GASを使ってペーパレスなFAX環境を作ろう

医療業界あるあるなのですが、DX（デジタルトランスフォーメーション：テクノロジーにより産業構造を変化させること）とは程遠い業界でノーITといえるような環境も少なくありません。

そんな中で、FAXの自動化お話をします。

相手を変えずに自分が変わる

まずは、なにか変革を進めるときに大事な話なのですが、相手や周囲の変化を期待して変革の計画を立てることは良策ではありません。

自分以外が変わるというのは、自分ではどうしようもできないからです。仮に自分の思い通りに変わったとしても、それは続かない可能性もありますし、不安定要素でしかありません。変化できる者が生き残ると言われる所以はここにあって、これを前提で理解しておくとDXを含めた変革はし易いです。

なので、表面上（相手との接点があるところ）のやり取りは変化せずに、こちら側が変化していく方法で考えていきましょう！

FAXをGASの力でDXしよう

前述のとおり、相手側にFAXをやめてもらうことを考えずに、FAXを送るまでを変革して言う方法を考えていきましょう。

FAXを取り巻くITサービスはいくつもあります。その中でも、今回は有名なオンラインFAXのeFAXを組み込んだスキームを作っていきたいと思います。

まず、eFAXでどのようにFAX送信を使うかというと、決められたルールにそってメールを送信することで、相手にFAXができるというものです。

詳しい送信方法は、公式HPより確認できます。

過去の記事：GASでメールを自動作成するでご紹介した通り、メールの送信操作まで自動化に取り込むことができます。さらに、決められたルールでメールが送られるまでGASで仕上げていくとボタン一つでFAXが送信できる状態になります！

変化するイメージはこんな感じ。旧FAX体制だと、一連の流れの中で紙を取り出したりFAX機の操作だったりと属人的作業があります。そういった、人員コストや、工程進捗の障害になる可能性はボディーブローのように業務効率や成果を圧迫しますのでトコトン削りましょう！

eFAXを使って、特に気を付けることは3つあります

①　カバーページのコントロール

②　メール添付する際の形式（PDFがベスト）

③　事前準備（マスタ管理）

①　カバーページのコントロール

eFAXは標準でカバーページ（表紙）が付きます。これをそのまま使用するのもいいのですが、カバーページ1枚を添付するのもコストが両方にかかりますので、できれば送りたくありません。また、カバーページを使用するかしないかを選択する工程もコストと考えると、カバーページは使用しない１択でいいのではないかと思います。

説明にもある通り、メール作成時の本文が{nocoverpage}となるようにしてあげればOKです。

②　メール添付する際の形式（PDFがベスト）

公式にはPDF以外のファイルでも送れるようなことが書いてありますが、実際に試したところ送信ができないなど不安定でした。PDFについてはそういったことが1度もありませんでしたので、PDFで送れるようにすることが一番いいと考えられます。

③　事前準備（マスタ管理）

これは、今回のシステム構築に限ったことではないのですが、FAX機を実際に操作するときにアドレス帳を使用することがあると思います。

よく、FAXを送信する先のFAX番号を登録して、いつでも使えるようにしておく機能です。今回ご紹介する方法では、スプレドシートなどにマスタ管理としてアドレス帳を作成しておく方法を使います。

こういったシステムを作る時にはデータベースの利用は必須といえる考え方になります。EXCELの関数の登竜門"Vlookup"プログラミングが楽しくなる人が取り組む関数という投稿で触れていますので参考にしてくださいね。

では、次の記事：GASを使ってペーパレスなFAX環境を作ろう その②で、実際のコードを書いていきましょう！