【エンジニアのひとりごと】#49 コミュニケーションの勘所

2025年1月16日 12:00

こんにちは✨
ワークスアイディ株式会社キャンスタ編集部
RPAエンジニアの、りっさんです。

ITに関連する話題や、支援で訪問するお客様先で思うことをつらつらと、
ひとりごと的に行なう49回目。
今回のひとりごとは、「コミュニケーションの勘所」です。

ことプライベートに関しては得意ではありませんが、業務に関してはポイントを押さえておけば苦手でもある程度はカバーできると思います。
そんな、業務上のコミュニケーションで気を付けている個人的ポイントを記載してみました。

１．「お困りポイント」への共感

おそらくこれがスタートラインかと思いますが、「お困りポイント」に共感することが大事です。

業務でも普段でも、何気ない会話において何かしらの「お困りポイント」は存在します。
会話で「何かしら手間がかかる、あるいは面倒なこと」、「○○なら良いのに、という願望」がそれにあたります。

これらをキャッチアップするためにアンテナを張っておく必要はありますが、これを受けて「お困りポイントへの共感」を例示していきます。

例えば、「チャットで作業内容をやり取りする際、ちょっと別件で対応していたら、すっかり忘れていてブラウザを閉じて消えてしまった」ということがあったとします。…個人的にもたまにあります（笑）

この場合、「気付いた時に入力している途中で別件が入ると、そっちに気を取られて忘れちゃって閉じて凹んでしまいますよね」といったように、相手の話から自身の体験談を交えて（共感を示す）、「あるある」話をします。

ここからは例えば、「消えてしまった内容を思い出して入力すると、消えてしまった気分が乗らない状態ということもあり、ついシンプルで最低限の内容になってしまう」といった展開が予想できます。

ここでも「長文であるほど凹んで立ち直れないですよね」といったフォローをしつつ、「あるあるの共感」から「寄り添う」フェーズに進めます。

雑談であればこのまま終わっても構いませんが、「つい何度も同じことをしてしまう」であったり、「クセで同じようなことをしてしまう」場合は、単なる「あるある」共感だけでなく、もう少し突っ込んで「期待値を超える対策」を共有してみることが重要です。

「期待値を超える対策」も、軽いものから目から鱗のようなものまで幅はありますが、相手が普段していることを踏まえて、その行動を〇〇すると改善できる、といった、自身の経験則から相手の期待値をちょっとでも超えられそうな経験談を共有します。

上記例であれば、「句読点ごと、2～3分ごと等、一定間隔で文章を全コピーしおく」といったことから、「直接入力するのではなく、メモ帳や付箋ツール等の別媒体で下書きを作って完成後、コピペして投稿、送信する」等、いくつかの対策は存在します。

意外とちょっと面倒なことを省略すると、もっと面倒な事態に陥ることが多いので、ちょっとの面倒を取るだけでも対策になります。

ありきたりなものでも良いですが、お互いに嬉しい気持ちになる「ちょっとした期待値を超えること」を意識したいですね。

事前に用意しておくストックという内容ばかりではないので、何から何までは難しいかもしれませんが、少しずつストックをためておくことで、少しずつはレベルアップできるハズ、そんな今日、この頃です。

以上、キャンスタ編集部 RPAエンジニアりっさんでした！

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