忘れやすい・物事の優先度がつけづらい人のツール活用＋α
こんにちは。schappeです。
突然ですが、私はめちゃくちゃ物忘れがひどく、物事の優先度をつけるのが苦手です。よくそのことで自分なりのトライアンドエラーをするのですが、昨日もそれで悩んでいる中で、
「もしかして今まで試してきたことを記事にしたら誰かの役にたつかも」
と思い立ち、ツールとその使い方、心がけなどについても書いてみることにしました。（ヘッダーは記事と無関係の、昔撮ったかわいい猫です）
Trello, Todoist, metime, Google todo, Wunderlist, ほぼ日手帳... 他諸々は挫折しましたが、その結果手元に残ったものを書いていきます。
はじめに：なぜツールを活用するのか
まずはタスク管理などに関する私の特徴を書いておきます。
● 手帳をつけられない
● 手帳やカレンダーに記録したこと自体を忘れる
● 人の話の要点を捉えるのが苦手（情報が多くなると思考停止する）
● 確認したはずなのに見落としや漏れが目立つ
● 目の前で進行している物事に集中してしまい、後の影響を考えづらい
● 予想外のことが起こると焦りやすい
● 焦るとパニックになって思考停止する
それと私の場合、忘れやすさは優先度付け下手の二次災害ではないかと思っています。
目の前に考えるべきことが積み重なっていくと、一旦隅に置いておいた物事が知らない間にキャパを超えて脳みそから落ちていってしまいます。
一定以上タスクを増やさないように管理することも重要ですが、脳を軽くするために一旦忘れることもかなり必要だと思っています。
そのために、
①自分の代わりにツールに記憶しておいてもらう
②Push通知でリマインドしてもらう
というような活用をします。
①Googleカレンダー
● 普段PCブラウザもアプリも使うことが多い
● 仕事でG suiteを使っている
● 昔から使っていて使用感に慣れている
という理由で、カレンダーアプリはGoolgleカレンダーを使っています。
PC、iPhoneアプリでの見え方はこのような感じです。どちらも基本は週ごとのビューを使っています。このように、自分の集中したい情報だけに絞れる機能が充実していると感じます。
活用例①
Googleカレンダーは、iPhone標準のカレンダー等と同様に他のアカウントのカレンダーを同期し、色分けして表示することができます。そのため仕事とプライベートのアカウントを分けて、パッと見て気持ち的な切り替えをしやすいようにしています。
活用例②
いつ通知するか細かく設定できたり、自分が見返したときに詳しく思い出せるようにするメモを書いたり、場所の名前を入力すると自動的にGoogle Mapsと紐付けてくれるなどの機能があります。
このように「あとで自分がどんな情報を見られると良いか」を想像して、先回りして詳しく記録しておけば、あとで慌てて見返す心配が減ります。
▼通知はこんなかんじで来ます
他にも色々チームで使う場合などの便利機能がありますが、アプリ上でやるのはこのくらいです。
予定をちゃんと記録した。通知の設定もした。もう大丈夫！
…だけど自分が信用ならないので、毎朝起きたら予定を確認しよう！
どんなにツールを活用しても、所詮はうっかり人間なので予定がうまく登録できていなかったり、通知に気がつけなかったり、塵も残さず忘れて別の予定を入れそうになったりします。
念には念を、自分の忘れやすさを甘く見ないことが大事です。
②タブメモLite
デスクトップ画面上に表示できる付箋みたいなものなのですが、なんだかんだ3年間くらいずっと使い続けています。
▼こんなかんじで使っていますhttps://gyazo.com/cb5b9cc440de1046ad123ebd80c9f20b
Googleカレンダーや他のタスク管理ツールに予定を入力したり、Slackで業務連絡をしたり、電話やメールで先方に用件を伝える前に、ささっと自分にしかわからない状態のメモを書くことありますよね。
それをデスクトップ画面の端にカーソルを持っていくだけですぐに書き始められるシームレスさと、畳んでおけば画面上の綺麗さも保てるところがとても良いですね。
無料版で３つまで登録できるのですが、１つにいくらでも書けるので結構事足りてしまいます。メモの大きさも伸縮自在なのでなんとなく自分の使いやすい形に合わせられます。
③nu board
これもなんだかんだで3年間くらいつかっていて、１代目はボロボロになったので今２代目を使っています。
これは何かというと、ノート型のホワイトボードです。
タブメモと同様さっとメモする時のほか、言葉で伝えづらいことを図や絵で説明する時、一日のタスク管理に使っています。
サイズはB5の他にもさまざまなバリエーションがあって使ってみましたが、手元に置いておくにはこのB5判が最もちょうどよいと思っています。
活用例①
仕事を始める時に手元に広げて置いておき、
# 〜〜プロジェクト
□ 担当者にメールする
□ 打ち合わせのアジェンダを作る
みたいな感じで、今日やることを書いておきます。やることが増えたら書き足して、完了したタスクは□を☑（チェック）にしていきます。
ホワイトボードなんだから完了したら消せばいいじゃん、と思うかもしれないのですが、消すと完璧に忘れてしまい、後々思い出さなくてはいけなくなった時にまずいので、とりあえず目につく位置に残しておくようにします。
余談ですが、私はメモをmarkdown記法で書くと頭の中を整理しやすいので、nu boardもmarkdownをイメージしながら書いています。
▼こういうやつ
④SNS上の自分だけの場所
TwitterやLINEなど、よく見るSNSに自分だけの場所を作ってメモする方法です。忘れやすい人におすすめしたいのは、よく記録を見る習慣をつけるか、とにかく目につく場所に記録しておくことです。
Twitterの場合は、アカウントを非公開にして誰もフォローせず、メモ代わりに自分の思考を整理したり、買い物メモなどを書いておきます。
LINEの場合は、新しいグループを作成して誰も招待せず自分だけにしておき、そこにメモやタスクを書いていきます。
個人的にはLINEのほうが肌に合っていて、Twitterの方は最近あまり使っていません。LINEは普段会話形式で記述していることもあり、自分自身に問いかけるように普段のアイデアなどもバーっとメモしています。（上のキャプチャでは恥ずかしいので消しました…）
それと、LINEだと検索しやすかったり、トークルームをピン留めしておけたり、何かと目に付きやすい工夫が施せるのでそれも良いと思っています。
Slackをよく使う方には「ひとりSlack」もおすすめです。
その他の対策と心がけ
今回ツールの活用例を書きつつ、やはりどうしても「自分を理解し、そして忘れっぽさをナメない」という心がけが重要だと感じています。私は忘れっぽさやうっかり屋な部分をナメたその瞬間に負けが決定しています。
それと、私自身やってみて効果があったのは「先に周りの人を巻き込むこと」「自分自身に進捗を訊くこと」です。
「周りの人を巻き込む」というのは、「私はこの日にこのタスクをすることになっています。私は忘れっぽいので、すみませんがここで共有させてください。」というように、誰かが見える場所で共有する方法です。
周りに少し力を借りることになりますが、後々周りにもっと大きな迷惑をかけずに済みます。
「自分自身に進捗を訊く」というのは、作業中に一度立ち止まって時間をとって「このタスクって今何％くらい進んでいて、それが終わったら今日はあと何する？」みたいな整理をする方法です。
優先順位が付けられないといっても頭の中ですぐに決めようとすると焦ってしまうだけで、自分のペースで冷静に、自問自答したり紙に書いたりして整理していけば、うまく優先順位をつけることもできるかもしれません。
とにかく焦ったときには冷静に「時間をかけても大丈夫」と思いながら、外の情報を一旦閉じて自問自答をすることで、私は多くの場合、少しずつ整理ができてきます。
あとは本当にどんな方法が自分に合うかどうか人それぞれなので、いろいろ試してみてください。
おわりに：自分の至らなさに向き合いたい方のために
こんな記事を書いておきながら、正直未だに顔を覆いたくなるくらい失敗だらけでたくさんの人に迷惑をかけています。
「なんで同じ失敗を繰り返すの？」
「普通に考えればできるよね？」
「忘れるってことは大事じゃなかったってこと？」
といったことを言われてよく死ぬほど落ち込みますが、本人は必死に自分の至らなさと向き合っています。言い訳みたいになりますが、こういったことが周囲よりも苦手な人は割と多いのではと思っています。
ただ、個人的には「自分はこういうことが苦手です」ということを認めることはすごく大事だと思っているし、それを改善するために努力をすると同時に、一人で抱え込まずに周りへ理解や協力をお願いすることもとても大事なことだと思っています。
これはあくまで私の考え方ですので、あなた自身の生き方のヒントになれば嬉しいです。
気づいたこと、アドバイスなどありましたらお気軽にコメントいただけると嬉しいです。ここまで読んでいただきありがとうございました！