『WinActor合宿』レポート第二弾！！業務改善+シナリオ作成で最大の成果を。

効率的に組織にRPAを根付かせるための、弊社RPA導入スタートアップサービス「WinActor合宿」レポートの第二弾です！

10日間かけて「WinActor合宿」をどのように実施したのか、日を追うごとに変化していく開発担当者様の様子について、まとめました★

初めまして！
ワークスアイディ株式会社 キャンスタ編集部RPAエンジニアのヌーミンとカリミロです！
今回は初登場コンビでレポートさせて頂きます！

「WinActor合宿」レポートの第一弾はこちら▼

◆合宿の支援体制、進め方

基礎研修＋１０日間にエンジニア２名体態勢でのフォロー合宿。

今回のお客様は６部署からそれぞれ１～３名のご参加で
みなさん各自席でシナリオをそれぞれ作成して頂きます。

エンジニアは決まった時間にシナリオ作成者の席（部署）へ伺い、フォローをさせて頂くスタイルで実施しました！

現場の業務と並行してシナリオの作成されているので、進捗はみなさんそれぞれです。
合宿中は『ＲＰＡの集中月間』である事を社内全体に周知していて、エンジニアが回ってくる時間だけでも業務を離れてシナリオ作成に集中できるように、みなさんで協力し合って挑んで下さいました！

そして今回、この合宿スタイルが潜在的なシナリオ作成者を発掘することになるのです。。。
そして、予想外の展開も含めた合宿の模様をお届けします！

◆合宿10日間の変化

‐基礎研修
【基礎研修】だけはシナリオ作成者全員会議室に集まって実施しました。
初日に同じ研修を受けて、みんなで同じスタートラインに立てた感があり、これから始まる合宿に向けて士気が高まりました！

‐開発支援（初日～3日目）
基礎研修の実施から１週間空けて開発合宿がスタートしました。
今回は複数部署へ２名のエンジニアが、それぞれ２時間ずつ巡回しするスケジュールで、１日に必ず１部署２時間の支援になるように時間割を組んでいただきました！

また、エンジニアは各部署を巡回しているのでいつでも連携できるように、社内用の携帯電話をご準備下さるなど、支援体制は準備万端です！
早速時間割通りに支援フォロースタート！

我々エンジニアは２手に分かれて時間割通りにシナリオ作成者を尋ねますが、各自支援に対する期待値は様々。
・シナリオ作成前で業務手順を構想している段階の方。
・すでに構想は固まっていて、一からのシナリオ作成支援をご希望の方。
・すでにシナリオの骨組みが仕上がりつつあるものの部分的なテクニックについて知りたい方など

それぞれの場面に応じたフォローを行っていく事になりました。
支援時間以外にもみなさん業務の合間を縫って、WinActorを触って下さっていました！

‐開発支援（4日目～8日目）
みなさんそれぞれに自動化したい業務も決まり、シナリオ作成が始まり、早い方はシナリオが１本完成していました！

序盤では「ここをクリックしたい場合にどうすればよいか？」「画像マッチングで作成してみたが、他のアプローチは？」など、ノードやライブラリの使い分けや、自動記録などを組み合わせた開発方法などをレクチャーしました。

中盤に入ると、「人の動作ではここでピボットを組むけどＲＰＡで同じ事をするには？」など、応用を効かせた作成方法についての質問が多くなってきます。

習熟の初期段階では、人の操作手順と同じ順番でシナリオを構成して作る事が多いのですが、ＲＰＡで出来る事、出来そうな事が分かってくると、ＲＰＡだからこそ出来るシナリオ構成（手順）に変わってくるのです。
　
WinActorはノーコード型（ソースコードを記述せずに開発すること）と呼ばれており、コードの代わりにフローチャートを組み合わせてシナリオを作成します。

シナリオを組み替える場合は、フローチャートを入れ替えるだけなので、コツさえ掴めば作成途中や完成後にシナリオ内の手順変更をするのも簡単なのです。（※しっかりテスト実行は行いましょう！）

シナリオ作成者の習熟度合や、シナリオの開発フェーズに合わせたフォローが出来る所も合宿ならでは！

みなさんが日に日にレベルアップしていく様子が見られて、私たちも毎回感動します！！

この時点で、ひとりでシナリオ作成できる方は３本ほどのシナリオが完成していました。それでも「ここのノードの組み立て方がもっとシンプルにならないか？」など貪欲に習熟して下さってました！

‐開発支援（9日目～最終日）
合宿もあとわずかとなり感じることは、１０日間あっという間だということです。

この時期になると皆さんそれぞれ最低１本以上のシナリオが完成していて、本番データでの実行、実運用を始めている方も見受けられました。
このフェーズになると、「エラー対応」や「シナリオの管理」についてのご相談が増えてきます。
　
WinActorのシナリオ内で出来るエラーハンドリングの方法や、シナリオの実行スケジュールの組み方、他部署とのシナリオの共有方法など実際に組み込んで、本番運用開始できる状態までフォローをさせて頂きます。

◆部署を跨いだシナリオ作成

今回の合宿スタイルはみなさん自席で作成という事もあり、各部署に居るシナリオ作成しているメンバー同士の情報共有はどうするのかな？と、少し心配しながらのスタートでした。

ですが、担当者同士で率先してメーリングリストを組んだり、合宿終了後にシナリオのお披露目会を予定していたりと、全く心配不要！こちらも工夫満載でした！
　
そのおかげで後半では、別々の部署に居るシナリオ作成者同士で部署を跨いだシナリオ作成の構想のお話が飛び出しました！

今までは、Ａ部署で作成したファイルをＢ部署にメール送信していた作業を、スプレッドシートで共有してＲＰＡで作業するというもので、各部署でのRPA習熟が進んだからこそ辿り着いたシナリオ構想でした！

WinActorで出来る事が理解出来たからこそ、見直せた業務フローだと思います！

◆ＲＰＡ化に向けた業務の最適化

他にも合宿中に見直した業務フローがたくさんありました。

‐既存Excelの加工
現在使用しているExcelで処理をしようとすると、複雑なシナリオになることが想定された業務については、シナリオ作成をしやすいようにExcelの項目を見直し、RPA用にExcelを加工するようにした。

‐別の方法でのアプローチ方法を検討
Winactorのシナリオが複雑化しそうな手順は、ピボットで集計もしくはマクロを作成する方法に変更できないかと、議論する。

‐業務手順の確認と改善方法を検討
Winactorで処理するところと、手動でした方がいいところの切り分けを、業務ご担当者と話し合いをしていただき、改めて業務のすり合わせをしていただいた。

このように合宿の中では、担当者同士で業務手順の振り返りや、RPAで自動化することを前提とした業務改善を検討したり、フローを見直したり、使用するツールを変更したりと、ひとつづつ業務の最適化をすることができます。

◆思わぬ相乗効果も！

合宿の終盤には、「私もシナリオを作成してみたい！」という方が現れました！

その方は学生の頃にプログラムを勉強した事があるそうで、自分の部署で連日開発に臨んでいる合宿の様子を見て「面白そう！」と参加表明して下さったそうです！！
先に習熟していた方からのフォローもあって、シナリオ作成者として取り組みに参加して下さることになりました。
　
確実にじわじわ周りを巻き込んでいく様子に、私たちもわくわくしました！
思わぬ相乗効果でした！

●合宿メリット

・WinActorの習熟度に合わせたフォローが受けられて習熟が早い！
・イベント的に取り組めて、シナリオ作成に集中できる！
　業務と並行する場合も、会社全体の取り組みとして理解を得やすい。
・シナリオの作成～本番運用まで、フェーズごとに異なる問題発生時にもエンジニアにすぐ相談できる！

●合宿を終えて

今回の合宿を実施した企業様では、WinActorのシナリオ作成者をまだまだ増やす予定があると伺いました！
これからは合宿参加者が軸となって、それぞれの部署でWinActorの習熟を促進していくそうで、今後も継続してご支援させて頂きます！

WinActorを早く習得して活用し、社内で浸透させていくには魅力満載の合宿プラン★是非ご検討いただけますと幸いです！