2か月後にいなくなるkintone管理者～引継ぎアプリをつくろう～
こんにちは。yamaです。
kintoneユーザー7年を経て、スキが極まった結果パートナー企業であるトヨクモに2024年6月に転職しました。
今回は転職にあたって次の担当者にどうやってkintone関連業務の引継ぎをしたか、というお話です。
ちなみにタイトルは、同じくkintone転職をされたkintoneエバンジェリストほりさんの「100日後にいなくなるkintone管理者」からインスパイア。kintone管理者の「あ、これも伝えとかなきゃね～！」のあるあるマンガです。好き。
転職が決まった、ということは…？
社内外関係各所への挨拶、そして…引き継ぎという一大任務があります。
kintone管理者以外にも業務はありましたが、今回はkintone関連業務に絞ってお話しします。
kintoneやそれに付帯するサービスの管理は、社員数が少なかったこともあり、ほとんど私一人が担っていました。まずは、引き継がなくてはいけないツールは何があるのか、書き出してみました。
引き継ぎツール一覧（一部）
その他ちょこっとオリジナル開発（JavaScript、CSS、GoogleAppScript）
心折れそうになりましたが、何かいい策はないか…とkintoneアプリストアで色々検索をかけて調べてみました。すると…
kintoneアプリ管理アプリを発見しました！追加年は2021年。私がkintoneを使いだした当初はなかったアプリテンプレートです。kintoneはこうしてテンプレートもより使いやすいものが増えていって日々改善されているので助かりますね！！！
cybozu.com共通管理者が、kintoneに登録されているアプリを管理するためのアプリです。
アプリ管理画面で表示される情報に加え、運用保守で必要な追加情報を併せて管理できます。
各アプリの担当者とのコミュニケーションや運用されていないアプリの整理にも活用できます。
これをベースに引継ぎ用のkintoneアプリを作成することにしました。特に助かったポイントは4つです。
アプリ管理画面のアプリ一覧からCSVをダウンロードしてその時点の状態を取り込んで一覧化できる
その他管理したい項目をフィールド追加できる
更新履歴を残せる
コメントで質疑応答できる
引継ぎ用にするにあたって以下のフィールドを追加しました。
何の目的で作ったアプリか[文字列複数行]
関連する部署[ドロップダウン]
管理担当者[ユーザー選択]
連携しているサービス/プラグイン[チェックボックス]
注意事項[文字列複数行]
大事なこと１：手段ではなく目的を引き継ぐ
大事なこと２：引き継ぎ先を分けた
あとは地道にポチポチ
ポイントを決めてアプリ構成が出来上がったら、あとはデータを入れていくのみ。120くらいあったアプリを一つずつ調べ、ポチポチレコード登録していきました。（疲れた…笑）
社内に転職のことを周知してから引き継ぎを開始したため、あまり時間は残されていませんでした。
アプリにテキスト情報として記録してミーティングで共有した後は、引き継ぎ先の担当者に実際に1か月運用してみてもらって質問を受け付けられる期間を取りました。ぶん投げて終わりにはしたくなかったので、何とか１か月だけでも時間を取れたことは良かったです。
反省点
まとめて引き継ごうとするからボリューミーになる
普段からアプリ管理アプリを作っておいたらよかった
普段から複数人で一緒に管理して誰が抜けてもいいようにしておいたらよかった
「〇〇さんしかできない」（属人化）を減らす
「引き継ぎをするぞ！！」と意気込んで「引き継ぎ期間」をとるから引継ぎをする方も受ける方も詰め込みになって大変。だから、普段からいつ急に不在になってもいいように整えておくことが重要だと反省いたしました。（とは言いつつ、それができたら苦労しないのだけど…）
転職に限らず、急なお休みなど、メイン担当者がいないということは起こりえるので、kintoneに限らず仕事上誰が見ても代わりが務まる状態を作れるのが理想ですね。
それでも、引き継ぎアプリを作れたことでずいぶんと時間の短縮になり、情報の整理もできて、無事引き継ぎを完了することができました。ありがとうkintoneアプリストア！！！