Notionの採用受入れリニューアルしたら、更に楽になった話
こんにちは、歯科医療業界のDXに取り組んでいるWHITE CROSS株式会社 管理部の下川です。
今回でnote5回目！これまで「歯科業界」「WHITE CROSSのパーパス」について紹介してきました。今後は徐々に、会社の中のことを紹介していこうと計画中です。（まずは自分からスタートです。。）
私は、採用～入社時の受け入れ準備・オンボーディング研修・総務・組織作りなどを担当しています。一つずつ書いていくと大変な量になりますので、今回は受入れ準備～オンボーディングに絞って紹介します！
これまでのオンボーディングと課題
以前、管理部長の永畑が「Notionで、採用受け入れがめっちゃ楽になった話」を紹介しました。
昨夏に、私が異動してすぐに取り掛かった業務でした。
内定者への連絡内容や入社準備の案内、進捗度合いなど、とにかく管理が大変すぎる！Notion上にオンボーディングページを作ったときには、部長の永畑と一緒に感動しました。。
しかし、いざ運用を開始してみると
・入社前・入社後にTodoをそれぞれ案内していたため、二度手間
・入社後のTodoの抜け漏れ
・そもそも見づらい
といった改善点が。確かに前回はいかに管理しやすいかという、受け入れ側目線で進めてしまっていました。
そこで今回は「入社者視点」に立ったリニューアルを行いました！
リニューアル点
①クエスト化
整理すると、入社前から入社1ヶ月に100項目ほどあって多いため、内定者が少しでもサクッと＆楽しく入社準備が進められるような作りにしました！
②入社前、入社当日、入社1か月までと、クエストを分解
フェーズごとにクエストを分けてページを作成しました。
入社前から内定者に入社後のTodoを案内しておくことで、入社後も自走してクエストを進めてくれるようになっています。（これ本当に楽になりました…）
③進捗度の表示
内定者が対応する項目が非常に多いため、項目ごとに何％進んだかすぐに分かるように表示させました。（②の図右側参照）
④Q&Aの設置
これまでは設置質問が来たら都度回答していたのですが、健康診断や年末調整など内定者から質問される頻度の高いものは、データベースに蓄積して、Ｑ＆Ａとしてオンボーディングのページに表示させました。
リニューアル後の効果
内定者目線でブラッシュアップしましたが、進捗管理だけでなく質問の減少や入社後の案内工数や漏れも減るなど、結果、受け入れ側もとっても楽になりました！
内定者からは「クエスト風になっていて驚きました！」「やらなければいけないことが明確になっており、困ったらオンボクエストを見ればよく非常に助かりました！」といったポジティブな声をもらえましたし、スムーズに入社準備が進んでいます^^
一方、「社員全員の顔覚えるクエストはラスボス強すぎる笑」「日程と対応目安がずれている部分もあり、やや戸惑いました。」といった声も。
円滑にオンボーディングを進める仕組みだけでなく、会社の規模や現在の組織に合わせたクエスト内容を作っていくという改善も必要なことに改めて気づきました。
おわりに_絶賛採用中です！
いかがでしたか？
今後は他のメンバーの業務やインタビューなども実施して情報を発信していこうと思っています！
少しでもWHITE CROSSに興味を持っていただきましたら、カジュアル面談も大歓迎です！ご応募を、心よりお待ちしております。
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