アナログからの脱却を目指す！X世代のゆる～いデジタル化。LINE Botでデータ抽出。
1. 自己紹介
紙、印鑑、手作業に埋もれているX世代のサラリーマンです。
デジタル化、システム化といわれて久しくなりますが、私のようにアナログに埋もれて業務をしている方もまだまだ多いと思います。
また、最近は、デジタル人材、システム開発人材不足で、システム化できるにもかかわらず、手作業のまま放置されている業務も多いのではないでしょうか？
2. 業務の効率化へ取り組む
「君の業務は、システムで効率化できるね。」と言われ続けて、5年が過ぎましたが、手作業のまま・・・
会社の基幹業務ではないため、費用対効果を考えると後回しにされがちな事務処理業務です。
仕方ないと思いつつ、悶々とアナログ作業を続けていました。
そういった状況のなか、開発者知識がなくても効率化できるデジタルを活用したノーコードでのアプリ開発や、RPAツールなどを知り、ならば、「自分で作ってしまえ！」と取り組み始めた次第です。
3. 業務内容
ある一定期間の商品仕入れ金額に応じて、購入代金の一部を返金していただくという割り戻し契約。この契約に基づき、毎月契約先に返金金額を報告していただく「割り戻し金計算確認書」を提出していだいています。
私は、この「割り戻し金計算確認書」の報告内容をチェックした上で、金額を集計し、会社の利益として計上する業務をしています。
こんな書式のものです。
契約数は、約1,000契約／月。対象契約先は、約300社／月。
つまり、契約先は、平均3～4枚。多いところでは、10枚以上、この「割り戻し計算確認書」の提出が必要な場合があります。また、契約期間もバラバラで、今月はどの契約が提出必要なのか把握しづらいです。
そのため、契約先には、提出漏れがないように対象の契約データを手作業で抽出し、メールで連絡しています。
4. まずは、業務の一部を効率化
会社の利益となるものなので、契約したものは、漏れなく計算しなければなりません。ですので、契約先に提出が必要な契約の「割り戻し金計算確認書」の提出依頼メールをしています。これが、1社ごとにデータを抽出し、1社ごと手作業でメールしています。
1,000のデータを300社に振り分けて「提出してください」とメールする作業を効率化していきたいところですが、まずは、LINE Botでデータを抽出するところまで作成しました。
詳細は、こちらから
5. パートさんのご意見
ともに紙と手作業に追われているパートさんに、
「こんなツールを使い業務の効率化をしていきたいので、ご意見や要望などいただけると嬉しいです」
と伺いました。すると、なんとたくさん頂けました。
要望
①取引先が「割戻金計算確認書」を作成しているとき、誤入力したらエラーができる仕組み。（消費税・計算対象期間等）
②「割り戻し計算確認書」の入力内容に間違いがないか、自動でチェックする仕組み
③期日までに未提出の場合は、再連絡を自動でメールが送信される仕組み。
④入力が手入力ではなくPDFの「割戻金計算確認書」から自動入力される仕組み。
⑤「割り戻し計算確認書」を紙ではなくパソコン上で終了する仕組み。
（ファイル保管の時間も短縮できる為）
⑥契約書作成、及び契約内容の登録を契約期間開始前に必ず行うための自動でチェックする仕組み
（未契約の検索・取引先からの問い合わせが多いため）
など、など・・・
要望ばかりでした・・・申し訳ありません。
「とにかくデジタルでも何でもいいから、手作業を減らしてくれ！」
と悲痛な叫びに感じました。頑張ります。
6. 今後の取り組み
1,000のデータを300社に振り分けて、自動でメール配信していきたいです。契約も随時締結されるため、いつでも最新データが取得できる仕組みを作り、効率化だけでなく、正しい会社の数値に近づけていきたいと思います。