オンラインイベントにおける控室対応の重要性

2021年2月17日に開催された「Govtech Conference Japan #5」（経済産業省主催）。このイベントの運営・配信に関わるノウハウを共有するシリーズの1本目です。

イベント当日から特に配信機材周りを中心としたノウハウを教えて欲しいというリクエストを多数いただいていました。ですが、まずは機材のことよりも、オンラインイベント成功に最も重要であるにもかかわらず最も地味な役割について書こうと思います。

大きなイベントには講師対応という、事前から当日まで、段取りやテクニカル上の諸注意をご案内する専門の役割があります。忘れがちですが、オンラインイベント（配信）でもこの仕事は非常に重要です。

例えば今回のようにZoomを使って講演をする場合、当日本番直前に登壇者の接続確認（カメラやマイク、通信環境のチェック）やセッションの段取りなどについて説明をしたいわけですが、複数のセッションが続く場合、同一のZoomURLでは本番進行中に次の登壇者と話をすることはできません。

Govtech Conference Japan #5では、Zoomに接続したPCの映像と音声をハードウェアでキャプチャしてYouTubeなどに配信しています。最初に控室でZoomを立ち上げ事前打ち合わせを行い、本番のPCはセッションが始まる前のインターバルの時間でそのURLアクセス（切り替え）、登壇者にはそのままそのZoomで待機してもらい、本番用Zoom端末からのアクセスが完了するとセッションがスタート。セッションが終了次第速やかに本番機は次のミーティングにアクセスする、以下同。という流れを採用しました。

当然ながらセッションが1つのみの場合、Zoomミーティングであれば「待機室」、Zoomウェビナーであれば「実践セッション」を有効にするだけで済みますし、全体の開演前に全登壇者を入ってもらうこともイベントによっては可能ではありますが、多忙な中出演してもらう今回の登壇者には無理なお願いですし、マイクやカメラの管理も難しくなります（関係ない登壇者が誤ってマイクやカメラをONにしてしまうと、本番の表示や音声に影響を及ぼす）。

今回はセッションの数や登壇者のアクセス時間に合わせ4つのZoomミーティングURLを用意しました。それぞれのZoomミーティングに重なる時間帯があるため、Zoom控室担当者は3台のPCにセットされた3つのZoom有料アカウントを行き来して対応しました。これに加え、登壇者にトラブルが発生した際にSlackやメッセンジャーで連絡を取るもう一台のPCも用意しています。

Zoom控室のタイムテーブルと指示内容はスプレッドシートで管理しました。https://docs.google.com/spreadsheets/d/1zmjIwC-Hd87CkdztrsqFLE7pwPg6O0k-aRF4sVLUhu4/edit?usp=sharing

そして、控室での確認事項をまとめたドキュメント。（2シート目）https://docs.google.com/spreadsheets/d/1zmjIwC-Hd87CkdztrsqFLE7pwPg6O0k-aRF4sVLUhu4/edit#gid=399184366

本番以外に、裏でもこのような準備をして、最適な環境で登壇してもらえるよう私たちは努めています。このポジションは、講演者対応に精通しているだけでなく、Zoomの技術的な側面の理解も求められます。しかしながら職種としてイベント会社や配信会社に存在していない新しい業務であるため、弊社も既存のイベント講師対応のプロをデジタル化対応させ、この地味ながらも重要な仕事を担ってもらっています。

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