優先順位を考えて仕事をしよう
仕事をする上で優先順位を考えてタスクをこなしていく必要があります。
そうすることで、仕事を期日通り終わらせることができるようになりますし、今必要なタスクに対して時間を割くことができるようになります。
しかし、そんな簡単にできるものではないですし、私だって始めから全てを把握していたわけではありません。
今だって全ての優先順位を把握しているわけではありません。
では、どのようにしたら良いのでしょうか？
そこで今回は、どのようにタスクを管理し、優先順位を設け、仕事に取り組めばよいのか、ということを書いていきます。
やらなければいけないことを細かく分解して考える
まず始めにやらないといけないことは、タスクを細かく分解することです。
例えば、 「システム開発」という大きなタスクがあったとき、何を作らなければいけないのか、基本設計、詳細設計、PG実装、DB構築、様々なことをやらなければいけません。
また、PG実装1つとっても、画面単位、機能単位でタスクを分解することができます。
タスクを分解することで、割り込みタスクにも柔軟に取り組むことができるようになります。
そして、それぞれがいつまでに必要なのか、ということを考えることで、システム開発全体の工数やそれぞれのタスクの優先順位を考えることができるようになります。
全てのタスクには期限がある
そして、タスクを分解したら、ほとんどのタスクには期限が設けられますので、期限の設定が必要です。
例えば、PG実装のために基本設計、詳細設計が終わっていないといけません。
そして、DB構築も終わっていないとPG実装しても動くものを作ることができません。
ということは、「システム開発」という大きなタスクでも蓋を開けて分解すると、基本設計＞詳細設計＞DB構築＞PG実装という流れになるのです。
そして、システム開発の場合、リリース日が決まっていることが多いです。
それに合わせて、それぞれのタスクがいつまでに終わらないといけないのか、間に合うのか、という期限を設定する必要があります。
割り込みタスクの進め方
しかし、仕事をする中で急な割り込みタスクもあるものです。
顧客からクレームが入り対応せざるおえなくなった、急遽進捗の報告をすることとなりドキュメント作成、報告準備が必要となった、DBを消してしまい、再度構築が必要になった、様々なことがあり得るでしょう。
こういった割り込みタスクをどのようにさばくかですが、
タスクが優先順位に並んでいるとしたら、優先順位から適切なところに加えることになります。
DB構築が来週でも良いところ、割り込みタスクで報告書作成を明日やらないといけなくなったというような場合、DB構築より先に報告書の作成が必要です。
割り込みタスクがある場合は、優先順位から適切なところに割り込ませるほかありません。
そして、それにより全体が遅れる場合は早急に報告、相談を行いましょう。
タスクを依頼されたときに締め切りや優先度を確認する
これもあるあるだと思いますが、上司などからタスクを依頼されたが、いつまでにやればよいかわからない。
期限がわからないから、優先順位もわからない、ということがよくあります。
上司から言われたから先にやろう！
→それは間違いです。
上司から言われたからと言って、上司が求めている完了期限があるはずです。
今日中なのか、今週中なのか、今月中なのか、いつでもいいけど暇だったらやってほしいレベルなのか。
作業者としてやらないといけないこと、タスクを管理して遂行していくために必要なことは、優先度のわからないタスクは依頼者に確認をすることです。
意外と「上司から言われたから急いでやりました」っていう人多いと思うんです。
でも、私の経験から、上司から依頼されたとしても今すぐ欲しい場合なんてほとんどありません。
正しく把握し、「上司からタスクを依頼されたから終わりませんでした」というような事後報告とならないように気をつけましょう。
最後に
本日は、タスクの進め方、優先順位の重要性といったところで説明してきました。
やらないといけないことを細かく分解し、1つ1つ確実に終わらせていく、これすらもできない人が世の中多すぎると思っています。
また、上司から依頼されたからという理由で、考えもせず今やっていた作業をSTOPして取り組む人も多すぎる気がしています。
自分自身でタスクに責任を持ち遂行できるよう、優先順位をつける、優先順位がわからないものは確認をする、という意識をしてみると良いと思っています！
以上
本日も読んでいただきありがとうございました。