創業50年の総合商社でRPA導入したら、これまでの業務手順やデータを見直す"きっかけ"になった
今回は、コロナ禍にオペレーションの安定稼働を目指し、RPAの導入活用に取り組んだ、ペットの総合卸商社のラブリー・ペット商事株式会社にインタビューを実施致しました。
情勢も大きく変化する渦中にRPAを導入した理由と、導入から時間が経過し、業務や人はどのように変化したのか、主にRPAに携わっている2名にお話しを伺いました。（インタビュアー▶ワークスアイディ 奥西佑太）
ラブリー・ペット商事株式会社（http://www.lovelypet.co.jp/）
取締役 N.B.D事業本部長 加波 大樹さん（写真左）
NBD事業本部 Eコマース課 主任 平田 真之さん（写真右）
━━━それぞれの「RPA」に対する最初の印象を教えてください
◆加波さん
当初、展示会に行った際に話題になっているのは"AI化"や"自動化"でした。
興味はありましたが、全体のAI化や自動化はちょっとハードル高いなという印象でした。
その中で、「RPA」という文言を掲げているのを目にしたのが最初でした。「RPA」は業務の中でも、特にルーチン業務を自動化するということだったので、どこまで自社のルーチン業務にRPAがマッチするのかな…という部分が正直見えていなかったです。
◇平田さん
「RPA」について色々な説明とかは聞いたりしていて、やっぱりどこも自分たちで作っていくっていうのがRPAのソフトとのことだったので、自分たちでプログラムを構築していくのは、なかなか難しいんじゃないかっていうのが一番最初の印象でしたね。
とにかく小さくやってみて、徐々に浸透させていく
━━━RPA導入した当時は、どんな様子だったのでしょうか
◆加波さん
打ち合わせの中で相談したり、説明を受けて、効果ができることは分かったので、まずはスタートしてみて、余程当社にとってコスト高とか、十分な効果を発揮できないようならやめとこうと思っていました。
全社展開する前に、まずは自部門で使ってみて、広げていこうという道筋がたっていたので、まだ導入はしやすかったと思います。
◇平田さん
導入時に各部署RPA化できそうな業務を、リストアップしてみてもらった際には、なかなか明確なものが上がってこなかったけど、本当にここ最近、2部署から「RPAやってみたいんだけど、実際こういう業務は自動化できるの？」と問い合わせがありました。
自動化しているパソコンを、オフィスの皆さんが通るところで動かしているので、効率化されているのを見たら、やっぱりやりたいな、これだけ短縮できるんやったらと、社内で少しずつ浸透してきているのかな、と感じます。
導入目的は、削減要素だけでなく向上施策も
━━━導入企業だからこそいえる"導入効果"とは
◆加波さん
やっぱりどうしても従業員の数は限られていますので、一人あたりの生産性をあげることで、ルーチン業務に携わる時間を少なくするかというのが一番命題かなってところがあったので、まず取り掛かったのが、ルーチン業務のRPA化です。
ルーチン業務が圧縮された分、他の生産性のある仕事につけることもできます。実際に最近もあったんですけど、業務を担当している人が長期休暇を取得する場合に、属人的にならず他の人でも対応することができたという効果もあって、それは自動化してて良かったとは思いましたね。
◇平田さん
最初にRPA化した業務が、とてもマニアックな業務で、簡単にいうとデータを"マッチング"させる作業でした。人に作業してもらうと、毎日数時間必要な作業で、かなりボリュームの大きな業務でしたね。
◆加波さん
自動化していなかったとしても、なんとかしていたとは思いますが、他の人の作業が遅くなるとか、その日のうちにやらなければならないお客様への情報開示が一日遅れるとか、そういう現象にはなっていたかな。
さらにRPA化できたことによって、その際提供する件数も増やしたりしていて、自動化できて業務効率が向上した先に、自社サービスの提供の幅が広げられるというメリットも実感しています。
社内で改善意識が芽生える取り組みに
━━━思っていた以上の不意打ちの効果もありますか
◇平田さん
もし新しい取引先が増えても、エクセルを加えるだけで、どんどんどんどん横につくれるように構築したので、どれだけ増えても減っても自社内で改修と運用ができることもRPAの良いところです。
エクセルを扱う業務が多いので、作業中RPAに携わってる人たちからは、"これRPA化できるんじゃない？"っていう言葉は度々出てくるようになったので、RPAを活用して業務効率を良くしようとする意識が芽生えてきてるかなと思いますね。
あと、RPA活用で大事なことでもあり、苦労しているところですが、「この業務内容だとRPA化する手前で簡素化できたんじゃないの？」とか「これって実はこっちと同じやり方でいけたんじゃないの？」みたいなことで、やっぱり業務手順がまだまだ確立されていないことが多いのかなって感じています。
こういう機会がなければ手作業で時間をかけて続けていただろう作業が、RPA化することをきっかけに、一回業務に戻って実際のフォーマットを整えてもらうとか…マスタデータを作成したり、データ整理するとか、業務の見直しが始まっているのかなって思います。
◆加波さん
どうしても歴史が長い会社ではあるので、元々日頃やってる業務のマニュアルは基本的に更新されていないんですよね。
作ろうとはしてるんですけど…これが正しいよっていうのはみんなが独自に作り上げているものがあるので、もしかしたら人によって最初同じやけど、違う内容でやってるかもしれない。
だからRPAの活用と、業務の見直しも合わせて取り組めていて、良い機会かもしれないですね。
開発支援は、共に「業務」を見直し、改め、自動化する
◆加波さん
ワークスアイディの林さんに支援に来てもらった時も、今散乱しているデータを一つにまとめるところからスタートしたので、ちょっとお手間はかけさせてもらいました。
◇平田さん
本当に支援で来ていただいた林さんがすごくわかりやすくて、当社に揃ってないものを何とか駆使しながら一緒に作っていただいたのが一番良かったです。質問した時に返ってくる答えが的確なので、全然全く知識はないですけど、作れているのはそういう部分だなと思うので助かります。
━━━ありがとうございます。林はRPAで自動化するだけではなく、その周辺にある業務までどうやって考えて設計すれば運用面も考慮した設計が得意なんです。ありがとうございます（2回目w）
定型業務から非定型業務へ
━━━これから、RPAに期待したいこと
◆加波さん
まず一番驚いたのは、視覚的にみて面白い。RPAってなんやってわからない世代の人にも、動いている画面を実際に目で見たらすごいなっていうのは伝わる。勝手に出来上がったものが出てくるよりも、動いているそのプロセスの部分が見えるので、そこが逆によかったと思います。
◇平田さん
業務の見直しもセットで取り組めるところや、RPAはエクセルの業務が得意で、そのためのものだと理解していたんですけど、Webを操作できたり、エクセルからPDFにして保存していくとか、複数のソフトを横断して自動化できてたり...
あぁ！こんなこともできるのか！と、実現できることの幅が広いなと感じています。
◆加波さん
実際に作って動かしてみると、よくエラーで止まっていて、その原因は画面のちょっとした違いとかだったこともありました。
そこに対しての柔軟性とかを自動学習していくような機能が備われば、より一層人間の考えに近づいて便利になると思います。
◇平田さん
Webサイトやシステムの操作を自動化しようとすると、サイトを更新したり、動きがいつもと違う表示になると、フォント・大きさが違うっていうエラーに引っかかることが多かったので…
最初それで止まると思っていなくて、何で止まったのか全く分からなくて困りました…
本当にAIっていうか学習の部分があれば、ちょっとした変化には柔軟に対応できるようになることを期待したいですね。
新たな未来へ、ひとつづつ、確実に
━━━今後のIT展開はどのように考えられていますか
◆加波さん
ちょうど9月から新たに社長も就任されて、全社的にDXとか、新しい取り組みは、推進していかなければならないという意識は、一層高まってきています。
会社として効率化やデジタル化は、営業まわりのところでは比較的効率化が進められやすくて、バックオフィス側はなかなかIT導入が遅れていましたが、少しずつITを浸透させて全体的に進めていく予定です。
帳簿の電子化としてOCR導入検討、ここ数年で紙の報告書だったものをワークフローを活用したり、どんどん電子化をして継続的に進めていく必要があります。
━━━引き続き、電子化や業務の見直し・業務自動化やデータ利活用でサポートさせて頂きます。本日は貴重な機会をありがとう御座いました。
企業紹介
ラブリー・ペット商事株式会社（http://www.lovelypet.co.jp/）
愛するペットとのより良いと充実したライフスタイルのために、
ラブリー・ペットは、これからも 優しさあふれる商品を皆様にご提供し、
愛しいペットと過ごすことの幸せを 感じられるような社会づくりをめざしていきます。
ペット用品卸売り・仕入れ専門サイト▶「PETポチッと」（https://www.petpochitto.com/）
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【 導入・サービス支援に関するお問い合わせ 】
ワークスアイディ株式会社 DX事業推進本部
business_design@worksid.co.jp
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