タスク管理をTodoistにしてみた

今までタスク管理サービスとしてはTrelloを使っていました。退職を機にもう少し真面目にタスク管理するにあたって色々調べ、試した結果、Todoistを使うことにしました。が、ちょっとまた揺らいでいます。

Trelloではいけなかったのか

今までもTrelloというサービスを使ってました。これ無料の範囲でもメモを書き足したり、ファイルを添付できたりと、結構、色々使えます。正直、これで良いかなと思ってました。

ただ、Googleカレンダとの連携が弱い。カレンダにタスクを載せて一元管理したいと思ったのです。Trelloでもカレンダーを連携することはできるのですが、Trello側を変更してもすぐに反映されません。

タスク管理サービスを流浪

ネットで調べて、いくつかサービスを見つけました。とりあえず、その中からAsanaとTodoistを試してみることにしました。

まずAsanaです。かなり高機能です。無料の範囲でコメントなども入れることができます。期日のみ管理するサービスが多い中、開始日も管理できました。もちろん、Googleカレンダとも連携できます。できるのですが、こちらもやはり反映にタイムラグがありました。

次にTodoistです。現在、有料プランのトライアル中です。無料の範囲ではコメントなど入れられないし、ラベルも使えないのが難点ですが、有料プランが他サービスより安いです。何より嬉しいのはGoogleカレンダーとの連携がほぼリアルタイムでした。

とりあえずTodoistをトライアル

という訳で、いくつかのツールで同じようにタスクを登録して使ってみました。それで1週間くらい使った上で、Todoistに絞ってさらにトライアルを続けてみました。

流れとしては以下の様になります。

・月曜午前に1週間分のスケジュールをざっとタスクベースで立ててタスク登録、スケジュール設定のタスクも毎週月曜の繰り返しタスクとして登録
・火〜金曜はその日の分のリスケやスケジュールの組み直しを火〜金曜の繰り返しタスクとして登録、毎日見直す
・大きなタスクはサブタスクに分解。個々のサブタスクに期日を設定。親タスクは子タスクをまとめるためのものとして、期日は設定しない
・Todoistにはプロジェクト（無料機能）とラベル（有料機能）がある。プロジェクトは特に大きな固まりを設定したい時だけで、基本的にはラベルを利用。

プロジェクトとラベルですが、基本的にはラベルをメインにしました。例えば、noteに各ネタを書いたタスクはnoteラベルを付け、コンビニのくじや各種のクーポンの期限はクーポンラベル、といった感じでいくつかのラベルを作りました。また、上に書いたような月曜のスケジュール設定、火〜金曜のリスケは習慣化ラベルをつけています。ラベルをカテゴリ分けに使っています。

色々とタスク管理の仕方についてのブログとか見てますと、やはり期日を設定してスケジュールに落とすのが大事という話があちこちで出てきます。
もちろん、毎日、毎日同じタスクがリスケリスケで延期されていくのでは意味がありません。現役時代、当然、会社でもタスク管理しますが、正直、スケジュール管理できないメンバが多くて破綻するのが分かっていたのであまりスケジュールを追い込まなかったのですが、やはり、それはまずかったと今は反省しています。でも、できない、やらない、やる気もないメンバーにどうやらすかというジレンマもあり。できないものはできないのでやるだけ無駄なので難しいです。

とりあえず、Todoistで行こうと思いつつ、最後の迷いが…

3月末くらいから1ヶ月近く試して、Todoistで行けそうだと思いつつ、いくつか迷いがあります。

1つは、管理の仕方の問題。今が4月として、5月中にやらなければいけないタスクがあった場合、どうTodoistでタスク化するか。
期日としては5/31なのでそこを期日とするのが自然な考えです。パッとできるものであればそれでも良いですが、ある程度日数を要するものはどうするか。複雑なものであれば、サブタスクに分割して、個々のタスクは1〜2日に収める様にするのが良いと思います。が、そこまで複雑じゃない、やるだけなら1日で終わる様なものであれば、月末期限じゃ忘れそうというのもあります。
一つの解決策としては、5/1を当座の期日を設定し、上述の習慣化タスクで適宜見直していくというものがあります。ただ、ダラダラとリスケを繰り返しているようで、少々もやっとする部分もあります。最終最後の締め切りはコメントなどで記載します。リスケしすぎて期日を超過しないように気をつける必要があります。
その一つの改善案としては、親子にして親に最終期日を設定して、子は適宜リスケするというやり方は考えられます。子だけ見ると最終期日が分かりにくいですが、親があることは少し見れば分かるし、そこからすぐに親タスクに飛べます。親に飛んで、そこで見えているサブタスクのリスケをすれば、超過の心配も減るでしょう。

もう一つはサービスの話です。所謂タスク管理ツールを調べてAsanaとTodoist、そしてTorelloを調べてみましたが、そう言えばMicrosoftにもToDo（旧Planner）がありました。現役時代に少し使ったことがあります。
Todoistを使い続ける場合、有償版が前提になりますが、Microsoft ToDoは無料です。まあ、有料と言っても月448円（一年分一括で月あたり338円）なのですが。
とは言え、最近気づいてしまいました。また、あれだけこだわったカレンダとの連携ですが、結局、カレンダはカレンダ、タスクはタスクとして見たほうがわかりやすいという、あのこだわりはなんだったんだという心理に今はなっていて、ここまで試したのにTodoistへのこだわりが薄れているところもあります。

まとめ

タスク管理のやり方についてはある程度固まったと思っています。もちろん、今後も続けていて改善するべきところがあれば改善します。
ただ、どのサービスを使うのかというところで迷いが出てきているので、ここはもう少し考えてみます。Microsoft ToDoも使ってみるつもりです。