職場内のコミュニケーション

働く女性のお悩み相談

ご相談をいただきました

最近、クローズドな場で定期的にお悩み相談会をしています。
今日は、その中でいただいたご相談をご紹介します。

【ご相談】仕事の進捗確認について

①上司への仕事の進捗報告はどのようにするべきでしょうか？
上司はいつも忙しそうで、あまりこまめに進捗を伝えても迷惑ではないかと思ってしまいます。
②自分が上司の立場の場合、部下の進捗確認はどのくらいの頻度で行うべきでしょうか？放置しておくとあとで取り返しがつかなくなりそうで心配です…。

まず1つめの上司への仕事の進捗報告は、「2割・8割・最終」を基本形にすることをお勧めします。
たとえば資料作成を行う場合、いきなりスライドを作り出すのではなく、骨子を作ったら一度上司に共有しましょう。
この段階が、全体の完成度に対して2割くらいだと思います。
ここでもし方針転換が生じたとしても、失う時間的コストは少ないはずです。

次にざっくりとスライドを作成します。
まだ色・サイズなどは整っていなくて構いません。
全体が大まかに出来上がったら、再度上司に見せましょう。
ここが8割の段階と考えています。ページの追加・削除やデータ追加はこのときに行います。

最後に全体を仕上げて最終確認を行います。
新入社員であれば別ですが、それなりにビジネススキルがある方であればこのくらいで通常は問題ありません。
あとは上司の性格で個人差があるので、反応をみながら回数を調整してみてください。

2つめの部下の仕事の進捗確認については、部下の年次やスキルによって大きく異なります。
その部下がまだ新人なら、4,5回に分けて細かく見てあげたほうが良いです。進捗度合いで区切るのが難しい場合は、終業前に毎日5分~10分の確認の場を設けるなど時間で区切っても良いと思います。
部下にある程度スキルがあって任せておけるなら、先述の3回チェックくらいで大丈夫です。
部下が自走できるようになるためにも、必要以上に細かく管理するのは控えましょう。