そのミーティングは本当に必要？リモートワークだからこそ考えたい会議のタイミング

COVID-19の脅威によりリモートワークの世界に突入している昨今、この新しいやり方に不安に感じている人もいると思います。もしくは、ときどき自宅から仕事をしていた人でも、週次会議などでオフィスに出社する機会すらなくなってしまったことでやりづらさを感じているかもしれません。フレキシブルな働き方に慣れている場合でも、完全にチームと会わずに働く生活に不安を感じているでしょう。

もしあなたがこれらのいずれかに当てはまるなら、これから数日または数週間の間にどのように意思決定をすればよいか、チームと効率的に連携する方法を模索していると思います。言い換えれば、いつチームメイトに会うべきなのでしょうか？

「face-to-face（直接会って）」が「stay-in-place（自宅にいるまま）」に変わったことで、不安を抱くのも無理はありません。ソーシャルな付き合いから得られる人間らしい生活や健康上のメリットはさておき、ビジネス上で重大な決定をする際には、私たちは「集まる」ことが前提とされています。

しかし現在、チームメンバーの予定を抑える前に以下の3つの質問を自分に問いかけてみることを、今まで以上に心がけてみるといいでしょう。

1. 時間は十分にある？

既に忙しいチームのスケジュールに新たな予定を入れる前に、まずはこれを考えてみましょう。平均的なミドルマネジメント層は、勤務時間の35%を会議に費やしているというデータがあります。またリモートワーカーたちは、会議によって非リモートワーカーの1.8倍も生産性が落ちると考えています。あなたのチームが仕事を終わらせるための新しいやり方をすでに確立しているなら、増やせるポテンシャルのある生産性に会議が与えるダメージは、より大きくなる可能性があります。

もうひとつの考え方を紹介します。もしこのチームミーティングがなかった場合、チームメイトたちは何に時間を充てていたでしょうか？この質問への答えが、チームで集まらなくてもいい十分な理由と言えるでしょう。

2. 会議の準備はできている？

私たちは完全にひとりでは働けません。つまり、チームメイトの意見や視点を常に求めています。しかしこれが時に、本当に彼らの助けが必要になる前の段階で、全員を集めてしまうことにつながりかねません。

もしあなたがその会議の目的をクリアに説明できなければ、状況をよく考えられていなかったということです。もしこういったケースがあれば、いったん一歩下がり、戦略的に考える時間を取ってみましょう。プロジェクトに対して質の高いレビューを行うことで、チームメイトをプロセスに巻き込む前にあなたがしっかりと計画を立てていたことを証明できます。

3. 他にいい方法はない？

いつも会議が必要とも限りません。意思決定が常にリアルタイムでなされる必要はないし、場合によっては相手や決まりに合わせすぎないほうがいいこともあります。

また、時間をかけたほうがより満足のいく結果を得られることもあります。チームメイトに聞こうとしていたことについて、彼らがミーティングでどう答えるかを考えてみてください。そして、もし彼らに数時間もしくは1日考える時間があったら、彼らの反応がどう変わるかも考えてみましょう。

会議を行うことは、リアルタイムでの共同作業や意思決定をするための強力な手段です。だからこそ私たちは、新しい構想を始めるときやプロジェクトの鍵となるマイルストーンを示すために、頻繁に会議を行います。

これらの3つをよく問いかけてみると、「よし、今こそチームメンバーを集めるときだ！」と上手く判断できるでしょう。関係者全員にとっての生産的でやりがいのある会議を考えてみてください！

原文：When to actually have a meeting

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