の発言量が多すぎる。MTGの合意形成についての責任も重すぎる。

それが心理的負荷につながっているのだと思います。

もしかしたらそういう役割が好きで、好んで進行役をやっている人もいるかもしれませんが

そういう人は自分の影響力に自覚的な気がする（議論の方向性をも誘導できることも知っている）ので、どっちにしろそのMTGはあまり健全とは言えなさそうです。

議長の役割や発言量については、議論の盛んな土壌の国ではもしかしたら違うのかな？（どなたかご存知でしたら教えてください。）

どうも文化が関係ある気がしてなりません。

私の意見をもう一度言いますと

最後に決を取るのは役割上進行役がやるとしても、それまでに合意形成のプロセスを重ねる（クロージングまで持っていく）のは参加者がやってもいいんじゃないの？

というか、参加者みんなでやるものなんじゃないの？

というものです。

合意形成のプロセス以外にできることがあるとすれば、

進行役はいつもリーダーとか固定の人にしないで、MTGごとに変えるとか、議題ごとに変えるとかしてほしい。

（そうしないと自分の発言量や影響力に自覚的な進行役だったら、多少なりとも発言遠慮すると思います。ちなみに私はかなり遠慮してる。）

ついでに言うとMTG準備にもちょっと関わってほしい・・・（笑）

私の持っているビジョンのひとつは、

子どもの頃から健全な話し合いをするための練習ができる国にすることです。

進行役は過剰な負荷を負わず軽やかに話し合いを引っ張り、参加者は合意形成のプロセスに積極的に関わる。そんな文化を浸透させることです。

で、これまでの話は最近『シェアード・リーダーシップ』として話題を集めているリーダーシップの話と非常に近しい話です。

私はhoahoaをシェアード・リーダーシップができる組織にしたくて、

また、そのトライ＆エラーをみなさんにお伝えすることができるといいなと思っています。

『司法書士による対話促進ネットワークhoahoa』
https://hoahoa.jp/

それでは今日はこのあたりで！

また書きますねー！！

山崎　梨紗