苦手意識を克服！社会人6年目にして初めてのタスク管理
こんにちは、伊藤です。
突然ですがみなさんタスク管理はしていますか？
私はヒーコに入社するまで、十分にタスク管理を行ってきませんでした。とにかく苦手意識が強かったです。
「仕事をする上でタスク管理が必要なのはわかっているけど面倒くさい」
「やることは把握できてるしわざわざやる必要がない」
「書き出すのに時間がかかりすぎる」
などといった理由から、私と同じように苦手としてる人は少なくないのではないでしょうか？
ですが、ヒーコのルールに沿ってタスク管理を始めてからは、タスク管理の重要性に少しずつ気づくことができています。
そこで今回は、タスク管理についてお話ししようと思います。
今までの管理方法
今まで、1日のタスクを箇条書きにして整理をする程度の簡単な個人のタスク管理はしてきましたが、細かいことは頭の中で考えながら作業をしていたため、今思うといつも頭の中は大忙しだったなと。目の前にある作業をやりながら、先のことを常に考えてることが多かったので、集中力が散漫している状態でした。
なぜタスク管理が必要なのか
タスク管理をすることでその日にやるべき事が明確になるので、効率良く作業が進められます。多くの業務を抱えれば抱えるほど、タスク管理は重要になってきます。それぞれのタスクにかかる時間や優先順位の設定が必要になってくるので、本当に大切なことにしっかりと時間が使えるようになります。ただ、時間や優先順位を設定しても、緊急対応が入ってくる場合もあるので柔軟性を持たせることも大切です。
そして、私が特にタスク管理をしていてよかったなと思ったことは、自分のレベルがわかることです。必ずこなせないタスクって出てきます！そんな時にどこがいけなかったのか、どこで時間がかかっているのかなど一日を振り返ることができるので、頭の中で管理してたら忘れてしまうことも見落とすことが少なくなり、自分と向き合える時間がしっかりと作れます。
なぜタスク管理を避けてしまうのか
photo by Akiomi Kuroda (XICO)
1.頭の中で管理しようとする
頭の中だけでは管理できる量が限られてきます。「昨日やり残したタスク」「今日やるべきタスク」「今週締切のタスク」全てが重要なタスクになりがちなので頭の中が常に散らかった状態。急な電話やメール対応など緊急を要する業務が発生した時に、どうしてもやり忘れが発生してしまいます。そんな忙しい頭の中を整理しようとすると「書き出す時間がもったいない」「情報を整理するのがめんどくさい」と苦手意識が出てしまい、やるのが億劫になります。
2.タスクの内容や時間を把握できない
タスクを設定する時に漠然としたイメージで捉えてしまうため、どのタスクをどのぐらいの時間でできるかが不明確になり、その日のゴールが見えずモチベーションが下がる。考えることに時間を使いすぎて、結局やらないという状況に陥りやすい。
3.完璧にやろうとする
さぁ、始めよう！とモチベーション高くタスク管理をスタートしたものの、「あれ？予定通り進んでない」「全部達成できなかった」とどんどんとモチベーションが下がっていませんか？私は落ち込んでいました。笑 ですが、落ち込まないでください！完璧にこなすことを目的とすると、疲れてしまいます。あくまでもタスク管理は「仕事を効率的にこなす」ための手段なのでこだわりすぎるのは禁物です。
小さいことから、できることからスタートしよう
photo by Akiomi Kuroda (XICO)
1.思いつく限り洗い出す。考えすぎは禁物
思いついたことを、とりあえずどんどん洗い出してください。よく、細分化することが大切と言われていますが、最初にパッと頭に浮かぶのは「提案資料をつくる」「見積書つくる」など大きな塊のタスクなのではないでしょうか？細分化した方がよりやることが明確になるのでおすすめはしたいのですが、書き出す量が増えるので、先ずは少ない量から具体的に書き出していきます。全体像がイメージできるとスムーズです。
2.意図的に時間配分をする
その日のタスクが決まったら次に時間配分と優先順位を決めます。これらを決めないとダラダラと一つのタスクを進めてしまいがちなので必ず設定します。想定時間を設定することで終了時間も予測できタスクが組みやすくなります。そこにプラスして実際にかかった時間を記録しておくと、見返すことができるので、より正確な時間を設定できるようになります。ここで、注意してほしいのは詰め込みすぎないことと時間内にできなくても落ち込まないことです！
3.完璧を求めない
これは、タスク管理だけの話ではありませんが、タスク管理を始めると1日でどれだけの作業をこなせたかが正確にわかります。うまくいく日もあれば、いかない日もあるので、完璧にこなそうとすることは自分の首を絞めるだけです。うまくできなかった時に目を背けたくなるかもしれませんが、そこで向き合うことを選択できる人は必ず成長できると思います。
まとめ
ヒーコでは、チームタスクを実施し、ボス含め全員が各自の状況を把握できる環境のためプロジェクトの進捗状況や遅れている課題に気づきやすく、フォローがしやすです。
個人の生産性を高めるだけでなく、チームの生産性も高めてくれるのでタスク管理は仕事をする上で欠かせないものなのではないでしょうか？
社会人6年目にして、初めてのタスク管理に最初はハードルが高く感じましたが、継続していくうちにそれが習慣となり少しずつ自分にあったタスクを組めるようになってきました。
ずっと避けてきたことですがやってみるとわかることがたくさんあります。この記事を読んで「始めてみようかな」なんて思ってくれたら嬉しいです。
プロフィール
いとう ともな
デザイナー歴4年目の2021年5月にヒーコへ飛び込んだら世界が変わった人。デザイン経験を活かしながら、とにかくなんでもやってみる精神で様々な「学び」を吸収中。ボスの心を射止めたちび助という天使(犬)と暮らしています。
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