イベント出欠確認の回答率を上げるには

イベントを主催する場合、
出欠確認を把握するのは大変な作業です。

■出席する

■欠席する

どちらかを確認したいだけなんですが、
なぜ大変な作業になるのでしょうか？

主催したことがある人なら分かると思いますが、
「回答しない人」がいるからですね。

すぐに回答できない場合もあると思いますので、
「保留」という選択肢もある場合もありますが、
どちらにせよ「未回答」がいると困ります。

主催側からすると回答率100%を希望するのですが、
回答期限を過ぎても未回答の方が残り、
「回答お願いします！」と再度のお願いを
することになるのが常です。

なぜそのような状況になるのか考えてみました。

「出席」でも「欠席」でも、
回答いただける方はまったく問題ありません。

どちらの回答ももらえない方は、
どのような理由で回答しないのでしょうか？

理由の１つとしてありそうなのが、
「回答するのが面倒くさい」
というものです。

これは回答を求める主催者側にも問題があると思いますが、
回答するのに手間がかかる場合は後回しにしてしまい、
回答するのを忘れてしまうこともあると思います。

主催者側としては回答方法に工夫をして
簡単に回答できる方法を考える必要があります。

回答方法が簡単にも関わらず回答がもらえない場合、
相手はこのように考えているのではないでしょうか？

「この日は空いてるけど、
別に重要な予定が入るかも知れないから
回答は期限ギリギリまで待っておこう。」

予定が既に入っていれば「欠席」で回答するはずなので、
その時点では出席可能なはずです。

それでも「出席」と回答できないのは、
他に重要な用事が入る可能性を考えて、
保留にしてしまってるのでしょう。

そして、結局は回答期限を過ぎてしまう。

「回答お願いします！」

という連絡をもらって「しまった！」と気づくのです。

主催する側も、回答を求められる側も
どちらもわだかまりを残す結果となってしまいます。

回答する立場としたら、
どのように対応すれば良いのでしょうか？

それは「先約優先」を守ることです。

まず回答を求められた段階で、
そのイベントが「出席するに値するか」を判断します。

「出席するに値しない」と判断すれば
すぐに「欠席」で回答しましょう。

「出席するに値する」と判断した場合は、
スケジュールを確認して出席できそうであれば
「出席」で回答する。

それだけです。

「出席」と回答したからには責任があるので、
その他の予定を調整して出席するようにしましょう。

万が一、突発的な予定が入ってしまって、
出席できなくなることもあるとは思います。

でも、その確率は低いと思いますので、
「保留にして回答を忘れる」という状況よりは
良いと思うのです。

回答対象者が10名程度でも100%の回答率は難しいですが、
それぞれが意識すれば可能なはずです！