5ステップで簡単！パーティ準備
こんにちは、カエデです🍁
皆さんの中でも誕生日パーティを企画したり、クリスマスパーティの飾りつけしたことがある方は多いのではないでしょうか。
パーティの準備をする時、「あれ予約しなきゃ」や「ここで〇〇を買わなきゃ」というチェックリストを無意識で頭の中で作成できる人は素晴らしい👏
ですが、やることチェックリストに抜け漏れがないか心配になったり、何が必要なのか調べる時間を取れず焦ることもありますよね。
今回はウェディングやホームパーティなど、どんなお祝い事をするときにも使えるパーティ準備の仕方を5ステップでお伝えします。
今回の記事がオススメな人🤩
これからお祝い予定の方
お友達やご家族のパーティ準備で手伝いたいと思ってる方
1. Decision - TPOの決定
まずは「日時、場所、目的」、いわゆるTPOを決めます。
【日時】
パーティを開く日程だけではなく、「いついつまでに何をする」という準備期間のタイムライン(※タイムラインが入ったチェックリストはこの記事の最後！)も併せて作りましょう。
【場所】
ゲストがパーティに参加しやすいエリアを絞ってから、会場を決めましょう。ゲストが少ない場合やカジュアルなパーティの場合はお家でも全く問題ないです。清掃が必要になるデメリットと会場代が浮くメリットなどを吟味して会場選びをしましょう。
【目的】
お祝い事は何なのか、ゲストを集める理由は何なのかを固めましょう。同時にパーティのテーマも決められると業者やデコレーションを決める時に、スムーズになります。テーマからイメージするイラスト、写真などを集めてイメージボードを作成すると、この後の準備中にアイディアが沸き出てきて役に立ちます。
もちろんお祝い事がない中でパーティを開くのことも全く問題ありません！そんな時は「元気エナジーチャージパーティ」「息抜き会」などのテーマにすると良いですね。
お祝い事やゲストを集める理由に大きい小さいはないので、パーティを開いて主催者もゲストも非日常の集いを楽しみましょう。
2. Hiring - スペシャリスト手配
「スペシャリスト＝業者さん」と一口に言っても沢山あります。例えば下記のようにパーティで手配できるスペシャリストは沢山いらっしゃいます。
この中のすべての役割を網羅しなければいけないわけではありませんので、ご安心を！
ご自身やゲストから補える役割は業者さんを介さないことで節約できます。ただ、スペシャリストに手配を依頼する場合は、ご自身でお買い物するより手間が省けて、更にお買い得に物をゲットできることもあります。また、パーティの準備から当日も慌ただしくなり、心身ともに負担がかかりますので、そのバランスを考えたうえで、手配の有無を決めるのが良いでしょう。
例えばゲストと直接関わるフォトグラファーやケーキ、ケータリングなどは、友人やゲストがお手伝いしてくれることも良くあります。お手伝いをお願いすることで節約はできますが、イメージしていたクオリティと違った・パーティ後の関係が気まずくなったというケースもありますのでお気を付けください。
業者さんにお願いする場合には、打合せでの感触や口コミから、サービス内容だけではなくどのような人柄なのかを、ご自身で感じることがとても重要です。
3. Invitation - ゲスト招待
1でTPOを決めたらゲストに声掛けを始めましょう。パーティの日時や会場のみならず、どうしてゲストに参加してほしいのか伝えるとパーティがより楽しみになります。
結婚式や大人数のパーティだと食事や席を確保するために、RSVP（ゲストからの出欠確認）が必要となります。ウェブや紙媒体での招待状も種類があるので、ゲストの負担が少ない方法を選び、出欠の回答を集めましょう。
4. Checking - 当日の進行確認
スペシャリストや会場が決まったら、当日の進行を考えます。15分単位（15分、30分…）で枠組みを決め、進行の順番を明確に、だけど無理のない計画になるようにスケジュールを組みます。
全体の流れ大枠が決まったらスペシャリストたちにも進行表を共有し、彼ら彼女らの都合も取り入れながら、ブラッシュアップします。常に最新版を関係者全員へ共有することを、忘れないように気を付けましょう。
ゲストにはすべての進行を伝える必要はありませんが、集合・解散時刻以外にも集合写真や目玉企画などがある場合は予定時刻を伝えておくと、途中参加・退室のゲストにとって時間調整の手助けになるだけではなく、お子さんがいるゲストのお世話のタイミングの参考になるでしょう。
5. Shopping - お買い物をする
「2. スペシャリスト手配」と重なる部分もありますが、スペシャリストを雇わずにDIYする部分を買い物で補うイメージです。例えば「ケータリング（前菜・メイン・デザート）・ドリンク（アルコール・ノンアルコール）」、「装飾（入口・ゲストテーブル・部屋の壁や窓など）」、「ドレスコード（ハワイアンシャツ・ワンピース・靴）」などがあります。
日用品の買い物と同じく、衝動買いする人・事前に買い物リストを準備する人とタイプがありますが、買い物リストを作った方がもちろん倹約・堅実に準備が進められます。具体的に買うものがわからずリストが作れないという方も、「この目的にはいくらまで使える」とお財布を細分化をするのも策です。
☆プレゼント☆パーティ準備用タイムライン兼チェックリスト
「パーティ準備ってこんなに忙しくてストレスフルなの？！」って思う人が多いかもしれません。ただ純粋に素敵なパーティを開きたいだけだったのに、当日を迎えるのも心配だよ、って思う気持ちよくわかります。
でもパーティ準備も計画期間にメリハリをつけて、このチェックリストを使えばやる事を視える化できてストレス軽減です👌
どんなパーティでもスムーズに準備できて、当日もプレッシャーなくに楽しめるのが理想です。でも時間や予算などストレスポイントがいくつも、繰り返しもあるのが現実…
どんなに前から準備をしていても、どんなにお金持ちでも人はより良いものを手に入れたくなります。悪い意味でも良い意味でもタイムリミットがあるのが準備期間なので、パーティが終わったらやり切った満足感は必ず出てきます。もし「ああ、こうしておけば良かったな」ということあったとしても、時間は巻き戻せないので、ポジティブに考えて今後のお祝い事に生かしましょう。それが同じ目的のパーティでなくとも、間違えなく将来生かせる知識です。マイナスに考える必要はなく、パーティを企画して当日を迎えられた自分を沢山褒めてください！！
パーティ主催は誰でも気軽にできますが、あなただけが作れるパーティがあります。パーティで喜ばせたいゲストを想像して、沢山のアイディア・イメージを膨らませましょう。パーティが成功した様子を思い描くことで、準備中の浮き沈みも乗り越えられるはず！
では次回の記事でお会いしましょう👋
See you soon！