チャットツールでのよりよいチャンネル設計とリアクションの重要性
SlackやDiscordなどを使ったテキストコミュニケーションは以前にも増して利用頻度が高まっていると思います。
でもこれらの使い方がメールと同じだったり掲示板と同じだと、本来ツールが持っているポテンシャルを発揮できず非常にもったいない。
もし以下のような症状があれば改善できる可能性があります。
・チャンネルが縦割り(組織やグループ)しかない
・返信してくれないと相手が“読んだ“、”見た” ことがわからない
使っているうちに徐々に改善されていくことではありますが、最初からいい感じになっているとさらに良いですよね。
今回はこの2点について話していきたいと思います。
チャンネルはテーマ（話の文脈）ごとに切ってみる
さて最初にチャンネルを分けるとしたら・・・”◯◯チーム”だったりしませんか？(組織で割るイメージ)
会話するツールにおいて、人でグルーピングするパターンは多いと思いますが、一つのチャンネルにさまざまな話題が入り乱れて全員が読むべきなのかわからなくなる場合があります。
このままにしておくと、読み飛ばし/未読残し/ミュート・・と徐々にそのチャンネルを見ることも減っていきます。
(みんなもいる手前、退室はできなかったりする)
雑談やメンバーへの連絡用途として機能させるには必要なのでチームや組織単位のチャンネルはあると便利。 ただし、使い方を気をつけないと気づいたらメンションつけないと誰も反応してくれなくなっていた・・なんてことになりかねません。
上手にチャンネルを活用していくなら、会話のテーマを起点にチャンネルを切り出すのが得策です。
◯◯仕様の話、設計議論、△△について・・など
テーマが決まればそこに参加する人も自分で参加するべきか判断できます。 チャンネルの中の会話密度が非常に高くなるのでのちの検索性も高く、聞かなくていい人を巻き添えにすることもなく、メンションの必要もなくなります。
＊Slackはチャンネル単位に招待制なのでちょっと煩雑、↑の使い方ならDiscordのほうが使いやすかったりします
チャンネルが膨大になる可能性はありますが、そもそも会話なので、終わったら消していくという運用もありです。 （ナレッジとして使うにはチャットツール自体が少々不向きなのでそこは別途検討が必要です）
読んだ？見た？？？
テキストコミュニケーションの勘所として、チャンネル分けともう一つ重要なのが、”リアクション”です。
利用時のガイドラインとしたりマインドセットとして持っておくと会話がより活性化されます。
書いた人が常にリアクションを期待している訳ではないですが、書き込むという行動に対してリアクションがないとその行動(書くこと)を控えていく傾向にあります。
もしくはメンションをつけて強制的に返事をもらう方向になる。
→つまり最初から返事がほしかったのに届いていなかったと判断されている
これはお互いロスでしかないと思っていて、いいことはひとつもない・・
とは言っても自分の書き込みに対する反応を監視している暇もないし、常に見ている訳でもない。
ではどうするとよいか・・・
手段だけで解決できるわけではないけれど
書き手が考慮できることは少ないので、ここは読み手が意識していく必要のある部分です。 が、、読み手だっていつも書き込みを監視しているわけじゃないんだぞ！という両者都合のいいポイントがなかなか見つかりません。
読ませようとするあまり、毎回メンションされたらうざったい、関係ない話に呼び出されて嫌だ、など書き手の考慮が思った意図で受け取られないことも多いので、ここは読み手依存ですが以下3つの対策を挙げたいと思います。
・通知を切って集中している時間をつくり、反応できない時間があることをカレンダー等で表明しておく
・別モニタにSlackを表示して常に反応できる会話のための環境を整える
・チャンネルに対して必ず反応すべき場所、遅れてもいい場所を分けておく(グループ化などで整理したり)
この時間は反応されないなということをわかってもらうことで不要なやりとりを削減できます
通知を気にして仕事の支障になることもないです
チーム内はもちろん、チーム外との共有も有効です
事前にコンセンサスが取れるなら有効な手段となります
もし設備に余裕があればチャットのためのツールは別モニタでの表示がおすすめ。
会話が動いているか視野に入るので読み続けることも画面を切り替える必要もなく雰囲気がわかりますし、何かあれば画面を切り替えることなく即応もできます。
最後は、今注力しているスレッドをまとめておく方法です。
全ての未読を読んでいたら効率も悪いし時間がもったいないです。
今読むべきか、後でゆっくり見てもいいものか、、いや内容がわからないと判断できないように見えますが、チャンネルがうまく分かれていればこれも可能です。
あと欲を言えば・・
リアクションは早い方がいい。(書き手として)
最後に
まだまだリモートワーカーはリアルに比べて不利だったりアウェイを感じることが多いと思いますが、目的に合ったツールの選択と利用方法で全く問題ないレベルに引き上げていくことが可能です。
どんどん使い方をアップデートしてよりよりコミュニケーションと関係性の構築を目指していきましょう！
＊この記事は習慣支援サービスHabiteeを使った時間で書きました
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