恐妻から学ぶ_経営者の悩み②

社内環境がよくないため、改善策を相談される企業様も最近ございました。

社内環境にまつわる悩みは、ノウハウの継承がうまくいかないことや、業務効率が悪いことなどが挙げられます。

今回は社内環境を少しでも改善できる方法をわかりやすくお伝えします。

（１）業務効率を改善したい

どれだけ優秀な社員が揃っていたとしても、仕事が仕組み化されていなければ業務効率は上がりません。

そのため、ロスが多い業務となっている会社をよく見かけます。

業務効率のロスは、日々の業務が当たり前化することによって、浮き彫りになりにくいという問題点があります。

当たり前かした日常業務を疑問に感じ、効率化を図ろうとすることは簡単ではありません。

ここでは、経費がかからないものから順にお伝えします。

①マニュアル化を図る

まずはどんな些細な業務であっても、必ず次の人にどこかのタイミングで引継ぎをすることを念頭において誰でもわかるマニュアルを作成することです。

やっているわと言われることが多いですが、管理職の方に確認したところ、案外できていないことが多いです。

電気やエアコンの付ける消す作業から一から十までマニュアル化を図ることにより、現状業務効率化がきちんと図っているかの指標にもなります。

こうしたほうがさらに業務効率化が図るためのヒントにもつながります。

一方、そのノウハウが体系化されず、自分一人のものとしてシェアされないということもありがちです。社員一人ひとりのノウハウを体系化するために、リアルタイムに更新可能なマニュアル作成をおすすめします。

②Excelやスプレッドシートを活用する

最近多くの企業で用いられていますが、意外と使いこなせていない社員が多い感じがします。

プロフェッショナルになれとは一切言いませんが、次の関数が使えることにより業務効率化は十分進むことができます。

・四則計算
・SUM関数、SUMIF関数、SUMIFS関数
・IF関数
・XLOOKUP関数
・LEFT関数、RIGHT関数、MID関数

下２つの関数は知っているがきちんと使いこなせていない方が多い感じがしますので、使いこなせると差別化が図ることができます。

（２）最後に

わかっていてもなかなか日々の業務が多忙になればなるほど、おろそかになってしまうマニュアル化とエクセル・スプレッドシートの勉強。

1日5分でもいいですので、継続して行動に移すところからはじめてみれば、気が付いたときには大きくかわっていますので行動にうつしてみてはいかがでしょうか。