情報が見つからない・・・「探す」時間を削減する！日報から始めるkintone！

2021年9月28日 06:00

皆様、PCの中で「迷子」になっていませんか？
今日使いたい資料やほしいデータはすぐ見つかりますか？

ビジネスパーソンは年間150時間もの時間を「探し物」に費やしていると言われているそうです。仕事に関連するデータや資料は山のように存在しますよね。それを「探す時間」と考えれば、納得いくような気がします。。。

ですが、探し回ることでストレスを感じたり、十分な時間が取れなくてミスに繋がったりもします。少しでも探す時間を短縮したいと誰もが思うことです。

そんな「探す」という課題をkintoneで解決してみましょう。
kintoneをどんな風に使ったらいいのか、、、、とまだイメージがわいてない方も参考にしてみてください❕❕

こんにちわ❕❕
ワークスアイディ株式会社キャンスタ編集部RPAエンジニアのちゃよです。

業務：日次報告書の作成

毎日の活動内容を報告する日報。
どのように連絡していますか。メール？Excel？電話？それとも紙でしょうか。
どのフォーマットで管理していても、管理者が見たり、自身が内容を振り返るときは「探す」ということが発生しますね。これをkintoneアプリに集約してみましょう。

日報を送るときに必要な情報を、kintoneの項目名にします。
（項目のことをkintoneでは「フィールド」といいます）

申請者は「ドロップダウン」に事前登録しておきます。
名前は漢字間違いやスペースを入れたりするなど、人によって入力の仕方が様々。あらかじめ登録しておくことで、データを統一できます。

kintoneアプリはモバイル端末からも入力することができるので、事務所に戻らなくても外出先・作業現場・出張先などどこからでも入力することができます！どうしてもパソコンを開くとなると作業場所が限定されますが、スマホやタブレット端末から入力できることはメリットですよね。

デスクがない場所からでも日報入力をしやすいように、テキストを打たせるのではなく、複数の選択肢からラジオボタンで選んだり、プルダウンから選択できるようにしたり、使う人が使いやすい設計にカスタマイズしてオリジナルのアプリを作成できるのもkintoneの良さです★

現場での日報作成が定着してくれば、次は日々入力された情報を閲覧したい管理者が居ますよね。見たい情報にすぐにたどり着ける設計にできるのもkintoneの素晴らしいところです！

アプリを開くと、まず一覧画面が表示されます。
表示したい項目や条件は設定が可能です。

例えば、下記のように申請者ごとに設定しておけば個人別で内容を確認することができます。

同じように、実績などをグラフ化することもできます。

こんな風に、知りたい人が、知りたい形式ですぐに閲覧できることが、「探す時間」の削減につながります！

これまでは日報を作成したらメールで送ったり、紙を事務所に持ち帰って提出したりしました。
kintoneでは「通知機能」というものがあり、日報を新たに登録した時点で通知が行くように設定することができます。もちろん送りたい相手を指定することもできますので、わざわざメールを開くことも不要になりますね！

そして、その「案件」に紐づいた場所でコメント欄にコメントを書き込んで、コミュニケーションを取ることができます。ユーザーを指定すると相手に通知もいくので、やりとりがスムーズです。

いかがでしたでしょうか。
「日報」業務通して、kintoneのいいところをお伝えできたでしょうか✨

まだまだkintoneには便利な使い方はありますし、カスタマイズは無限です！
今回記載した内容は、kintoneの標準機能だけで実現することができます。

是非、「探す」という時間が発生している業務を発見し、kintoneアプリで解決してみてください！

それでは、最後までお付き合いありがとうございます🎵
また次回お会いしましょう～～。