夏季休暇の管理は効率化できる！クロノスPerformance「残数管理」機能解説
こんにちは！
台風の影響もあり、不安定な気候が続いておりますが、皆様いかがお過ごしでしょうか。各地では、コロナ禍で中止が相次いでいた花火大会が数年ぶりに開催され、夏を体感された方も多かったのではないでしょうか。
8月と言えば、夏季休暇。
休暇には「法定休暇」と「法定外休暇」の2種類がありますが、夏季休暇はどちらに該当するかご存じでしょうか。
夏季休暇は「法定外休暇（特別休暇）」に該当します。就業規則等により企業が任意に定めた休暇になります。法定外休暇は、有給にするか否かも会社が決めることができます。
企業には、夏季休暇以外にもさまざまな休暇が存在しますよね。よく耳にする休暇を「法定休暇」と「法定外休暇」に分けると以下の通りです。
特別休暇を設けている企業は、どのくらい存在するのでしょうか。
厚生労働省 「令和４年就労条件総合調査」によると、特別休暇制度がある企業は半数以上を占めています。
また、特別休暇制度の種類別だと以下の結果でした。
第７表 特別休暇 1)制度の有無、種類別企業割合
企業が独自に定めて良い特別休暇制度のなかで、最も採用されている休暇が夏季休暇です。
形式はさまざまで、企業自体が休業期間に入り、社員が一斉に休むパターンと、規程等で定めた日数を特定の時期から付与し、取得のタイミングを個人に任せる場合（分散型）があります。後者の場合だと、お盆休みなどの人で混雑する時期を外した休暇の取り方が可能になる一方で、付与数から消化数と残数を一人ひとり、ルールに沿って使用されるように管理しなければなりません。
クロノスPerformance「残数管理」機能について
クロノスPerformance・クロノスPerformanceクラウド（以下、クロノスPerformance）では、このような特別休暇を「残数管理」機能を使って管理することができます。「残数管理」は標準搭載されている機能です。年間で発生する休暇の付与・消化・残数を管理します。
夏季休暇を管理する場合
夏季休暇を例に見ていきましょう。対象者の取得状況を「残数管理」でどのように管理することができるのでしょうか。一定期間のなかで夏季休暇の取得日を自由に決めて良い企業だったとします。
残数管理を使う前の下準備
前回の代替休暇制度に関する記事で、「事由」についてご紹介しました。
夏季休暇についても、事由を登録して管理していきます。
例では、取得の単位を、「１日」「前半」「後半」としているので、3つの事由を設定していきます。
残数管理 集計イメージ
残数集計された管理画面は下記のようなイメージで表示されます。月ごとに「発生」「消化」「残数」がわかり、右側には合計が表示されます。
対象者（残数あり）のみを表示
月ごとの残数を表示
※設定画面から表示・非表示を選択することができます。
自由度の高い基本設定
上記のように残数管理画面で夏季休暇の残数を表示させるためには、残数管理の基本設定が必要です。基本設定画面では、残数が集計できるように管理したい事柄の基本情報と発生・消化の設定をしていきます。ここで設定した情報は残数管理の表を見た時に下記のようなイメージで反映されます。
発生・消化の名称を「付与」「取得」などに変更できるほか、基準月（表示月）を年度始まりの4月や、付与する月からなど、自由に決めることができます。
また、今回は夏季休暇の取得単位を半日からとしたため、単位の設定を「小数１」としましたが、単位を「時間数」に設定すると、時間ごとの取得を認めている特別休暇を管理することができます。
発生と消化
基本設定画面では残数の「発生対象項目」と「消化対象項目」の設定が可能です。
5日を消化できるパターン(右側、1日・前半・後半)
残数管理の対象・対象外
残数管理は社員ごとに、残数管理の使用をするか、しないかを切り替えることができます。切り替えは「個人データの登録」か「個人データの一覧入力」から可能です。「個人データの一覧入力」では一括選択することでまとめて選択（解除）することができます。
X‘sion（クロッシオン）との連携で対象者に取得を促す
残数管理で集計したデータを基に夏季休暇の取得を促すアラートを「X‘sion（クロッシオン）」上で、発信することもできます。
例えば、夏季休暇を1日も取得できていない人や取得推奨期間の最終月で一定数消化ができていない人など、アラート発生の条件は自由に設定することができます。
いかがでしたか？残数管理、是非ご活用ください。
今後も皆さまの働くところにあり続けるために、進化し続けてまいります！
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小山