電子保存の活用方法「何を電子保存できるの？」
こんにちは、山田方式ケアプラン構造こと、山田準一です。
本製品「電子保存」オプション機能の上手な活用方法をご紹介します。
今回は、何を電子保存できるのかです。
※本製品は、国産クラウドシステム「kintone（キントーン）」をベースに開発されています。「kintone」はサイボウズ株式会社の製品および登録商標です。
電子保存オプション機能に関しての動画
穴あけパンチ
ご利用者・患者さんの書類を穴あけパンチで穴をあけてフラットファイルに綴る。
紙保存に慣れ過ぎて、電子保存と聞いても便利になることは解るけど、何を電子保存できるのか解らないと思います。
本製品「電子保存」オプション機能は、何を電子保存できるのか解説します。
電子保存できるもの
本製品「電子保存」オプション機能で電子保存できる物は、Excel、Word、画像（JPEG）、PDF、PowerPointのデータです。少しであれば動画も保存できます。
項目別に電子保存
電子ファイル区分は「契約書」「実績・報告書」「ケアプラン・利用票」「保険証」「その他」としています。
項目別に電子保存することで、管理しやすく保存後に探しやすくなります。
電子保存したものを整理整頓
電子保存といえども保存する数が多くなってくると、何の書類か解り難くなってきます。整理整頓が必要になってきます。
項目をさらに年月で分けて、管理しやすく探しやすいようにできます
（例）●年●月～●年●月までのプラン・利用票と、コメントに書き込むことができます。
報告書も電子保存可
医療機関や介護サービス事業所の場合、ご利用者の報告書を作成して、ケアマネジャーに報告書を交付している所が多いと思います。
報告書のExcelやWordのマスターデータも電子保存できます。電子保存化することで、会社パソコンで報告書を作成しなくても、訪問・外出先やリモートワークでもネット環境があれば報告書を作成できます。
USBでデータの持ち運びが不要になります。
最後に
公的介護保険事業の書類保存２年間が法定義務です(5年間と定めている自治体もあります）。ご利用者数が増えれば書類数も増え、保存数も増えます。
皆さんの事業所内で書類保存場所を今以上に増やすことができますか？
トランクルームで書類保存している法人・事業所もありますが、トランクルームを借りる資金に余裕がありますか？
法人・事業所からトランクルームまで書類を搬入する余裕がありますか？
書類保存ぐらいどうにかなるだろうと曖昧にして、事業運営すると後にそのつけが回ってきます。
書類だけがドンドン増え続け、処分可能年月もあやふやになり、ため続けていませんか？
医療・介護・福祉には、書類管理が苦手な方が多いと思います。苦手だからこそ、電子保存機能で補ってはいかがでしょうか。
最後まで読んでいただき、ありがとうございました。
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