GASを使ってGoogleフォームからkintoneへ自動登録してストレスから解放された！！

Googleフォームから、自動でスプレッドシートでイベント申込者データを蓄積。
そのデータを手動でkintoneへ登録…といった煩わしい作業。
どうにかならないか？と思い立ち、GASを使ってGoogleフォームからkintoneへの自動登録を試みました！

こんにちは😊
ワークスアイディ株式会社 キャンスタ編集部RPAエンジニアのミーです🍀

イベント管理の改善を担当することになった ちゃよ と ミー。
GAS（Google Apps Script）の部分を、ミーが担当することになりました。
ちゃよの奮闘記もご覧ください。

GASはJavaScriptがベースとなります。以前プログラミングをかじったことはありますが、JavaScriptは未体験で、なんとなく読めるけど書けないレベルだったため、ネットで検索し学習しました。

今回GASでやりたいことは、googleフォームの「送信」ボタンを押下すると自動的に入力内容をちゃよが作成したkintoneアプリ「イベント参加者リスト」へ登録（レコード追加）することです。

結果的に以下の内容がポイントとなります。

ポイント① ～kintoneへの連携方法～

kintoneアプリ「イベント参加者リスト」を外部から操作したい場合は、そのアプリのAPIトークン(※)を生成する必要があります。

APIトークンとは💡
外部のプログラムで kintone REST API を実行する際の認証に使用する文字列です。

APIトークンは以下の場所から、生成します。
▶アプリの設定画面▶[設定]タブ▶[APIトークン]

「生成する」ボタンをクリックすることで、新しいAPIトークンが生成されます。今回はレコードを新規登録したいので、アクセス権は「レコード閲覧」と「レコード追加」にチェックを入れました。

下記画面のように、赤印でチェックしている
● サブドメイン（URLの https://サブドメイン.cybozu.com/～ の「サブドメイン部分）
● アプリID（URLの "app=数字" の「数字」部分）
● APIトークン
は、GASで連携する際に利用するので、記録しておいてくださいね。

ポイント②
～Googleフォームで入力したデータを取得する方法～

Googleフォームの「送信」ボタンを押下したとき（イベント）に自動的にkintoneへ登録したい時は、トリガーを発動させてkintoneに登録するスクリプトを実行させます。
このイベントの入力データは、イベントオブジェクトを使って取得できます。

トリガーは、スクリプトエディタの「トリガー」機能から以下のように設定します。

実行する関数：formToKintone
デプロイ時に実行：Head
イベントのソースを選択：フォームから
イベントの種類を選択：フォーム送信時
エラー通知設定：毎日通知を受け取る

イベントオブジェクト（ここではe）は、以下のAPI関数を使って取得できます。

function formToKintone(e) {
 
 //Formの回答を取得
 var itemResponses = e.response.getItemResponses();

※イベントオブジェクトは、あくまでフォームの「送信」ボタンが押下された時に発生するため、スクリプトエディタ上で実行ボタンを押してもエラーとなります。ご注意ください！

ポイント③
～kintoneへデータを渡す方法（レコード追加）～

ポイント②で取得したデータをJSONというデータ形式を利用してkintoneにデータを渡します。

JSON（JavaScript Object Notation）とは💡
JavaScriptにおけるオブジェクトの表記法を応用したテキスト（文字）ベースのデータ形式。多数の要素が複雑な構造で組み合わせられたデータを簡潔な表記で書き表すことができる。
                                                                                         （IT用語辞典引用）

以下のようなGoogleフォームからkintoneアプリに入力したデータを登録したいとします。

このkintoneアプリの1レコードをJSONで表すと👇となります。
（kintoneのフィールドコードはフィールド名と同じとします）

[{
"氏名": { "value": "わくわく愛子"},
"会社名": { "value": "わくわくワークス" },
"連絡先メールアドレス": { "value": "xxxx@worksid.com" }
}]

ですので、Googleフォームから取得したデータを利用して1レコードを生成する方法は、以下のようなコードになります。

 //JSON（レコード追加）
 var insertData = '[{';
 
 for (var i = 0; i < itemResponses.length; i++) {
   var itemResponse = itemResponses[i];
   switch (itemResponse.getItem().getTitle()) {
     case "■氏名":
       insertData += Utilities.formatString('"氏名": { "value" : "%s" },', itemResponse.getResponse());
       break;
     case "■会社名":
       insertData += Utilities.formatString('"会社名": { "value" : "%s" },', itemResponse.getResponse());
       break;
     case "■連絡先メールアドレス":
       insertData += Utilities.formatString('"連絡先メールアドレス": { "value" : "%s" }', itemResponse.getResponse());
       break;
   }
 }
 insertData += '}]';

Kintoneへデータを送る方法は、kintone API呼び出しのライブラリが公開されているので、今回はこれを利用させていただきます。

[Qiita Tip]  kintone とGoogle Apps Script連携

スクリプトID：
1UMIqaatccEb68gRI0rDbupn8UdF5nxMcQghQXzyOLyEHnqunUoIcpU5y
※2022年1月末からスクリプトIDが変更になったので、書き換えました。

フォームのスクリプトエディタに上記ライブラリを追加して、レコード登録処理を行います。コード内の appid はアプリIDを、tokenにはkintoneアプリのAPIトークンを、subdomain にはkintoneのサブドメイン名を入れてくださいね。

 var records = JSON.parse(insertData);
 if (records.length) {
   var apps = {
     YOUR_APPLICATION1: {
       appid: 618,
       token: "XXXXXXXXX"
     }
   };
   var kintoneManager = new KintoneManager.KintoneManager("subdomain", apps); 
   var k_response = kintoneManager.create("YOUR_APPLICATION1", records);
   var code = k_response.getResponseCode();
   Logger.log("Response code => " + code);
 }

変数codeが200となれば、正常にレコード登録できたことになります！

ポイント④ ～データの型について～

kintoneアプリの画面を見て頂くと項目にタイムスタンプとありますが、Googleフォームで入力した日時もkintoneアプリへ登録することにしました。

Googleフォームで入力した日時（「送信」ボタンクリック日時）を取得するには、以下のように記述します。

const time = e.response.getTimestamp();
Logger.log("Form Time ⇒" + time); 
//Form Time ⇒Mon Apr 12 2021 14:13:37 GMT+0900 (日本標準時)

kintoneの日時フィールドのフォーマットは「yyyy-mm-ddThh:mm:ssZ」であるため、上記の日時では登録ができませんでした。
ですので、日時フォーマットを変換します。

const formattedDate = Utilities.formatDate(time, "GMT", "yyyy-MM-dd'T'HH:mm:ss'Z'");
Logger.log("kintone Time ⇒" + formattedDate);
//kintone Time ⇒2021-04-12T05:13:37Z

この日時をJSONに追加すれば、Googleフォームで入力した日時もkintoneアプリのタイムスタンプに登録できると思います！

全コードとなります。👇

function formToKintone(e) {

  'use strict';
  const time = e.response.getTimestamp();
  const formattedDate = Utilities.formatDate(time, "GMT", "yyyy-MM-dd'T'HH:mm:ss'Z'");
  //Formの回答を取得
  var itemResponses = e.response.getItemResponses();
 
  //JSON（レコード追加）
  var insertData = '[{';
  insertData += Utilities.formatString('"タイムスタンプ": { "value" : "%s" }', formattedDate);
  for (var i = 0; i < itemResponses.length; i++) {
    insertData += ',';
    var itemResponse = itemResponses[i];
    switch (itemResponse.getItem().getTitle()) {
      case "■氏名":
        insertData += Utilities.formatString('"氏名": { "value" : "%s" }', itemResponse.getResponse());
        break;
      case "■会社名":
        insertData += Utilities.formatString('"会社名": { "value" : "%s" }', itemResponse.getResponse());
        break;
      case "■連絡先メールアドレス":
        insertData += Utilities.formatString('"メールアドレス": { "value" : "%s" }', itemResponse.getResponse());
        break;
    }
  }
  insertData += '}]';

  insertData = insertData.replace(/\n/g, "\\n").replace(/\r/g, "\\r").replace(/\t/g, "\\t");

  var records = JSON.parse(insertData);
  if (records.length) {
    var apps = {
      YOUR_APPLICATION1: {
        appid: 618,
        token: "XXXXXXXXX"
      }
    };
    var kintoneManager = new KintoneManager.KintoneManager("subdomain", apps); 
    var k_response = kintoneManager.create("YOUR_APPLICATION1", records);
    var code = k_response.getResponseCode();  
    Logger.log("code => " + code); 
  }
}

どうでしたか？
少々難しいですが、ポイントを押さえればイメージはしやすいと思います。
是非、試してみてください !!
そして、管理がしやすい環境を整えてくださいね😉