大勢の会議やチャットでの発言ハードルを考える

こんにちは。HR領域の仕事をしている薮田（yabucccchi）と申します。今回はインナーコミュニケーションにおける、ライトめのお話をさせていただきます。サクッと読める小噺です。

みなさんは、会議で発言をする方ですか？複数人のいるslackチャンネルや、グループチャットなどでコメントを投稿する方ですか？

従業員二桁から三桁に変わっていく会社の方とお話をしていると、 「人数が少ない頃はみんな意見が活発だったんだけど、人数が増えてきて発言する人が減った。」 こんな声、悩みを聞くことがあります。

人数が増えると発言しづらくなることもありますが、それには理由があり、相手を理解することで意識を変えることができます。

今回のnoteは悩んでいるみなさん自身の意識を変えるヒントにばれば幸いです。

3種類のアクションのハードルを知る

先に私の考えを書くと、発言せずに見てるだけ、聞いてるだけというのもちゃんとしたアクションだと考えています。なので、そこまで悩みこまなくていいですよ。

場の人数によってアクションのハードルは異なります。アクションを「自発的に発言する」、「アクションする」、「見る・聞く」の3つに分けて、各リアクションのハードルの高さを表にしてみました。

人数の違いによる各アクションのハードルの違い

人数が増えると発言の割合が減る傾向があります。これは経験則ですが、人数が増えるにつれて1:3:6、あるいは1:2:7の割合になることがあります。

発言を求められることを目的とする会議は別として、コミュニケーションの楽しみ方は人それぞれあるので、「全員の場で絶対話さないといけない」ということを強制してしまうのは、むしろ従業員に負担をかけてしまいます。自分たちの会社や場がどのくらいの規模になったのかを意識することが大切です。

他の例を紹介すると、みなさんが利用しているSNSでも似たようなことが言えると思います。

SNSの閲覧者の違いによる各アクションのハードルの違い

SNSでは、投稿を楽しむ人もいれば、いいねやコメントでリアクションを楽しむ人もいます。

私は、昔ライブドアという会社にいたときに、Blogサービスの運営に関わっていました。Blogを書く人（発言する人）はそこまで多くなく、Blogを見る人が圧倒的に多いです。自分から考えを発信するというのは難しいけど、読んだBlogをいろんなSNSにシェアすることも1つのリアクションです。前述で紹介した表での真ん中に近いのかもしれないです。

SNSをやらない人向けの例えもしておきます。小学校や中学校を思い浮かべてください。

学校の集団行動の違いにおける各アクションのハードルの違い

ここまで来るとネタですが、何が言いたいかというと、発言やリアクションのしやすさは、場の人数や環境によるというお話でした。3つの例をご紹介しましたが、常に右上にいる方がひとりでもいると、その組織やコミュニティは活性化するかもしれません。

会社内で「決まった人が発言している」という話も伺いますが、これらの表の右上にいる人はレアなので、そうなってしまうのは当然かなと思います。

人によってアクションのハードルが異なることを認める

とはいえなんとかしたい、という方へのちょっとしたtipsをご紹介。

SmartHRでは半年に1度全社キックオフを実施しています。元々はオフラインでやっていましたが、今はオンライン配信に切り替わっています。一方でリアクションがないと登壇者もどう感じているのかがわからず不安になるので、slackで当日の専用チャンネルを作り、従業員からの反応を拾えるようにしています。

SmartHRはリアクションが活発な方だと思っているのですが、もちろん全従業員がコメントをするわけではありません。全社キックオフという大事な場ではあるので、コメントを投稿せず集中している人もいると思います。

ただ、みんながコメントをしていると「自分も投稿しないと」「投稿しないと馴染んでないように思われるかな」「中々うまく入れない。。。」という変な心配をかけてしまい、本来聞いていただきたいことに集中できなくなります。

そういったこともふまえ、全社キックオフの冒頭にこんなスライドを入れるようにしていました。

冒頭に書いてたような悩みや不安は、100人を越えたくらいの当社にも当時あったので、このようなスライドを入れるようにしました。これは1000人を越えた今でも使われているようです。

これは一例ですが、発言せずに聞いている人もそういう役割があるので、発言しないイコールよくない、不安ということは決めすぎず、人数規模や場の目的によって普通のことだと認識していただけると良いと思います。

その場に参加している人たちに求めるアクションは何か？

最後に問いかけです。会議で人を召集するときに期待値を伝えていますか？

召集した人に発言してほしいのか、聞いて欲しいのか。意外にできてないこともあるので、参加者への期待値を揃えておくと発言せずにドキドキすることもなくなるかもしれません。

会議やチャットでの発言が少ないと感じたことがありますか？その原因は何だと思いますか？発言が少ないことからどんな課題が発生するのかをを考えてみると、インナーコミュニケーションの改善ポイントが見つかるかもしれません。