クロッシオン「日報管理」改善まとめ
こんにちは。
11月も終盤に差し掛かり、一気に寒さが増しましたね。
全国では紅葉が見ごろを迎えています。
皆さまいかがお過ごしでしょうか🍁
今回は11月23日（土）にアップデートしたクロッシオン「日報管理」についてご紹介します。
「日報」を書く目的
作業日報での日々の工数入力は、プロジェクト毎の工事原価を見直して、会社の利益に繋げるために重要な業務です。
工事原価は「材料費」「労務費」「外注費」「経費」の４つに分類され、なかでも「労務費」は勤怠が正確に管理されていないと、人員や作業時間の余剰な見積や作業の効率化を図れず、工事原価の管理で得られるメリットを打ち消してしまうがあります。
日報と勤怠をまとめて管理できるクロッシオン
クロッシオンはクラウドサービスなのでブラウザから簡単アクセス。外出先からでもスマートフォン１つで簡単に日報登録ができます。
「日報管理」はタイムカードを確認出来る「クロッシオン」のオプションなので「日報」と「勤怠」のまとまった管理に最適です。日報にはその日の勤怠が自動反映されます。打刻時刻の編集には申請が必要で、変更履歴も残るので改ざんできないシステムになっています。
また、クロッシオンの「日報管理」は原価管理ソフトとのデータ連携に対応し、システム内にフォーマットが用意されています。
労働時間の集計は「クロノスPerformance」で行うことができます。「クロノスPerformance」では集計データ活用し、働き過ぎをお知らせするアラート機能や有給休暇の管理、給与ソフトへの連携など勤怠に関するあらゆることに対応します。
クロッシオンの日報管理で解決できる課題
日報システムの導入にあたって、どのくらい業務負担やリスクが軽減できるかは注目される部分になるかと思います。クロッシオンの日報管理を使うことで、紙やExcelで管理していた時と比べ、以下のように変わります。
１）業務負担
日報用紙印刷の手間⇒様式全て電子化
提出のために拠点に戻る手間⇒クラウド上で提出かんたん
日報提出の抜け漏れチェック⇒提出状況はクロッシオンですぐ確認
作業工数の管理に時間がかかる⇒工数名はクロッシオンに登録。自動集計。
紙の保管スペース増加⇒全て電子保存なので保管スペースに制約がない
２）リスク
日報の紛失⇒日報はクラウド保存なので紛失のリスクゼロ
ハンコによる承認遅延・記載内容の改ざん⇒月締め機能あり。状況はすぐわかる！
転記ミス⇒勤怠時刻は自動反映なので安心！
集計ミス⇒自動集計なので安心！
業務効率は上がり、リスクも軽減できることがわかりますね！
クロッシオン「日報管理」の流れ
1）日報の登録・提出
日報の提出期限は会社のルールによって異なりますが、当日もしくは翌日中の提出が一般的です。クロッシオンでの日報登録は、左側にあるメニューから「日報」をクリックして実績タブで工数を入力するだけで完了します。
日別の編集画面は大きく分けて以下で構成されています。
日別詳細画面
今回のカイゼンで、予定に対して差分がどれくらいあったのかが、わかりやすくなりました。
日別コメント
その日の報告を入力することができます。例えば、その日の天気や現場名。遅延が生じた作業の情報。その日の変化等を入力します。
文字は1,000字まで入力することができます。
文字数が多くなってしまっても入力しやすいです。
工数入力
工数入力は「実績」「予定」「スケジュール」の３つで構成されています。日報登録の際は予定やスケジュールから簡単に情報をコピーすることができます。※スケジュールはクロッシオンのグループウェアに含まれる機能で社員同士でスケジュールの共有登録ができます。
アップデート前
\ PC入力に便利 ! / テキスト入力：時間のテキストボックスに値を入力します。
\ スマホ入力に便利 ! / 選択入力：時間をプルダウン表示の中から選択します。
クロノスの日報は監督者が作業者の日報を一括登録できる！
操作は簡単で、日別の登録タブから一括編集をクリックし、編集したいユーザーと編集期間を選び、実績に工数入力するだけ！
追加時には、対象ユーザーをポップアップでお知らせするので入力ミスを防ぐことができます。
日報は登録した時点で管理者に共有されるので、事務所に戻って提出する必要がなくなります！また、管理者は作業員や監督者の事務所への立寄りを待たずに、すぐ日報を確認出来るため、紙での管理と比べて圧倒的に作業効率がアップします。
2） 監督者による日報の確認
日々の日報チェックには、進捗確認と現場で発生した課題・問題の早期発見という目的があります。ここでは、監督者が日報を管理するにあたってチェックしたい項目をご紹介します。
作業者の工数入力状況をチェックする
管理するにあたって、日報の抜け漏れチェックは必要な工程です。
入力状況は日別から期間やユーザー、現場を指定して確認することができます。
この方の場合、11月5日以降未記入ということがわかります。
進捗をチェックする
月別のタブを開くと、その月の「実績」「予定」「労働」「予実差」「労働差」「締状況」の集計結果を確認することができます。
表示は「期間」「ユーザー」「現場」の3項目から絞り込みをすることができます。各現場で予定されている労働時間と比較して働き過ぎている場合や、実績値がゼロで日報登録が進んでいない場合など一覧で確認することができます。
各ユーザーの日報は実績ボタンをクリックするとスムーズに確認することができます。
「労働」の値は日々の出退勤に基づいて集計された時間で、「実績」は工数入力によって集計された値になります。これらは等しくなければいけませんが、差異が生じた場合、マイナス時間は赤字で、プラス時間は黒字で表示します。（差異が無い場合は空欄）
差異が生じているにもかかわらずユーザーによって月締が実行されていた場合、管理者はこれを解除して編集することができます。
日々の報告をチェックする
3）日報を確定する
登録された日報は月締を行うことで、内容を確定することができます。月締状況は月別から確認することができ、管理者が作業者の日報の月締を行うこともできます。
表示の絞り込みに対応し、期間、すべて、処理済み、未処理から切り替えることができるほか、ユーザー検索にも対応します。
原価計算期間の対象月を月締することで工数入力内容が計算中に作業員や監督者に編集されることが無いので安心です。
4）原価管理ソフトとの連携
クロッシオンの「日報管理」は、原価管理ソフトとの連携に対応。入力の二度手間や計算ミスを解消できる建設業にやさしいサービスです。
5）日報の保管
日報の保管期間は業種によって異なり、製造業３年、建設業５年、運輸業１年と言われています。毎日記入する日報ですから、紙で日報を管理している場合は保管する書類が膨大になります。
クロッシオンならご契約期間中は過去の日報をいつでも参照でき、保管期間はありません。出力形式はPDFとCSVに対応しているのでダウンロードして保管しておくことも可能です。
まとめ
日報はプロジェクト毎の工事原価を見直して、会社の利益に繋げるために重要な業務。
工事原価は「材料費」「労務費」「外注費」「経費」の４つに分類され、なかでも労務費は勤怠が正確に管理されていないと、人員や作業時間の余剰な見積や作業内容の効率化を図れず、工事原価の管理で得られるメリットを打ち消してしまうリスクがある。
日報のクラウド化によって紙やExcelで管理していた時より格段に業務効率は上がり、リスクも軽減できる。
クロッシオンはクラウドサービスなので、ブラウザから簡単アクセス。外出先からでもスマートフォン１つで簡単登録
「日報管理」は自身のタイムカードを確認出来る「クロッシオン」のオプションなのでまとめての管理に最適！
最後までお読みいただき、ありがとうございました。
今回のカイゼンはいかがでしたか？
クロッシオンの「日報管理」は11月23日（土）にアップデート。
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