【生成AI×業務効率化】仕事の生産性を高めたいならこれを使え！自動化の鬼になれるAIツールを紹介
あなたの会社では、生成AIで業務効率化を行っていますか？
まだ活用していないという方は、少し危機感を持った方がよいかもしれません。
総務省が公表している「令和元年版情報通信白書」によると、国内企業の39%は、すでにAIを業務に導入しているとのこと。実際、システム開発のサポートを行っている弊社のもとにも、多くの企業様からご相談をいただいております。
しかし、生成AIをどのような業務に活用できるのかわからないという方も多いのではないでしょうか。
そこでこの記事では、生成AIを活用できる業務や活用方法を解説します。
最後まで読んだ方は、生成AIを実際に導入することで業務の生産性や売上を向上させることができます！
ぜひ、最後までご覧ください。
業務別生成AIを使った業務自動化・効率化の方法
生成AIで業務を自動化・効率化する方法を業務別にご紹介します。
ミーティング・打ち合わせ
ミーティングや打ち合わせの議事録を作る際は、生成AIを活用すると効率的に作成できます。具体的には、「RIMO Voice」という生成AIツールが便利です。
このツールは、録音した音声ファイルをアップロードするだけで自動で文字起こしをしてくれます。もう手作業で議事録を作る必要はありません！
電話対応
電話対応も生成AIツールを利用することで、ある程度の自動化を実現できます。
AIが相手の声を認識してテキスト化。あらかじめ用意したシナリオを当てはめることで、まるで人間が話しているかのように自然な受け答えが可能です。
「AI Messenger Voicebot」や「COTOHA Voice DX Premium」などが該当します。
Eメールのやり取り
「メールを作成したいけど文面が思いつかない！」
そんな時に便利なのがAIを搭載したEメールの自動生成ツールです。AIが自動で魅力的な文章を考えてくれるので、マーケティングやキャンペーン用のメールを配信するのに重宝します。
「HubSpot」を使えば、メールを自動作成できるだけでなく、連絡先情報の管理や分析も行えますよ。
データの収集・整理
データの収集・整理も生成AIを活用すれば効率化できます。
生成AI検索エンジンの「You.com」は、欲しい情報を検索できるだけでなく、同ツール上のアプリを使って要約の作成、タスクの完了ができます。
市場調査・競合分析
市場調査や競合分析も生成AIを活用すれば、リードタイムを大幅に短縮できます。
市場調査プラットフォームの「Qualtrics」を利用すれば、回帰分析やセグメンテーションなど、多様な統計テストを活用可能。市場の動向をモニタリングして把握できるほか、商品開発や価格設定を効率的に行えます。
専門スキルの使用
プログラマーでなければできないアプリ開発やチャットボットの導入なども、生成AIを活用すれば誰でも簡単にできてしまいます。ツールに自然言語で指示するだけで、自動でコードを作成してくれたりサイトの構築をしてくれたりと、専門スキルが必要な業務の強力なパートナーとなります。
自動コード作成ツールを探している方は、OpenAIが提供している「OpenAI Codex」を試してみてください！
営業活動
人とのコミュニケーションを重要視する営業は、一見AIの活用が難しいと思われがちです。しかし、
顧客データの分析
ターゲティング
お礼メール
打ち合わせの相談メール
といった定型文の作成などは生成AIツールで効率化できます。
Zohoが提供している「Zia」を使えば、見込み客の興味関心度を測ったり、顧客一人ひとりの最も適した連絡時間帯を計測したりして、営業の質も高められますよ。
新入社員の教育・指導
新入社員の教育・指導を行う際は、マニュアル作成ツールの活用がおすすめです。個人の偏った考えによる教育・指導から脱却し、合理的な教育体制を整えることができます。
マニュアル作成ツールである「トースターチーム」を使えば、誰でも簡単3ステップで、動画を駆使したわかりやすいマニュアルを作成できます。
社員の評価やフィードバックの提供
社員の評価やフィードバックも生成AIを活用すれば、迅速かつ公平に行えます。
評価シートの配布や記入、回収や催促といった一連の業務を1つのツールで完結させつつ、AIによる公平な評価で未発掘人材を見出せるかもしれません。人事評価ツールをお探しの方は、「カオナビ」の活用がおすすめです。
スケジュール管理
スケジュール管理を手動で行っていると、つい予定がダブルブッキングしてしまうことも。このような事態を防ぐためにおすすめなのが、生成AIスケジュール管理ツールです。
「スケコン」を使えば、スケジュール管理の時間や労力が減り、余ったリソースをコア業務に費やせます。もう空き時間の確認や複数人との予定調整も苦労しません！
新しいスキルや知識の習得
新しいスキルや知識の習得にも生成AIが活かせます。
「ChatGPT」を使って自然言語で質問すれば、知りたい情報をすぐに教えてくれますよ！質問を繰り返すことでより深い回答が得られるので、ぜひ試してみてください。
なお、生成AIによる業務自動化について詳しく知りたい方は、下記の記事を合わせてご確認ください。
業務自動化・効率化の方法・ステップ
上記の内容だけでは、業務自動化や効率化をカバーしきれない場合があります。したがって、以下の方法・ステップを意識しながら必要な業務にAIを活用してください。
業務フローの把握
まず、現状の業務フローを把握します。
業務フローを把握することで、ムリ、ムラ、ムダがどこに存在するかが明確になるからです。具体的には、業務フローをビジュアル化するツールを使って、各ステップとその時間を明記することをおすすめします。
おすすめツールは「draw.io」や、「Lucidchart」です。
その一方で、生成AIツールの導入自体が目的にならないように注意しましょう。肝心の業務改善が疎かになり、結果的に投資したコストを無駄にしてしまうことにもなりかねません。
業務の優先順位付け
次に、業務の優先順位を明確にします。優先順位を明確にすれば、効率的に業務を遂行できます。
効率的な順番とは、以下の順です。
1.緊急かつ重要な業務
重要だが緊急でない業務
緊急だが重要でない業務
つまり、優先するのは重要性の高い業務です。
もしも、優先順位が付けられずに悩んだ場合は、生成AIを使って成果が早く出る業務を先に済ませることをおすすめします。
不必要な業務の把握
次に、不必要な業務は減らしましょう。
たとえば、毎週の報告書作成があまりにも詳細すぎる場合、その作成にかける時間を減らせば、他の重要な業務に時間を割けます。
不必要な業務を見つけたら、まずは減らせないか検討しましょう。どうしても減らせない場合は「生成AIを使ってどのように改善または簡略化できるか？」ということを考えて、実行に移しましょう。
業務の仕組みを改善
次に、業務の仕組み自体を改善します。
根本的な効率化のカギは、「仕組みの改善」です。たとえば業務フローにおいて、複数の部署で同じデータ入力をしている場面では、一元管理するシステムを導入すると重複作業を省けます。
また、考えることに時間を取られている場合は、生成AIに提案してもらうのもおすすめです。もし、仕組み改善がうまく進まない場合は、一度専門家にアドバイスを求めることも検討しましょう。
生成AIツールの導入
最後に、適切な生成AIツールを導入しましょう。業務効率の大幅な改善が期待できます。
たとえばプロジェクト管理ツールを導入すれば、タスクの進捗状況が一目でわかり、チーム内のコミュニケーションもスムーズになります。
また、会議中に出た意見を分類分けしてくれる「miro」などの生成AIツールを導入するのもおすすめです。多くの業務効率化ツールがあるので、あなたの会社に合ったものを選び、試用版でその効果を確かめてみましょう。
生成AIツールで自動化の鬼になろう
生成AIを活用すれば、業務のあらゆる場面で起こる意思決定を高速化させ、業務全体の効率が向上します。一見生成AIの活用が難しいと思われがちな、営業やコミュニケーションの場でも十分活用可能です。
生成AIを活用して業務を効率化・自動化させましょう。