【短く伝える文章術】文章は短いほど伝わりやすい事実

学生時代のレポートや感想文、テストなどはなるべく文章を多く書いたほうがいいという風潮がありますよね。

もちろん字数制限があって埋めないといけない場合もあります。

そのため、必死になって補足説明をつけたり、字数を稼ぐような言い回し・枕詞なんかを使ったりもします。

僕も学生の頃は、薄っぺらい内容の文章をいかに誤魔化すか、文字数を多くすることに必死になっていました。

しかし、ビジネスの世界ではその常識はまるで違います。

情報量が同じであるなら、短い文章のほうが伝わりやすいし、受け手としても情報をキャッチしやすいです。

現代は文章媒体でのコミュニケーションが増えてきているので、短くわかりやすく伝えることはビジネスマンにとって必要不可欠なスキルです。

なので、ビジネスに役立つ「言葉を減らして短く伝える文章術」を紹介します。

これからは短い文章でスマートに伝えられるようになりましょう。

短く伝える文章術①「形式名詞を減らす」

「〜という」「〜こと」などの形式名詞を減らすように心がけてください。

【例文】
文章から無駄な言葉を削ることで、相手に内容を深く理解してもらえるという可能性が高まります。

【改善】
文章から無駄な言葉を省けば、相手に内容を深く理解してもらえる可能性が高まります。

「削ることで」→「省けば」
「深く理解してもらえるという可能性」→「深く理解してもらえる可能性」

これだけで文章がスッキリしますよね。

僕も「〜という」をよく使ってしまっていたので、文章を書くときは注意しています。

「〜することができます」→「〜できます」
「〜することが可能です」→「〜が可能です」

また、よく使ってしまいがちなこれらの言葉も、短く言い換えるようにしましょう。

短く伝える文章術②「周知の事実を省略する」

前置きで使うことの多い「周知の事実」は、誰もがわかっている当たり前のことなので、省いてしまっても問題ありません。

【例文】
・現代の時代の流れにおいては・・・
・国際関係の悪化により、日本経済においては・・・

このような周知の事実を省略すれば、それだけで文章が大幅に短くなります。

極力減らすようにしましょう。

短く伝える文章術③「重複表現を使わない」

「馬から落馬する」「頭痛が痛い」のような意味が重複する表現はなくしてください。

【例文】
・会社の社員
・各項目ごと
・進捗が捗る

意外と知らず知らずのうちに重複表現を使ってしまっている人は多くいるので、注意するようにしましょう。

短く伝える文章術④「過剰な敬語を使わない」

よく「〜させていただきます」と書かれた文章を見かけませんか？

この過剰な敬語表現も必要ありません。

「〜させていただきます」→「〜します」

「〜します」と簡単な表現でOKなんです。

逆に「〜させていただきます」だと、肝心の中身が伝わりにくくなってしまいます。

簡単に言い換えるようにしましょう。

短く伝える文章術⑤「雰囲気で使用する言葉を使わない」

雰囲気で言葉を使ってしまってはいませんか？

雰囲気で使用する言葉も情報を持たなければ不要です。

【例文】
・その案件については来週報告します

【改善】
・その案件は来週報告します

「〜について」はなんとなくテンポが良く、雰囲気で使ってしまいがちですが、省いても十分意味は通じます。

意味が通じるのであれば、積極的に省いて文章を短くしてしまいましょう。

文章を短くする意識をする

文章を書くのが苦手な人ほど、複雑に表現したり、簡単なことをわざわざ難しく言い換えたりしてしまいます。

しかし、文章は短いほど伝わりやすいのです。

受け手にとっても、文章が短いほうが情報をそのままキャッチできるのでありがたいです。

それによって、情報の乖離なども起きにくくなりますしね。

「文章は短いほど伝わりやすい」

これを肝に命じておいてください。

そしてこれから文章を書く際は、短くする意識を持って文章をまとめあげましょう。