【業務改善】オフィスワークの不満を解消してくれたkintoneの魅力

デスクワークをしていると、ちょっとした動作や、ちょっとした業務を煩わしく感じる瞬間がありますよね。
その、ちょっとしたプチストレスから解放してくれた素晴らしいツールkintoneの魅力について、執筆します🖌

ワークスアイディ キャンスタ編集部 ぐっちゃんです！
（登場が久しぶりすぎて、ごめんなさいw）
（気づいたら、季節変わっちゃったよw）

現在の私の勤務スタイルといえば、コロナ渦で大きく変化したこともありますが、
勤務時間になるとパソコンの電源を入れて、
何かしらの情報を確認したり、
受け取ったメール文面を読んで、
社内のファイルに情報を確認しにいったり、
システムを操作したり、
ファイルに情報を書き込んだり、、、

そして勤務時間が終われば、パソコンの電源を落として家に帰ります。

とにかくパソコンの中で業務をしていることが大半なので、パソコンがなければ仕事していないのも同然だし、リモートワーク時にはネットワークが繋がっていなければメンバーに探されるかもしれないですw

では、OLさんとかオフィスワーク、デスクワーク、事務職、バックオフィスなどと表現される方の「成果」とはどんなことでしょう。

労働生産性を向上とか、付加価値を高めるとかいわれていますが、パソコン業務をしている人達の「生産」しているものは何に当たるのか。

答えは「情報」です。

私達はパソコンに電源を入れて、「情報」を生み出したり、「情報」を伝達したり、「情報」を編集したり、「情報」を確認したり、入力したり、、、

だから「情報」の品質と精度を向上させて、さらには処理するスピードを上げることで生産性が高まるということです。

前置きが長くなりましたが、このことを前提に、私が業務中にプチストレスに感じることを挙げてみます👓

第1位、自分の知りたい情報がどこにあるかわからない時。
第2位、メンバーの進捗状況が分からない時。
第3位、業務が無駄になった時。

第1位「自分の知りたい情報がどこにあるかわからない時」

仕事をしていると自分の得意な領域や、これまでの守備範囲外のものを対応しないといけない状況が訪れます。

例えばお客様に渡したい営業資料がどこにあるのかわからない。
ファイル格納先は発見したが、どれが最新かわからない。。
この商品の価格ってこれで合っているのかな？
この資料って1年前のだけど情報合ってるのかな。。。とか。

そんな迷ったときに、上司や同僚、詳しい人が隣にいれば、特にストレスに感じることはないと思います。

でも、部署が異なる人にコンタクトを取らないといけない時や、誰に聞いたら良いかもわからない時、
ましてや自分の未熟さがゆえにわからないだけなのかもしれない。と自信喪失してしまうこともあります。

ここまで書いておいて、私の性格に大きめの問題がありそうですが、先に進みましょう（笑）

誰かに何かを聞くということは、相手の時間をもらう行為なので、この資料ってどこにありますか？これは合っていますか？と確認だけするということに時間を取りたくないんです。

だから自分の時間の中で探すことで、求めていた「情報」にたどり着けるのであれば、自分で探したいと思いませんか。

でも、探しても探しても見つかんない！見つけたっぽいけど正しくなさそう...という時にとっても残念な気持ちになるし、探している最中は心の中でイライラっとしちゃいます。

仕事ではなくても、いつ、どこで落としたのかわからないものを探した経験ありますよね。
多分、通勤のバスの中だな。
多分、玄関でかばんからカギを出す時だな。
多分、あの引き出しに入れたはず。
などと、ある程度検討が付いている場合は良いですが、検討つかない探し物は時間がたくさん必要です。

第2位「メンバーの進捗状況が分からない時」

業務は一人で完結することが少なくて、必ず誰かに状況を報告しながら進めていることが多いと思います。

チームのメンバーに依頼されていた作業状況を報告したり、電話対応したことの内容を共有したり。
それが同じ組織の中ではなくても、例えば本社の管理部門の方に勤怠を報告したり、取引先の方へ在庫状況を連絡したり、協力会社へ確認してほしいことをお願いしたり。

誰かから誰かに「情報」が伝達されて、「情報」を処理して、処理したことを報告して、一連の業務が【完了】することがありますが、自分の手元から「情報」を伝達した瞬間から、状況が突然見えなくなってしまうことがあります。

依頼したことは、どこまでできているんだろう。

取り掛かり中なのか、まったくの未着手なのか、もしかして完了したのかな。お願いしたんだから、もう少し待ってみようかな。
待ってみたうえで、これから着手します！と言われたら、期限に間に合わなくなるぞ。。

こんな風に"見えない" "わからない"という状態がチームで働くメンバーにとって、非効率を招くことがあるし、大げさにいうと、信頼を失うことにもつながってしまうことがあります。

進捗をExcelで管理している方、タスク管理はスプレッドシートでしている方がいるかもしれませんが、チームのメンバー全員が認識できない場所で管理されている場合は、共有していないのと同じです。
仕事の依頼をした人も、された人もお互いに疑いを持ってしまったり、誤解が生じやすくなって、変な溝ができてしまうことがあります。

第3位「業務が無駄になった時」

自分が依頼された作業を実施して、報告をしたときに既に状況が変わっていて、やったことの作業が無駄になってしまうことないでしょうか。

先日、お客様先に持参する資料を誰も作成していないと思って、「これ、必要だよね？準備したから、どうぞ！」って渡したら、気まずそうな顔をされました。
実は既に準備していたようで、作業を重複して行っていたことが分かりました。

もちろん全員が忘れてしまっているよりは、重複しているほうが良いと捉えることもできます。

ただ、せっかく作業に費やした時間と労力のことを考えると、お互いがなんだか残念な気持ちになってしまいますね。
改善点としては、先に声を掛け合って、誰が資料を作成するか確認しておけばよかった。作業に取り掛かる前に、資料作成した？と聞いておけばよかった。

でも、もしかすると、この事象を反省して次に同じような状況になった時は、「前回重複して資料作成してしまったから、今回は私が作らなくても、○○さんが作成してくれているだろう」とお互いが譲り合って、誰も着手しない。
なんてことも起こるかもしれません。お見合い状態です。

誰が何をするか明確にしていないことが一番の問題点であることは、この事象を振り返れば明白ですが、チームで業務を進める中で、誰がやるのか全てはっきりしていなくて、グレイな業務って結構あります。

見えない・わからないを解消するkintone

どこにあるかわからない状況を、kintoneを活用して一か所にまとめることによって、何かを探す作業や誰かに連絡をとって聞くことのストレスをなくし、必要な情報・知りたい情報をすぐに見つけることができます！

あとはkintoneの中で得た情報を元に、見積書を作成したり、提案資料を工夫したり、メールを作成したり、メンバーと次のアクションについて話したり、お客様の為になるクリエイティブな作業に時間を使えることに繋がります。

情報が一つの場所にあつめることによって、あるかないかわからない場所を探す時間は削減できて、確実にチームの生産性は向上するのです。

第二位の、「他の人の状況がみえない」も、kintoneに情報をまとめることで誰がどこまで処理を進めているのが確認することができます。

全員で同じ情報を見ながら業務を遂行していけるため、タスクが残っているものや、処理が進んでいないものに気づいてフォローしてあげることも容易にできるようになります。

さらには、第三位に挙げた「業務が重複してしまう」もkintoneで解消できます！チームのメンバーとkintoneの中でコミュニケーションをとることで、着手した業務が重複してしまうリスクがなくなります。

チームのメンバー内だけでなく、現場とオフィス、取引先と自社、経理部と業務部、など視点の異なる人同士でも、kintoneでつながることができて、お互いにとって便利な運用方法に合わせたアプリ開発をすることで、業務改善にもつながります。

最後に

業務効率を上げること、生産性を向上することは、大変重要なこととして各社色んなアプローチ方法で解決しようと取り組んでいることと思います。

「情報」を生産しているオフィスワークの現場では、いかにしてメンバーと「情報」をあつめて・まとめて・つながるかがチーム力 向上のカギとなります。

是非、kintoneを活用し、チームの情報共有で業務効率を向上させましょう！

オフィスワークでのプチストレスを解消したい方は、ご相談ください♪
それでは、また！

ワークスアイディ株式会社 キャンスタ編集部 ぐっちゃん🖌