MicrosoftOfficeからGoogleWorkSpaceにメインの仕事用ツールを移行する

新規の文書を作るとき、Word、Excelを使うことを止めました。Wordではなくドキュメント、Excelではなくスプレッドシートを使っています。
なぜ、そうしているのかを説明します。

Googleドキュメントを使う理由

　①修正・訂正が簡単
　②リンクで参照情報へ
　③他アプリとの連携
　④共同編集の利点

①修正・訂正が簡単

Googleドキュメントを利用することで、文書作成と協働作業が効率的に行えます。従来の個人で完結させるような文書作成からの転換を考えてみましょう。文書の作成段階から共有を行うことで、進捗状況をリアルタイムで把握することができます。さらに、確認や修正は直接ドキュメント内で行うことが可能です。

これまでのやり方では、文書が完成した後に紙を配布し、修正が必要な場合には再度回収して新しいバージョンを配布する手間がかかっていました。しかし、Googleドキュメントを使用することで、修正や訂正を即座に行うことができます。このため、効率的なコミュニケーションと迅速な修正が可能となります。

クラウド上での協働作業により、複数の人々が同時に文書を編集し、コメントを付けることができます。これにより、意見の交換やアイデアの共有がスムーズに行えます。また、バージョン管理機能も備えているため、過去の修正履歴を確認しながら作業することも可能です。

総合すると、Googleドキュメントを活用することで、効率的な協働作業が可能となります。文書作成から修正、訂正までをシームレスに行い、迅速なコミュニケーションと柔軟な作業が実現できます。

②リンクで参照情報へ＋③他アプリとの連携

Googleドキュメントは常にインターネットに接続されている前提で利用するため、リンクの活用が大きなメリットとなります。インターネット上の情報へのリンクはもちろん、Googleワークスペース内で作成された他の文書やアプリで作成された表や画像なども、スムーズにリンクさせることができます。これにより、効率的な情報の参照が可能となります。

従来の方法では、会議中に参照情報が必要な場合、自分で調べに行く必要がありましたが、Googleドキュメントを利用すれば、瞬時に別の文書を開いて情報を確認することができます。このことにより、作業の中断が最小限に抑えられ、スムーズなコラボレーションが実現できます。

さらに、無駄に情報を繰り返しページ内に貼り付ける必要もありません。リンクを活用することで、関連する情報を適切な箇所にリンクとして結びつけることができます。これにより、文書が整理され、見やすく、効果的なコンテンツが提供されます。

要するに、Googleドキュメントを通じて、常にネットワークに接続されている状態での利用が可能であり、リンクの活用によって情報の参照や関連付けが円滑に行えることがわかります。これにより、作業効率が向上し、無駄な作業が削減され、効果的なコラボレーションが実現します。

④共同編集の利点

これまでの個々のPCで資料を完成させる手法から、共同編集を取り入れることで、効率と質の向上が実現します。

従来のやり方では、完成した文書を印刷して全員で確認し、修正点があれば担当者が修正を行い、再度集まって印刷された紙を確認し、追加修正があれば再度担当者が作業するという繁雑な手順がありました。

一方、共同編集を採用することで、修正や変更が必要な箇所は即座に確認し、その場で修正を行うことができます。さらに、同席しているチームメンバーが必要な内容を追加し、その場で確認することが可能です。これにより、作業プロセスが大幅に変化し、業務の効率化が図られます。

共同編集の利用により、チーム内でのリアルタイムなコラボレーションが容易になり、コミュニケーションの障壁が低減します。作業の進捗状況や修正履歴も容易に追跡できるため、ミスや不明瞭な点を最小限に抑え、質の高い成果物を生み出すことができます。

これにより、業務プロセスが効率化されるだけでなく、チーム全体の協力によって仕事の品質も向上します。共同編集の採用によって、迅速な作業と円滑なコミュニケーションが実現され、より効果的な業務遂行が可能となります。

Googleアプリを校務で活用することで、業務の効率化だけでなく、情報共有の円滑化や業務のプロセスそのものを改善することができます。

まとめ

Googleワークスペースや生成AIなどの新しいテクノロジーを使いこなすのは、最初から簡単にはいかないと思います。使えるようになるためには、その機能やメリットを早く理解することが大切です。ちょっと前まで、Googleのオフィスはネット用に機能が限られていて、あまり使えないものだと思っていたかもしれませんが（私自身はそうでした）、実際は性能向上の変化が速くて驚きました。もう手遅れと思っているあなた、始めるのが遅くてもまだ間に合います（笑）。

新しいテクノロジーをうまく使うためには、どんなことができるのか、どんないい点があるのかを早くつかむことが大切です。例えば、Googleワークスペースや生成AIを使えば、仕事が速くできたり、いろいろな人と一緒に作業できたりします。それによって、仕事の進め方が変わって、効率がよくなります。しかも、仕事の質も上がるんです。

昔の考え方や知識にとらわれずに、新しいテクノロジーの可能性を受け入れることが大切です。ちゃんと学んで使ってみれば、年齢に関係なく新しいことを覚えることができます。

つまり、新しいテクノロジーについて学んで適用することは、どの世代でもできるんです。古いイメージを捨てて、変わりゆく世界に適応することが、成長に繋がるんですよ。