【フォームブリッジ】同じ情報を何度も入力しないと…を解決！
「顧客情報」って皆さん、社内にありますよね。
でもその「顧客情報」は実は一つじゃなくて、同じ情報を用途別にいろんなデータベースに保管してて…統合できなくもないけど難しくて…ってなりません？
そうなってたけどトヨクモさんのフォームブリッジを使って入力工数を減らせたよ、ってのが今回のお話です。
きっかけはある営業社員の一言。
とあるミーティングにて。
「訪問先でもらってきた名刺って、新情報のメールとか送りたいと思うんですけど皆さんどうしてます？僕こんな溜まっちゃってて…」
50枚はあろうかな、という名刺の束。まるで某名刺管理システムのCMみたい。
いやいやkintoneに入れて――！！とみんなで突っ込んだのですが、「だって入れるところいっぱいあるし…」というのが彼の談。整理してみると、その段階でうちのkintoneにはこんなアプリがありました。
（１）見込み客（リード）アプリ
新規お問い合わせいただいたお客様の情報が入っている。webフォーム（フォームブリッジ化済）にお客様が問い合わせ情報を入力するとkintoneに自動登録される。
電話問い合わせや紹介いただいた方など、webフォームを通ってない方はポチポチ手入力。
（２）名刺情報アプリ
名刺交換した方の情報を登録するアプリ。「リード」とはちょっと違うが情報としては残しておきたい。ポチポチ手入力。
（３）メールマガジン用リストアプリ
展示会の案内など皆様にご案内したい内容を一斉送信するためのメールアドレスを入れるアプリ。（１）（２）から、送信が必要な時にCSVを取出→取込して、その他細かいものはポチポチ手入力。
いや何回ポチポチすんねん！！
そりゃあ、入力が億劫になってため込んでしまうでしょう。
じゃあ１アプリに統合したらいいのか？と考えるけれども、それぞれ必要な情報やアプリの用途が違う。どれも残したい。
でもよく見てみると、メールアドレスを筆頭に共通項目もあるわけです。
そこで、１回フォームに入力したらそれぞれのアプリに必要な情報が入るようにすれば、単純に考えて作業は３分の１になるのでは？と考えました。
社員用情報入力フォームを作ってみた
フォームブリッジのこちらの機能を使います。
ちなみにこれは一からフォームを作る場合の画面ですが、既に設定されているフォームの「回答後の自動処理」メニューから連携先kintoneアプリを追加するというやり方もできます。
作成後のフローイメージがこんな感じ。
社員用フォームに、最終的に情報を入れたい３つのkintoneアプリのすべてのフィールドを用意した上で、一番最初に[リードにも登録する]というチェックボックスフィールドを用意します。
そして「回答内容で表示を制御（条件分岐）」メニューから、(1)リード アプリにのみ連携が必要なフィールド（ex,問い合わせ経路）を「条件を満たした場合に表示するフィールド」に指定します。
共通項目（ex,メールアドレス）は、条件を満たさなくても常に表示されるようにしておきます。
するとどうなるか？
営業社員が入力フォームを開いて、表示されているフィールドに入力しさえすれば必要な情報が１回でkintoneアプリに登録されるという状況を作ることができます。やった！
仕上げに、この社員用フォームのURLを各kintoneアプリの説明欄と編集画面（ラベルフィールド）にデカデカと貼り付けます。今までの流れでポチポチ登録しようとしたときに絶対に目について「あっ！そうだった～１回で済むんだった～」となるように、目立たせます。
どんな効果が？
何度も同じような情報を入力しなくて済む！
「webフォームを通らない問い合わせが登録されずに正確な営業状況が分からない」ということが減る！
メールリストがいつでも最新！
これで一石三鳥！
一括登録には対応できないので、溜めこんだ人は1枚ずつポチポチしないといけないわけですが、それでも作業時間はだいぶ短縮。溜め込む前に入力するハードルは下げられそう、です。
この記事が気に入ったらサポートをしてみませんか？