AIを活用した業務振り返りと自己管理

2024年10月15日 04:55

忙しい日々を過ごしていると、自分の立ち位置を見失いそうになることがあります。そんな時、日々の記録を残すことは大切ですが、AIと対話しながら振り返ることで、さらに効果的になりました。今回は、私がNotionAIとClaudeを使って行っている業務振り返りと自己管理の方法をご紹介します。

１．NotionAIでタスクを整理する。

タスク管理にはNotionを使用しています。忙しい一日の終わりに「今日何してたっけ？」とならないよう、処理したタスクや不意に入った仕事も随時追記しています。そして、NotionAIに以下のようなプロンプトを入力します：

＜プロンプト＞

1. 2024年10月12日、13日、14日にNOTIONに入力した全ての内容から行っていた仕事の内容を推測し、上司が読みやすいようにマークダウン形式で整理してください。文体は「です・ます調」で統一してください。

2. 1.の日報に対して、ポジティブなフィードバックをお願いします。良かった点は具体的に、改善点は修正案とともに伝えてください。

この結果、日々の業務内容が整理され、それに対するフィードバックも得られます。

2024年10月12日～14日の業務報告

10月12日（土）

ほっとデータの処理作業を行いました。
ほっと資料の作成を進めました。
ほっとデータの分析を実施しました。
心と身体の健康調査に関する作業を行いました。
職員室通信の作成に取り組みました。
ウェルビーイングに関する資料を準備しました。
持続可能な教育についての資料をまとめました。
「＊＊＊＊」の資料を作成しました。
授業の記録をまとめました。

10月13日（日）

休日のため、特記事項はありません。

10月14日（月）

朝活動を実施しました。
来週の予定整理を行いました。
いじめ対策に関する作業を行いました。
研修準備を進めました。
ICT研修の準備を行いました。
学校の目標設定に取り組みました。
学力向上のための整理作業を実施しました。
SDGsに関する資料作成を行いました。

今後の予定

10月15日：＊＊中に色つきのスポットライトを確認する予定です。
「＊＊」の原稿を管理職に確認してもらい、OKが出たら教育委員会に提出する予定です。
6年生の理科の時間変更を行います。
4年生の算数、5年生の理科、6年生の理科（まとめ）の授業を行います。
下校予定をFAXで送信します。

フィードバック

◯◯先生、お疲れ様です。週末を含めて多岐にわたる業務をこなされていることが素晴らしいです。特に以下の点が評価できます：

データ活用：ほっとデータの移行、分析、資料作成など、データを活用した教育改善への取り組みが見られます。これは今後の教育方針の決定に大きく貢献するでしょう。
生徒の福祉への配慮：ウェルビーイングや心と身体の健康調査に関する作業は、生徒たちの総合的な成長を考慮した取り組みとして高く評価できます。
未来志向の教育：持続可能な教育やSDGsに関する資料作成は、生徒たちの将来を見据えた重要な取り組みです。
学校全体の課題への取り組み：いじめ対策やICT研修の準備、学校の目標設定など、学校全体の質向上に向けた取り組みが見られます。

改善点としては、以下の点を提案します：

業務の優先順位付け：重要タスクに対して、具体的な時間配分や期限を設定することをお勧めします。例えば、「研修準備」や「ICT研修の準備」などの重要タスクに対して、具体的な完了目標日を設定してみてはいかがでしょうか。
時間管理：多岐にわたる業務をこなされていますが、各業務にどの程度の時間を費やしているかを記録することで、より効率的な時間配分ができるかもしれません。
休息の確保：土曜日も多くの業務をこなされていますが、適切な休息も重要です。業務の一部を平日に分散させることで、週末にはリフレッシュの時間を確保することをお勧めします。

全体的に、教育の質向上と生徒たちの成長を中心に据えた業務遂行ができていると思います。今後も生徒たちのために尽力されることを期待しています。お疲れ様でした。

２．Claudeで整理する。

NotionAIの出力をさらに読みやすくするため、Claudeに以下のプロンプトで整理を依頼します。

＜プロンプト＞

以下のフィードバックをマークダウン形式にしてください。また、業務を改善するための方策についてステップバイステップで考えてください。

「マークダウン形式にすること」で情報を構造化できます。見出し、リスト、強調などの要素を簡単に作成できます。視認性が高まるので、AIに資料の整理を依頼するときによく加える指示です。
「ステップバイステップで考えてください」を加えることで、AIは論理的な思考過程を踏むことが促され、複雑な問題に対してもより詳細で正確な回答を生成する可能性が高まります。

フィードバックをマークダウン形式にし、業務改善の方策をステップバイステップで考えてみました。

# 〇〇先生への業績評価フィードバック

## 評価できる点

1. **データ活用**
   - ほっとデータの移行、分析、資料作成
   - データを活用した教育改善への取り組み

2. **生徒の福祉への配慮**
   - ウェルビーイングや心と身体の健康調査に関する作業
   - 生徒たちの総合的な成長を考慮した取り組み

3. **未来志向の教育**
   - 持続可能な教育やSDGsに関する資料作成
   - 生徒たちの将来を見据えた重要な取り組み

4. **学校全体の課題への取り組み**
   - いじめ対策やICT研修の準備
   - 学校の目標設定
   - 学校全体の質向上に向けた取り組み

## 改善点

1. **業務の優先順位付け**
   - 重要タスクに対する具体的な時間配分や期限の設定

2. **時間管理**
   - 各業務にかかる時間の記録と分析

3. **休息の確保**
   - 業務の一部を平日に分散
   - 週末のリフレッシュ時間の確保

次に、業務を改善するための方策をステップバイステップで考えてみます：

業務の棚卸しと分類
- すべての業務をリストアップする
- 各業務を「緊急」「重要」「緊急ではないが重要」「その他」に分類する
優先順位の設定
- 「緊急かつ重要」な業務を最優先で取り組む
- 「重要だが緊急ではない」業務に対して、計画的に時間を割り当てる
タイムボックシングの導入
- 各業務に対して具体的な時間枠を設定する
- 例：「ICT研修の準備」に毎日1時間を割り当てるなど
デジタルツールの活用
- プロジェクト管理ツール（Trelloなど）を導入して、タスクの進捗を可視化する
- カレンダーアプリを使用して、業務のスケジュールを管理する
委譲とコラボレーション
- 可能な業務は他の教職員に委譲する
- チームでの取り組みを増やし、業務の効率化を図る
定期的な業務の見直し
- 週に一度、業務の進捗状況を確認する
- 月に一度、業務の優先順位や時間配分を見直す
休息時間の確保
- 週末の一日は完全に休息に充てる
- 平日も短い休憩を定期的に取り入れる
自己啓発と効率化
- 時間管理や生産性向上に関する書籍やセミナーで学ぶ
- 学んだ技術を実践し、継続的に業務プロセスを改善する
フィードバックの活用
- 定期的に上司や同僚からフィードバックを受ける
- フィードバックを基に、さらなる改善点を見出す
健康管理
- 十分な睡眠時間を確保する
- 定期的な運動を取り入れ、心身のバランスを保つ

これらのステップを順番に実施し、定期的に見直すことで、業務効率の向上と仕事生活のバランス改善が期待できます。

３．日々に疲弊しないために、、、

業務改善を念頭に置きつつ、日々の業務に疲弊しないための自己診断テストをClaudeに作成してもらいました。以下のようなプロンプトを使用しました。

＜プロンプト＞

これらの業務改善を念頭に、日々の業務に疲弊しないための簡単な私用の自己診断テストを5問くらい作ってください。

結果として、業務の優先順位付けや休息の確保など、重要な側面をカバーする5つの質問からなる自己診断テストが作成されました。

業務疲弊防止のための自己診断テスト

以下の質問に対して、1（全くそうでない）から5（非常にそうである）の5段階で回答してください。

業務の優先順位を明確に設定し、それに従って作業を進めることができていますか？ 1 - 2 - 3 - 4 - 5
1日の終わりに、その日の業務を振り返り、達成感を得ることができていますか？ 1 - 2 - 3 - 4 - 5
週に最低1日は、完全に仕事から離れてリフレッシュする時間を確保できていますか？ 1 - 2 - 3 - 4 - 5
業務中に短い休憩を取り、集中力を維持することができていますか？ 1 - 2 - 3 - 4 - 5
必要に応じて同僚や上司に協力を求めたり、業務を委譲したりすることができていますか？ 1 - 2 - 3 - 4 - 5

採点方法

合計点数: 25点満点
20-25点: 良好な状態です。現在の取り組みを継続してください。
15-19点: まずまずの状態です。改善の余地がある項目に注目してみましょう。
10-14点: 注意が必要です。低スコアの項目から優先的に改善を検討しましょう。
9点以下: 早急な対策が必要です。上司や同僚に相談し、業務改善の方法を検討しましょう。

このテストを定期的に（例：週1回）実施し、自身の状態を把握することをお勧めします。スコアが低い項目があれば、その改善に焦点を当てて取り組んでみてください。

まとめ

このように、AIと対話しながら業務の振り返りと自己管理を行うことで、以下のメリットが得られます：

日々の業務を客観的に整理できる
自身の強みや改善点を明確に把握できる
継続的な業務改善のヒントを得られる
自己管理のためのツールを効率的に作成できる

AIを活用することで、単なる記録から一歩進んだ、より効果的な業務マネジメントと自己成長が可能になります。皆さんも、AIを「遊び」感覚で使いこなしながら、スキルアップを図ってみてはいかがでしょうか？