【経営者向け】どんなAIが最適？30秒でメール返信をする方法
こんにちは！高橋です！
日々の業務の中で、メール対応は避けられないタスクの一つです。しかし、多忙な経営者にとって、膨大なメール対応が業務の大部分を占めてしまうこともありますよね。
今回は、GPTsを活用し、30秒で効率的にメール返信を行う具体的な方法を解説します。実務の中で使えるこの方法を取り入れることで、他の重要な業務に集中する時間を確保できるようになります。
メール対応の課題
経営者は、部下や取引先からのメールやChatを日々受け取る中で、内容がシンプルであっても少し考えてしまうような返信が必要なケースが多々あります。例えば、毎日10通のメールやChatに1通あたり3分を費やすと、1日30分もこの対応に取られてしまいます。この時間を短縮できれば、他の重要な業務にもっと多くの時間を割けるでしょう。
GPTsを活用した効率的なメール返信方法
ステップ1: メール本文をコピー
まず、返信が必要なメールやChatの本文をコピーします。相手からの重要なポイントや質問が含まれている部分を抜き出しましょう。
ステップ2: GPTsにプロンプトを入力
次に、GPTsにプロンプトを入力します。
例えば、
• 例: 「取引先からの提案を丁寧にお断りする返信文を作成してください。」
このように、返信内容（承諾、断り、日程調整など）と相手の立場（部下、取引先、上司など）を明確に指示すると、最適な返信が生成されます。
ステップ3: 生成された返信を確認
GPTsが生成した返信を確認し、必要に応じて微調整します。たった数秒で、プロフェッショナルな返信が完成するはずです。
GPTs活用のメリット
• 時間の大幅な短縮: メールやChatの返信にかける時間を劇的に削減できます。
• 多様なシチュエーションに対応: 承諾、感謝、断りなど、さまざまなシーンに合った返信が即座に作成可能です。
• プロフェッショナルな印象: 相手の立場に応じた丁寧かつ適切な返信文を簡単に作成できます。
メール例と出力結果
おわりに
GPTsを使えば、メール対応もスピーディに片付けることができます。これにより、戦略的な業務に集中する時間が確保できるでしょう。ぜひ、GPTsを活用して、日々の業務効率を向上させてください。
3分解説動画（限定公開） https://youtu.be/gv58xkRjsVQ
最後までお読みいただきありがとうございました。
高橋祐太
■今回使用したGPTs