#66学校DXの具体策6 クラウド活用
今や情報共有に欠かせない共有ドライブ
○タイムフリー
○プレイスレス
○アクセスフリー
いつでも、どこからでも、どの端末でも
しかしながら、扱う端末、OS、
それに各市町村のセキュリティ設定等により、
扱いが苦手な職員は、次の共有設定で心が折れることがある。
年度更新、職員の転出入に伴う作業
忙しい最中に短時間でスムーズに共有設定を進めたい
そこで、設定マニュアルを作成
Microsoft onedriveでの共有設定手順
0 事前の設定
学校代表アカウントを取得。 ※個人のアカウントだといずれ消えてしまう
そこに共有フォルダ「OneDrive 〇〇学校名」を作成。
共有ユーザーに、職員、転入職員を追加（ICT担当）
１ タブレット端末のOneDrive共有を設定する
（１）Microsoft Edgeを開き、オンライン上でOneDriveを共有する
① OneDriveにログイン Microsoftアカウント＋パスワード ※セキュリティアプリはスキップ
② 左のサイドバー＞「共有」 選択 ⇒「OneDrive 〇〇学校名」フォルダが表示される
③ 共有フォルダを選択⇒右クリック「自分のファイルにショートカットを作成する」を選択
④ 左のサイドバー＞「自分のファイル」 選択 ⇒共有フォルダのショートカットが表示される
⑤ 共有フォルダ をお気に入り登録すると、その後「お気に入りバー」に表示されて便利
（２）タブレット端末のアプリOneDriveを設定する
⑥ アプリOneDriveにログイン ⇒「OneDrive」フォルダが開く
⑦ 共有フォルダが表示される（オンライン上で設定済みのため）
⑧ 共有フォルダのショートカットをデスクトップに作成する
２ 校務用PCのOneDrive共有を設定する
① １のタブレット端末と同様に、Edgeを開き、OneDriveにログインする (左上の９点リーダ選択)
② タブレットで設定できているので、
左のサイドバー「自分のファイル」にも、共有フォルダが表示される
③ 上記を確認後、次にPCのアプリOnedriveを開き、ログイン 「OneDrive」が開く
④ 共有フォルダが表示されればOK
⑤ 端末と同様に、共有フォルダのショートカットをデスクトップに作成する
以上で、タブレット端末、校務用PCのOneDrive共有設定は終了
学校アカウントの場合、クラウドの容量上限が大きい。無制限や1000GB
共有には、開きやすいよう基本的にはPDFファイルを入れる。
ものによっては、編集できるファイルもOKとする。
※ さらに1つ加えると
保護者配布、配信用フォルダを作ることで、
配信文書をメール等への添付ではなく、
PDFファイルのURLリンクを配信して閲覧とすることができる。
ファイルの変更や更新の時に、元データを差し替えるだけよく、再配信の必要がなくなり便利。